Émission de Facture Électronique
Traitement des factures clients
Réalité Actuelle
Le support papier des factures introduit des surcoûts importants inhérents à la gestion du document, tant du point de vue du client que du fournisseur, limitant la capacité d’optimisation et de réduction des cycles de traitement. Tout cela, combiné à l’imminente obligation d’utiliser la Facture Électronique, signifie que l’amélioration du processus de facturation client n’est plus une option.
Notre proposition | Portail Client
easyap met à la disposition de ses clients le portail client de facturation électronique easyei comme modèle d’aide dans le processus d’émission, d’envoi, de comptabilisation et de conservation des factures clients, y compris l’interconnexion avec les administrations publiques via FACe, les administrations fiscales régionales via TicketBAI et des portails spécifiques. De plus, le portail client easyei permet aux clients de consulter/télécharger non seulement les factures, mais aussi toutes les informations pertinentes pour la relation commerciale. Le suivi des statuts des factures fait également partie du périmètre fonctionnel du portail.
L’utilisation de mécanismes de facturation électronique, qu’il s’agisse d’e-facture, d’EDI, d’UBL ou de tout autre format personnalisé signé électroniquement, en plus d’avoir une validité totale à des fins fiscales, accélérera le processus tant du point de vue du cycle de réception que des étapes ultérieures du processus de facturation. Pour les clients dont le volume le justifie, la mise en œuvre de formats personnalisés signés électroniquement est une option à considérer, orientant la comptabilisation automatique de ceux-ci.
L’utilisation d’un portail client pour faciliter la consultation/le téléchargement et l’émission de duplicatas de vos factures réduit le volume d’incidents et favorise une relation client/fournisseur plus étroite, en plus de se conformer aux exigences des nouvelles réglementations en matière de facturation électronique.
Voici, à un niveau élevé, les éléments du processus.
Bénéfices
- Se conformer aux nouvelles exigences légales de la réglementation sur la Facturation Électronique.
- Économies financières grâce à l’élimination des coûts d’impression et d’affranchissement
- Garantie de livraison de la facture au client et traçabilité de celle-ci
- Réduction du cycle, de l’émission à la livraison chez le client
- Augmentation de la productivité des acteurs du processus avec les économies de coûts qui en découlent
- Amélioration de la relation client / fournisseur
- Comptabilisation automatique des factures émises
- Enregistrement électronique des actions effectuées
- Interconnexion directe avec FACe et TicketBAI et Peppol.
Facturation Électronique avec easyei (la plateforme de facturation électronique d’easyap)
Le processus d’émission des factures ne varie pas, le seul changement est introduit dans l’envoi des factures aux clients, en transmettant à chaque client les factures dans un format électronique légalement valide et accepté par ses systèmes de facturation.
N’oublions pas qu’il n’existe pas un seul format de facture électronique valide, chaque client peut opter pour un format différent, e-facture, EDI, UBL… et un canal d’envoi spécifique, des plus simples comme l’e-mail ou le FTP, à la facture web ou aux réseaux à valeur ajoutée comme Face B2B, peppol….
Les utilisateurs d’easyei peuvent charger les factures émises pour leurs clients en utilisant l’une des méthodes suivantes :
- Facture WEB : saisie manuelle des factures directement dans le portail easyei
- Chargement ou importation automatique de fichiers structurés au format standard comme XML, CSV ou Excel.
- Utilisation de la fonction de numérisation de factures d’easyei et validation des données extraites automatiquement par l’OCR.
- Chargement de fichiers PDF et validation des données extraites automatiquement par l’OCR.
- Formats personnalisés après évaluation préalable par easyap.
Tous les formats électroniques permettent l’envoi simultané de factures électroniques et de factures PDF signées électroniquement.
Les clients peuvent recevoir leurs factures dans le format électronique valide qu’ils acceptent par les moyens suivants :
- Téléchargement direct depuis le portail client d’easyei
- e-mail (assurance des envois et gestion des rejets)
- FTP
- chargement sur leurs portails spécifiques (via e-mail ou FTP)
- avec des interfaces personnalisées après évaluation préalable par easyap.
Le portail client d’easyei facilitera l’adaptation aux nouvelles normes de facturation électronique en mettant à disposition des clients les factures dans les formats légalement valides et en informant des statuts de celles-ci conformément à la réglementation.
Portail Client
La solution de facturation électronique d’easyap comprend un portail web client, conçu pour permettre aux clients de résoudre eux-mêmes toutes les questions qu’ils adressent habituellement au service des comptes clients ainsi qu’à tout autre département de l’entreprise. La solution est basée sur la transformation numérique, l’automatisation et la standardisation des procédures, avec les points forts suivants :
- Circuit complet : possibilité d’informer le client sur chaque phase et statut des factures.
- Téléchargement de factures et de duplicatas.
- Possibilité de gérer la documentation annexe des factures.
- Gestion de tous types de documents commerciaux, grilles tarifaires, bons de livraison…
- Multicanal, système d’information client complété par un système de gestion des incidents.
- Possibilité d’automatiser la mise à jour des données de contact dans le fichier clients.
- Bidirectionnel.
- 24h/24 et 7j/7.
- Procédures de formation et résolution des « FAQ ».
Comment easyei fonctionne-t-il pour l’émission de factures ?
Processus
easyei est une application web conçue pour émettre rapidement et simplement des factures électroniques, en respectant les exigences légales pour garantir leur validité. Les étapes de l’émission des factures électroniques sont décrites ci-dessous.
1. Émission des Factures :
Les factures sont émises dans le système comptable/ERP du client sans aucune modification (impression des factures non requise).
Les factures sont exportées pour être transférées vers le portail easyei (format personnalisable et adaptable à chaque client).
2. Envoi des factures à easyei :
Les factures générées, avec leurs annexes, sont envoyées/téléchargées sur le portail client de facturation électronique easyei. La collecte automatique depuis le système comptable par le portail easyei est également une option.
Si vous le souhaitez, vous pouvez créer vos factures directement sur le portail via le Web.
3. Réception des Factures
4. Format de Facture Électronique par client :
Paramétrez le format de facture électronique dans lequel vous souhaitez envoyer à chacun de vos clients (facturae, e-invoice, brl, edi, SAP,..).
L’envoi sur papier est également accepté.
5. Signature des Factures :
Les factures sont signées soit par l’émetteur, soit par le certificat du portail.
6. Envoi des Factures :
Les factures sont envoyées à chacun de vos clients dans le format convenu.
L’envoi de fichiers comptables dans le format des principaux ERP (SAP, JDE, Oracle, Navision,..) est également possible.
7. Accusé de Réception :
Sur demande, un accusé de réception est délivré au moment où la facture est reçue par votre client.
8. Statut des Factures :
Il est possible de savoir automatiquement si le client accepte ou refuse la facture transmise ou si celle-ci a été dûment reçue. Ainsi que les informations de paiement.
9. Conservation des Factures :
Les factures sont conservées sur le portail easyaei et seront disponibles pour votre consultation ultérieure ou celle de vos clients pendant la période convenue.
La consultation des factures et/ou de leurs informations annexes et statuts est consultable directement par le client.
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Bénéfice mutuel : client satisfait et ressources libérées.
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