Émission de factures électroniques
Traitement des factures des clients
Réalité actuelle
Le support même des factures papier introduit d'importants surcoûts inhérents au traitement du document, tant du point de vue du client que du fournisseur, ce qui limite la capacité d'optimiser la réduction des cycles du processus. Tout cela, ajouté à l'utilisation obligatoire à venir de la facturation électronique, signifie qu'entreprendre d'améliorer le processus de facturation du client n'est pas une option.
Notre proposition : Portail clients
easyap met à disposition de ses clients le portail client easyei e-invoicing comme modèle d'aide au processus d'émission, d'envoi, de comptabilisation et de stockage des factures aux clients, y compris l'interconnexion avec les Administrations Publiques via FACe, les Administrations Fiscales Régionales via TicketBAI et les portails spécifiques. En outre, le portail client easyei permet aux clients de consulter/télécharger des informations non seulement sur les factures mais aussi sur toutes les informations pertinentes de la relation commerciale. Le suivi de l'état des factures fait également partie des fonctionnalités du portail.
L'utilisation de mécanismes de facturation électronique, qu'il s'agisse de facturation électronique, d'edi, d'UBL ou de tout autre format personnalisé signé électroniquement, outre le fait qu'elle est pleinement valable sur le plan fiscal, accélérera le processus tant du point de vue du cycle de réception que des étapes ultérieures du processus de facturation. Pour les clients dont le volume le justifie, la mise en place de formats personnalisés signés électroniquement est une option à considérer, orientant la comptabilisation automatique de ces derniers.
L'utilisation d'un portail client pour faciliter la consultation/le téléchargement et l'émission de factures en double réduit le volume des incidents et favorise une relation plus étroite entre le client et le fournisseur, tout en répondant aux exigences de la nouvelle réglementation sur la facturation électronique.
Ce sont, à un niveau élevé, les éléments du processus.
Avantages
- Se conformer aux nouvelles exigences légales de la réglementation sur la facturation électronique.
- Économies réalisées grâce à la suppression des frais d'impression et d'envoi
- Garantie de livraison de la facture au client et traçabilité de la facture
- Réduction du temps de cycle entre l'émission et la livraison au client
- Augmentation de la productivité des acteurs du processus avec des économies de coûts conséquentes
- Améliorer la relation client/fournisseur
- Comptabilisation automatique des factures émises
- Enregistrement électronique des actions réalisées
- Interconnexion directe avec FACe et TicketBAI et Peppol.
Facturation électronique avec easyei (la plateforme de facturation électronique d'easyap)
Le processus d'émission des factures reste inchangé, le seul changement étant l'envoi des factures aux clients, chaque client recevant les factures dans un format électronique juridiquement valable et accepté par ses systèmes de facturation.
N'oublions pas qu'il n'y a pas un seul format de facture électronique valable, chaque client peut en choisir un différent, e-invoice, EDI, UBL... et un canal de livraison spécifique, des plus simples comme l'email ou le ftp à la facturation web ou aux réseaux à valeur ajoutée comme Face B2B, peppol......
Les utilisateurs d'easyei peuvent télécharger les factures émises à leurs clients en utilisant l'une des méthodes suivantes :
- WEB Invoice saisie manuelle des factures directement dans le portail easyei
- Téléchargement ou importation automatique de fichiers structurés dans des formats standard tels que XML, CSV ou Excel.
- Utilisation de la fonction de numérisation des factures d'easyei et validation des données extraites automatiquement par OCR.
- Chargement des fichiers PDF et validation des données extraites automatiquement par OCR.
- Formats personnalisés avec évaluation préalable par easyap.
Tous les formats électroniques permettent l'envoi simultané de factures électroniques et de factures PDF signées électroniquement.
Les clients peuvent recevoir leurs factures dans le format électronique valide accepté par eux de la manière suivante :
- Téléchargement direct depuis le portail client easyei
- e-mail (sécurisation des envois et gestion de la droite)
- ftp
- télécharger vers vos portails spécifiques (via email ou ftp)
- avec des interfaces personnalisées avec évaluation préalable par easyap.
Le portail client easyei facilitera le respect de la nouvelle réglementation sur la facturation électronique en mettant les factures à la disposition des clients dans les formats légalement valables et en les informant de leur statut conformément à la réglementation.
Portail clients
Dans le cadre de la solution de facturation électronique d'easyap, le portail web du client est inclus afin que le client lui-même puisse résoudre toutes les questions qu'il adresse habituellement au service des comptes clients ainsi qu'à tout autre service de l'entreprise. La solution est basée sur le la transformation numériqueLa solution repose sur la transformation numérique, l'automatisation et la procéduralisation, en mettant en évidence les points suivants :
- Circuit complet : possibilité d'informer le client de chacune des phases et de l'état des factures.
- Télécharger les factures et les doublons .
- Possibilité de gérer la documentation jointe aux factures.
- Gestion de tous types de documents commerciaux, tableaux de prix, bons de livraison ....
- Multi-viaun système d'information sur les clients complété par un système de gestion des incidents.
- Possibilité d'automatiser la maintenance des données de contact dans la fiche client.
- Bidirectionnel.
- 24×7.
- Procédures de formation et résolution dans "FAQ"
Comment fonctionne easyei pour l'émission de factures ?
Processus
easyei est une application web conçue pour émettre rapidement et facilement des factures électroniques conformes aux exigences légales afin d'en garantir la validité. Les étapes qui peuvent être suivies pour émettre des factures électroniques sont décrites ci-dessous.
1. Émission de factures :
Les factures sont émises dans le système de comptabilité/ERP du client sans aucune modification (l'impression des factures n'est pas nécessaire).
Les factures sont exportées pour être transférées vers le portail d'easyei (personnalisable et adaptable à chaque client)
2. Envoi de factures à Easyei :
Les factures générées, avec leurs pièces jointes, sont envoyées/téléchargées sur le portail client easyei e-invoicing. La collecte automatique à partir du système comptable via le portail easyei est également une option.
Si vous le souhaitez, vous pouvez établir vos factures directement sur le portail web.
3. Réception des factures
4. Format de la facture électronique par client :
Définissez le format de la facture électronique que vous souhaitez envoyer à chacun de vos clients (facturae, e-invoice, brl, edi, SAP,...).
La livraison sur papier est également prise en charge.
5. Signature des factures :
Les factures sont signées soit par l'émetteur, soit par le certificat du portail.
6. Envoi de factures :
Les factures sont envoyées à chacun de vos clients dans le format convenu.
L'envoi de fichiers comptables au format des principaux ERP (SAP, JDE, Oracle, Navision,..) est également possible.
7. Accusé de réception:
Si vous le souhaitez, un reçu vous sera délivré à la réception de la facture par votre client.
8. Statut de la facture :
Vous pouvez savoir automatiquement si le client accepte ou rejette la facture soumise ou si la facture a été correctement reçue. Ainsi que les informations relatives au paiement.
9. Conservation des factures:
Les factures sont conservées sur le portail easyaei et seront disponibles pour que vous puissiez les consulter, vous ou vos clients pendant une période convenue.
La consultation des factures et/ou des informations et relevés qui y sont joints est directement accessible par le client.
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Bénéfice mutuel : client satisfait et ressources libérées.
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