Qu'est-ce que la FACe : La facturation électronique dans l'administration publique

26 juin 2014 | Facturation électronique

Le processus de mise en œuvre et de normalisation de l'utilisation de la facturation électronique est imparable au niveau européen, où une série de règlements et d'initiatives sont en cours pour faire en sorte que les pays membres acceptent et assument cette réalité dans leur propre appareil administratif.

L'administration espagnole a déjà fixé un rythme un peu plus rapide et plus concret que l'UE pour parvenir à la régularisation de la facturation électronique, et depuis la fin de l'année dernière, elle a fixé une date et une heure pour s'adapter, au moins, à ses propres fournisseurs.

À partir de janvier 2015, les fournisseurs des administrations publiques devront obligatoirement soumettre leurs factures sous forme électronique. Non seulement du gouvernement central, mais de tout organisme public à tous les niveaux.

La facturation électronique dans l'administration publique

Les principales questions à prendre en compte lors de la création d'une facture électronique sont les suivantes : bien que la structure de la facture soit la même que celle d'une facture papier, deux facteurs sont particulièrement importants, qui influencent sa bonne réception par l'administration :

- La facture doit être signée en utilisant le processus d'authentification numérique d'un certificat numérique reconnu. Les plus courantes sont le certificat numérique de la FNMT ou la carte d'identité électronique. Mais un grand avantage de l'utilisation d'une application de facturation électronique spécialement conçue pour l'efficacité de la gestion des factures dans l'entreprise est que l'application elle-même peut attribuer sa signature numérique dans le cas où l'utilisateur n'en dispose pas.

- Les factures seront reçues d'une manière très spécifique, sans admettre d'autres moyens. Le gouvernement a mis en place le "point d'entrée général pour les factures électroniques de l'administration générale de l'État", en abrégé FACe. L'objectif est ainsi d'unifier et de normaliser le format, les interrogations, la codification, etc.

Comment fonctionne la FACe ?

FACe a été configuré comme un service web, qui permettra à toutes les parties concernées d'y accéder, depuis n'importe quel endroit, par le biais de tout système configuré pour s'y connecter, à tout moment.

Pour l'administration publique, cette façon d'enregistrer la saisie des factures est un moyen incroyablement efficace de tenir un registre adéquat et centralisé de toute l'activité et de la comptabilité liées à sa passation de marchés, ce qui lui permettra d'améliorer sa capacité d'analyse et de préparation ou d'approbation ultérieure des budgets.

Pour les fournisseurs, la FACe représente un enregistrement sans équivoque de la présentation de chaque facture, dans le temps et la forme, ce qui devrait faciliter son paiement et par conséquent réduire les arriérés de l'Administration. En tout cas, il reste quelques mois cruciaux pour le développement de la FACe, pour une incorporation progressive des fournisseurs actuels (bien que la date limite soit janvier 2015, la FACe peut être utilisée en amont, sur une base volontaire) et, probablement, il y aura un temps d'adaptation au cours duquel il y aura des doutes et des incidents à parts égales.

Vous pouvez consulter ici tout le matériel publié sur ce sujet.

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