Après le webinaire que nous avons réalisé chez easyap sur la Loi Crea y Crece et la facturation électronique, des questions très intéressantes ont surgi quant à l’état actuel de la norme. Pendant la discussion, les participants ont soulevé de nombreuses questions auxquelles nous avons essayé de répondre en direct. Ci-après, nous résolvons en détail tous ces doutes qui ont été abordées au cours de la discussion.
Dans quelle mesure est-il obligatoire d’envoyer une facture à l’Agence Fiscale ?
Le pourcentage d’obligation d’envoyer une facture à l’Agence Fiscale est de 100 %. Vous devez le faire au moment même où vous émettez la facture, à condition qu’elle soit entre entreprises espagnoles.
Est-ce obligatoire pour tous types de factures (rectificatives, avoirs et autres) ?
Oui. La loi Crea y Crece ne fait aucune différence entre les factures rectificatives, simplifiées… Chaque fois que vous émettez une facture, vous devez l’envoyer à l’Agence Fiscale.
S’il y a des informations plus complexes, faut-il envoyer deux factures à deux destinataires différents (clients et Agence Fiscale) ?
Non. Il s’agit en réalité de deux factures, mais c’est la même avec une numérotation identique, bien qu’avec un contenu différent.
Le contenu de la facture que vous envoyez à l’Agence Fiscale est le contenu de base de la facture. C’est-à-dire que l’Agence Fiscale exigera les données obligatoires pour la facturation. Ils ne vous demanderont pas de lignes de détail.
Selon la norme, l’entreprise émettrice de la facture ou l’intermédiaire ou la plateforme doit avoir la capacité d’adapter la facture avant d’être signée avec les informations convenues avec le client. C’est pourquoi, deux faits générateurs de facture peuvent se produire:
- 1. Vous émettez la facture pour le client, adaptée selon ce qui a été convenu avec lui et qui, en même temps, inclut les données obligatoires exigées par l’Agence. Dans ce cas, cette facture unique est valable aussi bien pour le client que pour l’Agence Fiscale.
- Vous émettez une facture avec des informations supplémentaires parce que le client le souhaite et le spécifie (par exemple, un numéro de flotte ou un numéro de vol). Étant donné que l’Agence fiscale n’a pas besoin de ces informations, elle ne les acceptera pas. Par conséquent, il faudra établir une deuxième facture avec les informations minimales et obligatoires requises par l’Agence fiscale.
Qu’en est-il des factures PDF ou papier ? Est-il possible d’envoyer la facture simple à l’Agence fiscale et d’envoyer un PDF ou une version papier au client ?
Selon la norme, oui, mais cela présente un inconvénient.Lors de l’émission de la facture électronique à l’Agence fiscale, vous devrez la traiter manuellement. Dans ce cas, vous courez le risque de créer une différence entre la facture papier et la facture électronique qui ferait sonner toutes les alarmes.
Par exemple, si vous émettez une facture à l’Agence fiscale d’un montant de 10 000 euros et que, manuellement, vous vous trompez et déduisez 100 000 euros, ce serait très dangereux. L’Agence fiscale aurait un contenu fiable et nous en aurions un erroné à cause d’un traitement humain.
En définitive, les factures papier ou PDF sont bien un canal possibleselon la norme, mais peu recommandable en raison des différences qu’elles peuvent engendrer.
Quelle est la relation entre la loi Crea y Crece et la Fourniture Immédiate d’Informations (SII) ? Se remplacent-ils mutuellement ?
Ils iront en parallèle, selon l’Agence fiscale. La loi Crea y Crece est un projet soutenu par le Ministère de l’Économie qui, n’ayant pas la capacité technique d’entreprendre un projet de ce type, a sollicité l’aide de l’Agence fiscale, laquelle a fixé ses conditions.
À cet égard, l’Agence fiscale indique que la facture électronique ne fournit pas actuellement toutes les informations offertes par la Fourniture Immédiate d’Informations (SII). Avec la comptabilité, cela ne couvrirait que la partie des factures émises pour les contribuables espagnols, mais pas pour les étrangers. Ainsi, la loi Crea y Crece n’est qu’un sous-ensemble des informations déclarées dans le SII et c’est pourquoi, elle n’a pas pour but de le modifier ni de le supprimer.
Le Trésor public aura les factures dans le SII, mais aussi sur le siège électronique. Ils disposeront ainsi d’une source de vérification des informations. C’est ici qu’il devient d’une importance capitale de travailler avec un prestataire de services capable d’envoyer simultanément des factures aux clients, au Trésor public et au système d’information de l’Agence fiscale. Si des processus sont déconnectés et génèrent des différences, vous donnerez des arguments pour des inspections ou des analyses.
Le processus du SII est-il similaire ou comparable à celui de TicketBAI ?
Non, cela n’a rien à voir. TicketBAI n’est pas un processus d’envoi de factures aux agences fiscales régionales. C’est un processus par lequel vous envoyez les données aux agences fiscales régionales, et celles-ci apposent un sceau d’authenticité pour que le destinataire sache qu’elle est authentique.
Avec ce système, les agences fiscales régionales ont aussi les factures, mais l’objectif principal est qu’elles aient un sceau d’authenticité et qu’elles soient reconnues comme des factures valides. C’est comme avoir un tiers qui certifie qu’elle est authentique et qu’elle a rempli toutes les obligations fiscales. Cependant, un fournisseur ne pourra pas se connecter aux agences fiscales régionales pour télécharger les factures.
On ne sait pas encore combien de temps elles seront conservées. On pense que ce ne seront pas les 4 ans prévus, mais qu’elles seront conservées pendant une période raisonnable.
En tout état de cause, l’Agence fiscale n’a pas mis en place de protocole d’authenticité ou d’accusé de réception pour cette facture. Elle exige simplement une copie des factures (sans QR ou code d’identification, comme c’est le cas avec TicketBAI). Par conséquent, c’est différent.
Facturae est-il la même chose que Verifactu ?
Non. Verifactuest un autre projet de l’Agence Fiscale et du Ministère de l’Économie, qui existe depuis 10 ans et qui ressemble davantage à TicketBAI. Il est destiné aux entreprises dont le chiffre d’affaires est inférieur à 6 millions, et chacune, lors de l’émission de factures, demandera à l’Agence Fiscale un code QR qui en vérifiera l’authenticité.
Verifactu est toujours à l’état de brouillon, mais le processus sera le suivant. Pour les grandes entreprises, la réglementation ne prévoit pas de fournir de code QR ni d’accusé de réception de la facture présentée.
Les factures destinées à des non-nationaux et à des intracommunautaires doivent-elles également être déclarées à l’Agence Fiscale ?
Selon la réglementation, non. Seulement si les deux entreprises sont situées en Espagne.C’est pourquoi il est logique qu’une entreprise comme easyap, en tant que fournisseur de services, arbitre et envoie les factures à chacun des agents.
Il existe déjà une réglementation européenne de facturation électronique pour les administrations publiques, mais dans deux ans, nous aurons la réglementation européenne de facturation électronique entre entreprises. Nous avons le réseau PEPPOL et à l’avenir, l’envoi de factures entre entreprises européennes devra suivre ces mêmes canaux et standards continentaux.
Les fournisseurs de services de facturation électronique devront satisfaire à des exigences très coûteuses. Entre autres, pour savoir à qui envoyer les factures, dans quel format et comment informer des états, également aux fournisseurs tiers. Autrement dit, l’architecture devient plus complexe, elle est simplifiée (étant un traitement électronique) et le processus d’émission et de réception des factures est compliqué.C’est pourquoi il est conseillé de s’appuyer sur une entreprise comme easyap.
Y a-t-il une communication de retour à l’Agence Fiscale ? Par exemple, un client reçoit une facture, mais la rejette ; doit-il le notifier ?
Il n’est pas nécessaire d’informer l’Agence Fiscale que la facture a été rejetée, mais il faut l’informer des états.Cependant, les modalités restent à définir. Une facture doit informer de son statut, donc, même s’il n’est pas nécessaire de communiquer le rejet en tant que tel, il faut informer des conséquences de ce rejet (un changement dans l’avoir, dans le montant, une facture rectificative…).
Quels délais et quels statuts de facture doivent être signalés ?
Les statuts des factures que nous devons signaler selon FACe sont :
– Acceptation ou rejet de la facture.
– Le paiement effectif complet.
– L’acceptation ou rejet partiel.
– Le paiement partiel de la facture avec montant et date.
– La cession de la facture à un tiers pour son encaissement ou son paiement.
Concernant les délais :
– Le Décret Royal entrera en vigueur 12 mois après sa publication au BOE.
– Les entreprises qui facturent plus de 8 millions par an devront être prêtes dans les 12 mois suivant la publication du Décret Royal au BOE.
– Les entreprises qui facturent moins de 8 millions devront être prêtes dans les 24 mois suivant la publication du Décret Royal au BOE.
– Pendant les 12 premiers mois suivant l’entrée en vigueur du Décret Royal, les entreprises obligées d’émettre des factures électroniques devront accompagner ces factures d’un document au format PDF.
On ne sait pas encore quand le Décret Royal sera publié au BOE, mais tout indique que ce sera en 2023.
Malgré cela, vous devriez optimiser le processus en interne afin que, lorsque le délai arrivera, vous puissiez envoyer les factures dans le format que vous préférez (format UBL, Facturae…). C’est un processus continu et complémentaire à celui de la facturation papier, mais lorsque le processus commencera, vous pourrez tout faire simultanément.
Si mon entreprise est obligée d’émettre des factures électroniques, dois-je également les recevoir au format électronique ?
Celles de vos fournisseurs qui facturent plus de 8 millions d’euros, oui. Celles des autres fournisseurs qui facturent moins de 8 millions, non, jusqu’à ce que les 24 moisab der Veröffentlichung des Königlichen Dekrets im BOE. Wir werden uns in einem gemischten Szenario befinden, in dem elektronische Rechnungen von der Steuerbehörde und von Anbietern, die sie als PDF ausstellen, akzeptiert werden.
Sie können verhandeln, Rechnungen ausschließlich elektronisch zu erhalten. Ideal wäre es jedoch, die Möglichkeit anzubieten, Rechnungen in weiteren Formaten auszustellen, da nicht alle Unternehmen auf die Online-Rechnungsstellung vorbereitet sein werden. Die Umstellung beim Empfang wird nicht von heute auf morgen erfolgen, sondern wird schrittweise erfolgen. Das Wichtigste ist, den Prozess und die Aufgaben automatisiert zu haben.
Was passiert, wenn vereinfachte Rechnungen an natürliche Personen ausgestellt werden?
Als Rechnungssteller müssen diese an die Steuerbehörde gesendet werden. Den natürlichen Personen, die außerhalb des Prozesses stehen, geben Sie einen Beleg oder senden ihnen die Rechnung per E-Mail zu.
Woher weiß man, welches Format ein Empfänger verwendet?
Einerseits wird im Vertrag, der zu Beginn unterzeichnet wird, der Empfänger in der Regel festlegen, wie und in welchem Format er die Rechnungen erhalten möchte.
Andererseits müssen sowohl das Format als auch die Adresse bekannt sein. Das Gesetz sieht vor, dass Rechnungsdienstleister wie easyap die Adressen in einem für alle lesbaren Format vorhalten. Jede Plattform muss ihre Postfächer definieren. In unserem Fall werden wir so viele haben, wie unsere Kunden wünschen, und es wird kein zentralisiertes Verzeichnis geben. Letztendlich wird es der Aussteller selbst entscheiden und wissen.
Müssen Rechnungen, die von Lieferanten erhalten werden, 4 Jahre lang verfügbar sein?
Ja.Alle ausgestellten und empfangenen Rechnungen sowie deren Finanzberichte müssen 4 Jahre lang für Kunden und Lieferanten verfügbar sein. Es kann jedoch Neuerungen im Gesetz ‘Crea y Crece’ geben die diese Frist ändern.
Wie lange ist die Frist für das Versenden von Rechnungen an die Steuerbehörde?
Sofort mit der Rechnungsstellung.Sobald die Rechnung an den Kunden ausgestellt wird, wird dies der Steuerbehörde mitgeteilt. Dies funktioniert nicht wie das SII, und Sie müssen die Meldung elektronisch zum Zeitpunkt der Ausstellung an den Kunden übermitteln.
Pour ce faire, le système doit-il être connecté à l’ERP pour une communication immédiate ?
Lors de l’émission et de la signature d’une facture électronique,la date valide est celle de la signature.
Si vous avez encore des questions, n’hésitez pas à nous écrire. Le processus de digitalisation pour votre entreprise est à portée de main !
