Avancement, développement, innovation, avant-garde, futur... Autant d'adjectifs que l'on peut associer à ce processus très intéressant que l'on appelle la transformation numérique. Un processus qui a un impact sur tous les domaines de la société. Mais la numérisation pose aussi des défis au quotidien. À sa lumière naissent des outils et des concepts techniques qu'il nous faut du temps pour assimiler et maîtriser. L'un d'entre eux est celui dont nous parlons dans cet article : Qu'est-ce que l'UBL ? Pourquoi gagne-t-elle autant d'importance ces derniers temps ? Et, en ce qui concerne easyap, quelle est sa relation et son importance dans la facturation électronique ? importance dans la facturation électronique ? Nous clarifions ces questions en répondant aux questions les plus fréquemment posées.
Qu'est-ce que l'UBL ?
Comme c'est généralement le cas lorsqu'on parle de technologie, les anglicismes sont à la fois globaux et fréquents. Parallèlement, il est également très courant de rencontrer des acronymes. Et lorsqu'il s'agit de définir ce qu'est l'UBL nous rencontrons les deux. L'UBL est donc l'acronyme de acronyme pour universel Business d'affaires.
Cependant, nous sommes plus intéressés par la définition de ce qu'est l'UBL au niveau technique. ce qu'est l'UBL sur le plan technique. En ce sens, nous parlons d'une norme standard qui a été créé et développé pour l'échange de documents électroniques. Plus précisément, l'UBL est utilisée pour les factures, les bons de livraison, les commandes, etc., au format électronique et entre différents systèmes et organisations.
Il est conçu pour les industries numériques, c'est-à-dire pour tous ceux qui veulent avoir un avenir et survivre. Son utilisation est de plus en plus courante et, dans de nombreux cas, obligatoire. Surtout lorsqu'il s'agit de B2G (d'entreprise aux gouvernements), car un grand nombre de pays n'autorisent la facturation électronique que pour toute transaction avec l'administration publique.
Revenons aux aspects plus techniques de l'UBL. techniques de l'UBL, le format UBL est basé sur le langage de balisage extensible (extensible markup language). langage de balisage extensible. Ce nouvel anglicisme est ce qui est plus communément appelé XML. Il permet d'automatiser et de simplifier les processus d'entreprise. C'est pourquoi l'UBL a été mis en œuvre dans plusieurs pays et est actuellement considéré comme la norme internationale en matière de facturation électronique. norme internationale pour la facturation électronique.
Quand est-il né et à quoi servait-il ?
Pour comprendre ce qu'est l'UBL aujourd'hui, il faut savoir comment elle a été créée, dans quel contexte et par qui. Elle est née fin 2002 à la fin de l'année 2002bien que sa première version ait été lancée en 2003. Depuis, comme tout système, protocole, norme ou outil numérique, UBL a été mise à jour et optimisée en fonction des besoins du marché et des entreprises. en fonction des besoins du marché et des entreprises. Aujourd'hui, sa dernière version est la 2.3. La dernière version de l'UBL est la 2.3.
Quant à savoir qui l'a créé et dans quel but, le langage UBL a été développé par l'organisation bien connue OASIS (Organisation for the Advancement of Structured Information Standards (Organisation pour l'avancement des normes d'information structurée)). Plus précisément, il est le résultat d'un d'un effort de collaboration entre plusieurs organisations. Le projet était dirigé par OASIS et l'objectif qu'il s'était fixé était de normaliser l'échange sécurisé de documents commerciaux numériques dans le monde des affaires.
Qui dirige l'UBL aujourd'hui ?
Comme nous l'avons déjà mentionné, l'UBL a été développée par OASIS. Cette organisation, créée en 1993 avec des membres du monde entier, est un consortium mondial à but non lucratif. Son équipe comprend des entreprises, des gouvernements et d'autres associations à but non lucratif, avec lesquels elle travaille à la création et à la promotion de normes ouvertes pour les technologies de l'information. avec lesquels elle travaille à la création et à la promotion de standards ouverts pour les technologies de l'information.
À l'heure actuelle, OASIS continue de gérer et d'assurer toute la maintenance de l'UBL. OASIS continue de gérer et d'assurer la maintenance de l'UBL. Cependant, le succès du format UBL dans le domaine de la facturation électronique a conduit de nombreux gouvernements à le rendre obligatoire et à participer aux processus de développement de la norme.
Comment fonctionne le langage universel des affaires ?
Si nous entrons dans l'aspect plus technique de l'UBL, nous avons déjà avancé le fait qu'il s'agit d'un langage XML. qu'il s'agit d'un langage XML. En d'autres termes, un langage de balisage. Pour ceux qui n'ont pas une connaissance approfondie de la technologie, un langage de balisage permet de structurer et de décrire certaines informations et données afin qu'elles puissent être reconnues par les logiciels. L'UBL est également utilisé pour créer des documents dans des formats qui peuvent être lus par des ordinateurs et d'autres appareils.
L'utilisation de l'UBL est en fait si simple qu'elle ne comporte que deux étapes :
- Vous créez un document UBL en utilisant le format XML. Vous y enregistrez les informations commerciales d'une transaction. C'est-à-dire les informations obligatoires et les données qu'une facture doit contenir.
- Une fois le document créé vous pouvez l'envoyer à d'autres logiciels via un réseau privé en utilisant des protocoles sécurisés. En outre, compte tenu des progrès des logiciels et des systèmes actuels, le destinataire peut traiter automatiquement le document, le stocker et le gérer de manière pratique.
Les documents Les documents UBL sont facilement lisibles et traitables, mais pour cela il faut disposer d'un logiciel qui accepte et utilise ce type de format.Mais pour cela, il faut disposer d'un logiciel qui accepte et utilise ce type de format. De nombreuses autorités et experts s'accordent à dire que l'utilisation d'un tel système permet aux entreprises d'automatiser les processus et de réduire les erreurs humaines.
Quels sont les avantages de l'UBL pour la facturation électronique ?
L'automatisation l'automatisation est le principal avantage que de nombreuses personnes mettent en avant. Cependant, l'utilisation du format UBL présente de nombreux autres avantages pour les entreprises (publiques et privées) qu'il convient de commenter. Plus précisément, à partir d'easyap, nous mettrons en évidence les avantages suivants.
Automatisez vos processus d'entreprise
Avec l'UBL, vous pouvez automatiser et simplifier de nombreux processus dans votre entreprise. Grâce à ce langage, vous pouvez émettre, recevoir et gérer divers documents commerciaux qui ont une incidence sur votre comptabilité. De plus, vous pouvez le faire de manière standardisée et sécurisée en ce qui concerne la protection des données et de l'information.
Améliorer l'efficacité
Grâce aux langages XML tels que l'UBL vous réduisez les erreurs humaines et les délais de traitement. Cet avantage est inhérent à l'utilisation de la technologie, qui élimine la tâche de saisie manuelle des documents dans le système et permet de gagner du temps. Ce temps et ces ressources humaines peuvent être investis dans d'autres fonctions.
Vous réduisez les coûts économiques
Dans la lignée du point précédent, avec UBL et la facturation électronique, vous vous réduisez les coûts liés à la gestion des documents et à l'échange d'informations. Par exemple, vos investissements en espace de stockage, en matériel et surtout en ressources humaines seront beaucoup plus faibles qu'auparavant.
Vous vous conformez aux exigences en matière de facturation électronique
Le langage UBL a été mis en œuvre dans plusieurs pays et l'utilisation des factures électroniques est obligatoire. L'utilisation de factures électroniques est obligatoire dans l'ensemble de l'Union européenne et dans certaines autres parties du monde. Elle est déjà considérée comme une norme internationale en matière de facturation électronique, en l'utilisant au moyen d'un logiciel sécurisé, vous vous conformerez aux règles établies par les autorités. établies par les autorités.
Aide à la lutte contre l'évasion fiscale
Grâce à la numérisation des processus de facturation, les gouvernements des différents pays et régions peuvent gérer plus efficacement la fiscalité et la comptabilité des entreprises. La numérisation des processus de facturation permet aux gouvernements des différents pays et régions de gérer plus efficacement la fiscalité et la comptabilité d'entreprise. la comptabilité d'entreprise. Avec des formats tels que UBL ou FacturaE (en Espagne), les autorités peuvent mieux contrôler les opérations effectuées par les entreprises et lutter plus efficacement contre les délits tels que l'évasion fiscale.
Vous contribuez au développement durable
Une autre raison pour laquelle l'entreprise a également opté pour l'UBL est sa durabilité. L'UBL se distingue par son caractère durable. Comme tout est numérique et sous forme électronique, la consommation de matériaux tels que le papier est considérablement réduite. Par conséquent, l'impact environnemental des entreprises sur la planète et ses ressources naturelles est beaucoup plus faible.
Dans quels pays le format UBL est-il utilisé ?
C'est précisément pour profiter de tous ces avantages offerts par le format UBL en particulier et la facturation en ligne en général que les gouvernements les encouragent depuis des années. Il existe actuellement de nombreuses réglementations et lois dans les pays du monde entier qui les rendent obligatoires.
Voici quelques exemples de pays ou de régions où l'UBL a été ou est mise en œuvre pays ou régions où l'UBL a été ou est mise en œuvre sont ou est en train d'être mise en œuvre sont les suivants :
- Europe. Bien que la facturation électronique soit obligatoire dans ces pays, la plupart d'entre eux ont mis en place des formats différents : FatturaPa en Italie, Facturae (qui est un autre format XML) en Espagne, PEPPOL-BIS en Belgique ou ESIDIS en Grèce. Cependant, le Portugal ou la Suède fonctionnent avec l'UBL et l'UE, depuis 2019, le considère comme le format standard pour les transactions avec n'importe quelle administration publique de ses États membres. Nous vous présentons ici les nouveautés en matière de facturation électronique en Europe.
- Le Japon. Au Japon, référence en matière de technologie de pointe, l'UBL est également utilisée pour l'échange de documents commerciaux entre entreprises.
- Amérique latine. Des pays comme le Mexique, le Chili, la Colombie et le Brésil, entre autres, ont déjà promu des lois et d'autres propositions visant à établir la norme UBL pour la facturation électronique.
Nous devons nous rappeler que, bien que l'UBL soit déjà une réalité dans une grande partie du monde, il reste encore du chemin à parcourir. Nombre de ces normes ne s'appliquent encore qu'au B2G, et, par conséquent, un grand nombre d'entreprises privées, dans leurs opérations B2B ou B2C, ne l'appliquent pas.
Cependant, la législation actuelle et à venir va dans le même sens. Elle vise à rendre l'utilisation de l'UBL et de la facturation numérique obligatoire dans tous les secteurs d'activité. L'utilisation obligatoire de l'UBL et de la facturation numérique dans tous les secteurs d'activité. dans tous les secteurs d'activité.
En conclusion, nous aimerions vous poser la question suivante : pourquoi ne pas prendre une longueur d'avance sur votre transformation numérique ? Chez easyap, nous serions ravis de vous aider à le faire. En implémentant notre logiciel, vous pourrez numériser toute la facturation de votre entreprise, en respectant la législation correspondante et en profitant des innombrables avantages d'être une entreprise numérique. avantages d'une entreprise numérique.
