Facturation électronique
Alvac
Quel lien peut exister entre le monde de la construction et de la maintenance d’ouvrages publics et le secteur de la technologie ? Nous vous répondons : une relation des plus efficaces et productives. Le succès de notre collaboration avec Alvac en est la meilleure preuve.
Objectifs
Transformation Digitale de l’Entreprise
Facturation Électronique Globale
Unification du processus de facturation de l’entreprise
Centralisation du processus de réception des factures
Contexte
Alvac S.A. est une entreprise originaire de Ségovie avec une longue expérience dans son secteur, où elle opère depuis 1985. Cette entreprise se consacre depuis lors à l’exécution, la réparation et la conservation d’ouvrages publics. Bâtiments, travaux avec diverses industries, concessions, installations sportives, projets liés à l’environnement…
Par ailleurs, Alvac est une organisation qui travaille avec de nombreuses entités et organismes publics. Par conséquent, pour un grand nombre des projets qu’elle réalise, elle a légalement besoin d’un système de facturation électronique.
En même temps, le marché dans lequel Alvac exerce son activité a un caractère fortement traditionnel. Dans cette optique, il existait certaines réticences quant à l’utilité de la technologie easyap dans un environnement de travail aussi conventionnel. Des doutes qui, comme l’ont démontré les chiffres après cette collaboration fructueuse, se sont rapidement dissipés.
Les Besoins d’Alvac
Il se trouve qu’Alvac a fait appel à nous pour mettre en œuvre le service d’émission de factures électroniques. De plus, ils avaient besoin que le système soit interconnecté à FACe, qui est le point d’entrée général des factures électroniques de l’Administration Générale de l’État. Toute entreprise espagnole doit obligatoirement présenter ses e-factures via FACe depuis janvier 2015.
Face à cette situation, en tant qu’entreprise travaillant régulièrement avec l’Administration Publique, Alvac avait les besoins suivants :
- Générer et émettre des factures au format électronique.
- Pouvoir signer les factures avec un certificat officiel valide.
La solution easyap
La proposition que nous avons soumise à Alvac de la part d’easyap consistait à mettre en œuvre un portail de facturation électronique qui leur permettrait de résoudre ces deux problèmes. Avec ce système, Alvac dispose d’un logiciel qui lui permet d’émettre, d’envoyer, de comptabiliser et de conserver toutes les factures de ses clients. Et ce n’est pas tout, la solution est également connectée à l’Administration Publique via le FACe, déjà mentionné.
De même, Alvac, qui travaille avec plus de 20 000 organismes publics, a considérablement optimisé non seulement ses processus de facturation, mais aussi sa comptabilité en général. De plus, bien qu’elle ne soit pas une entreprise avec un volume excessif de factures émises (environ 1 500 par an), la solution easyap se distingue par la facilité qu’elle offre pour comptabiliser et suivre chacune d’elles.
Confort et optimisation des ressources grâce à la technologie !
Résultats
Visibilité immédiate de toutes les factures
Un espace unique, où elles ne se perdent pas entre les différents départements.
Augmentation de la productivité
Économies de coûts et de temps tant pour Alvac que pour le fournisseur.
Enregistrement électronique de toutes les actions du processus
Favorisant le contrôle interne.
Amélioration de la relation entre Alvac et les fournisseurs
Grâce à une communication et des processus beaucoup plus agiles.
Meilleure planification de la trésorerie
s’adaptant aux exigences fiscales de chaque entreprise (Allemagne, France et Espagne).
Ce qui était un coût fixe a été transformé en coût variable
Le système easyap facture en fonction du nombre de factures traitées.
Provisionnement réel des dépenses
la gestion et la prévision des dépenses ont été considérablement optimisées.
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