Émission de factures électroniques
Traitement des factures des clients
La réalité actuelle
Le support même des factures papier introduit des surcoûts significatifs inhérents au traitement du document, tant du point de vue du client que du fournisseur, ce qui limite la capacité d'optimiser la réduction des cycles de processus, ce qui, avec l'utilisation obligatoire prochaine de la facturation électronique, signifie que l'amélioration du processus de facturation des clients n'est pas une option.
Notre proposition : Portail clients
easyap fournit à ses clients le portail de facturation électronique easyei comme modèle pour aider au processus d'émission, d'envoi, de comptabilisation et de stockage des factures aux clients, y compris l'interconnexion avec les administrations publiques via FACe, les autorités fiscales régionales via TicketBAI et des portails spécifiques. En outre, le portail client easyei permet aux clients de consulter/télécharger des informations non seulement sur les factures, mais aussi sur toutes les informations pertinentes dans la relation commerciale. Le suivi du statut des factures fait également partie des fonctionnalités du portail.
L'utilisation de mécanismes de facturation électronique, qu'il s'agisse d'e-invoicing, d'edi, d'UBL ou de tout autre format personnalisé signé électroniquement, outre le fait qu'ils sont pleinement valables sur le plan fiscal, accélère le processus tant du point de vue du cycle de réception que des étapes ultérieures du processus de facturation. Pour les clients dont le volume le justifie, la mise en œuvre de formats personnalisés signés électroniquement est une option à envisager, en orientant la comptabilisation automatique de ces formats.
L'utilisation d'un portail client pour faciliter la consultation/le téléchargement et l'émission de duplicatas de factures réduit le volume d'incidents et favorise une relation client/fournisseur plus étroite, tout en répondant aux exigences de la nouvelle réglementation en matière de facturation électronique.
Il s'agit, à un niveau élevé, des éléments du processus.
Avantages
- Se conformer aux nouvelles exigences légales de la réglementation sur la facturation électronique.
- Réduction des coûts grâce à l'élimination des frais d'impression et d'affranchissement.
- Garantie de livraison et traçabilité de la facture jusqu'au client.
- Réduction du temps de cycle entre l'émission et la livraison au client
- Augmentation de la productivité des acteurs du processus et réduction des coûts qui en découle
- Améliorer la relation client/fournisseur
- Comptabilisation automatique des factures émises
- Enregistrement électronique des actions menées
- Interconnexion directe avec FACe, TicketBAI et Peppol.
Facturation électronique avec easyei (plateforme de facturation électronique d'easyap)
Le processus d'émission des factures reste inchangé, le seul changement étant l'envoi des factures aux clients, chaque client recevant les factures dans un format électronique juridiquement valide et accepté par leurs systèmes de facturation.
N'oublions pas qu'il n'existe pas de format unique de facture électronique, chaque client peut choisir un format différent, e-invoice, EDI, UBL... et un canal de distribution spécifique, des plus simples comme le courrier électronique ou le ftp à la facturation en ligne ou aux réseaux à valeur ajoutée tels que Face B2B, peppol......
Les utilisateurs d'easyei peuvent télécharger les factures émises à leurs clients en utilisant l'une des méthodes suivantes :
- WEB Invoice saisie manuelle des factures directement dans le portail easyei
- Chargement ou importation automatique de fichiers structurés dans des formats standard tels que XML, CSV ou Excel.
- Utilisation de la fonction de numérisation des factures d'easyei et validation des données extraites automatiquement par OCR.
- Chargement de fichiers PDF et validation des données extraites automatiquement par OCR.
- Formats personnalisés avec évaluation préalable par easyap.
Tous les formats électroniques permettent l'envoi simultané de factures électroniques et de factures PDF signées électroniquement.
Les clients peuvent recevoir leurs factures dans le format électronique valide qu'ils acceptent de la manière suivante :
- Téléchargement direct depuis le portail client easyei
- le courrier électronique (sécurisation des envois et gestion des droits)
- ftp
- téléchargement vers vos portails spécifiques (par e-mail ou ftp)
- avec des interfaces personnalisées et une évaluation préalable par easyap.
Le portail client easyei facilitera le respect des nouvelles réglementations en matière de facturation électronique en mettant les factures à la disposition des clients dans les formats légalement valides et en les informant de leur statut conformément aux réglementations.
Portail clients
Dans le cadre de la solution de facturation électronique d'easyap, le portail web du client est inclus afin que le client lui-même puisse résoudre toutes les questions qu'il adresse habituellement au service des comptes clients ainsi qu'à tout autre département de l'entreprise. La solution est basée sur la transformation numériqueLa solution est basée sur la transformation numérique, l'automatisation et la procéduralisation, en soulignant les points suivants :
- Circuit complet : possibilité d'informer le client de chacune des phases et de l'état des factures.
- Télécharger les factures et les duplicatas .
- Possibilité de gérer la documentation jointe aux factures.
- Gestion de tous les types de documents commerciaux, tableaux de prix, bons de livraison ....
- Système d'information client multi-viasystème d'information des clients complété par un système de gestion des incidents.
- Possibilité d'automatiser la maintenance des données de contact dans la base de données clients.
- Bidirectionnel.
- 24×7.
- Procédures de formation et de résolution des questions fréquemment posées.
Comment easyei fonctionne-t-il dans l'émission de factures ?
Processus
easyei est une application web conçue pour émettre des factures électroniques de manière simple et rapide, en respectant les exigences légales pour garantir leur validité. Les étapes de l'émission de factures électroniques sont décrites ci-dessous.
1. Émission de factures :
Les factures sont émises dans le système comptable/ERP du client sans aucune modification (l'impression des factures n'est pas nécessaire).
Les factures sont exportées pour être transférées sur le portail easyei (format personnalisable et adaptable à chaque client).
2. Envoi des factures à easyei :
Les factures générées, avec leurs pièces jointes, sont envoyées/téléchargées sur le portail client easyei e-invoicing. Le recouvrement automatique à partir du système comptable via le portail easyei est également possible.
Si vous le souhaitez, vous pouvez créer vos factures directement sur le portail web.
3. Réception des factures
4. Format de facture électronique par client :
Paramétrez le format de facture électronique que vous souhaitez envoyer à chacun de vos clients (facturae, e-invoice, brl, edi, SAP,...).
L'envoi sur papier est également supporté.
5. Signature des factures :
Les factures sont signées soit par l'émetteur, soit par le certificat du portail.
6. Envoi des factures :
Les factures sont envoyées à chacun de vos clients dans le format convenu.
L'envoi de fichiers comptables au format des principaux ERP (SAP, JDE, Oracle, Navision,...) est également possible.
7. Accusé de réception :
Si vous le souhaitez, un accusé de réception est fourni au moment où la facture est reçue par votre client.
8. Statut de la facture :
Vous pouvez savoir automatiquement si le client accepte ou refuse la facture soumise ou si la facture a été correctement reçue. Ainsi que les informations relatives au paiement.
9. Conservation des factures :
Les factures sont stockées sur le portail easyaei et sont disponibles pour vous ou vos clients pendant une période convenue.
La consultation des factures et/ou des informations et relevés qui y sont attachés est directement accessible par le client.
"
Avantages mutuels : clients satisfaits et ressources libérées.
"
