Comptabilité et approbation des factures automatisées
Flux de travail pour les factures
Un modèle de service complet couvrant toutes les étapes du processus de traitement des factures (flux d'approbation des factures), y compris les applications et les services comptables de back-office.
easyap met à la disposition de ses clients les outils permettant d'automatiser toutes les étapes du processus de facturation, de la réception des factures à leur enregistrement automatique dans le système de gestion de l'entreprise, en optimisant le processus de résolution des exceptions et de vérification des factures grâce à la synchronisation en temps utile de tous les acteurs du processus (fournisseur, acheteur, entrepôt, finance et approbateur).
Avantages du flux de facturation
- Transformer les coûts fixes en variables
- La catégorisation des exceptions identifie des points d'amélioration clairs dans les processus associés
- Augmentation de la productivité des acteurs du processus, entraînant une réduction des coûts
- Enregistrement électronique de toutes les actions du processus, favorisant le contrôle interne
- Réduction des délais de résolution des exceptions et du processus d'approbation
- Facilite la planification de la trésorerie
- Visibilité du statut de chaque facture Attribution automatique de tâches aux gestionnaires sur les règles de gestion
Qu'est-ce qu'une facture easyap ?
Une plateforme en ligne pour l'automatisation du processus de facturation, complétée par des services comptables spécialisés
Cycles de facturation avec et sans bon de commande, automatisation des tâches de confirmation, résolution des exceptions, codage, approbation et comptabilisation des factures
A qui s'adresse-t-elle ?
Pour les entreprises de toute taille qui souhaitent augmenter la productivité de leurs services de comptabilité fournisseurs et améliorer et optimiser leurs processus de comptabilité fournisseurs.
Pourquoi l'utiliser ?
- Des économies pouvant aller jusqu'à 45 %.
- Pas d'investissement initial.
- Coût variable en fonction du nombre de factures traitées.
- Aucun développement interne n'est nécessaire.
Principales caractéristiques du flux de travail d'approbation des factures
Réception sous différents formats.
Possibilité d'avoir un canal unique pour la saisie des factures quel que soit le format de chacune d'entre elles. Vous pouvez recevoir des factures électroniques, par courrier électronique, sur papier... toutes auront le même canal d'entrée. Numérisation certifiée qui permet la destruction des factures papier.
Différents formats de sortie, en fonction de la destination des factures
Les factures peuvent être envoyées à un système comptable avec un fichier donné ou à un système d’exploitation avec un autre fichier. Flexibilité dans l’adaptation au format de sortie.
Flux de travail pour l'approbation des factures.
Extensible et avec des états très différents qui permettront de passer d'un traitement simple à un traitement plus complexe avec des fonctionnalités pour : la codification comptable, les circuits de vérification des factures, la conformation/cadrage automatique et la résolution des exceptions. conduisant à un fichier comptable pour l'ERP, si souhaité
Accès au Web.
Aucun système n'est requis et il n'est pas nécessaire d'acheter un quelconque élément HW ou sw. Un navigateur et une connexion Internet suffisent.
Puissant moteur de quadrant automatique.
Que par l'utilisation de divers critères qui permettent d'obtenir des pourcentages de conformation automatique supérieurs à 90%.
Une visibilité complète pour le domaine financier.
Pouvoir connaître en ligne et à tout moment l'état et le responsable de chacune des factures.
Enregistrement de tous les événements auprès de l'utilisateur.
Date et heure, commentaire et type d'action Informations très utiles à des fins d'audit et de contrôle des actions.
L'archivage en ligne pour la durée convenue.
Accès aux images/données de toutes les factures archivées.
Comment se déroule le processus d'automatisation des factures fournisseurs ?
Le portail de facturation électronique easyapIP dispose de flux de travail spécialement conçus pour automatiser les factures des fournisseurs et pour couvrir la casuistique particulière du traitement de la réception des factures de tiers. Les circuits habituels de facturation, avec ou sans bons de commande, sont présentés ci-dessous.
1. Réception des factures :
Réception des factures : tout format
2. Validation des factures :
Validations : de nature différente, formelles, duplicité, données...
3. Identification de la facture :
Identification automatisée du type de facture : avec ou sans commande / autres circuits propriétaires logique mise en œuvre sur la base des informations de la facture, des attributs du fournisseur
4. Factures avec commande :
Factures avec commande: rapprochement automatique
4. Factures sans commande :
Factures sans bon de commande: codage et approbation
Comparaison avec la commande (comparaison du numéro et des montants de la commande)
Comparaison avec la commande et le bon de livraison : numéro de la commande, numéro du bon de livraison, unités, prix unitaire et tout autre élément.
Codage :
attribution comptable, éléments de comptabilité et de comptabilité analytique (jusqu'à 5 niveaux) :
Automatique sur la base des informations de la facture, fournisseur
Manuel, avec chargement à partir de xls.
Approbation : attribution automatique à un ou plusieurs utilisateurs (séquence) pour la signature électronique, sur la base de règles commerciales facilement paramétrables par fournisseur, montant, centre de coûts, compte comptable...
5. Résolution des incidents
Catégorisation détaillée du type de problème et affectation automatique à la personne responsable de sa résolution. Options d'action en fonction du type de problème
6. Comptabilité
Création automatique d'une ligne d'affichage adaptée aux caractéristiques de l'erp
Flux de travail avancé pour les factures
Codage des factures sans commande
L'absence d'un bon de commande/bon d'achat nécessite une approbation ex post de la dépense. L'obtention de cet agrément implique beaucoup d'efforts et de temps. Ce phénomène est très courant dans les "urgences", sapant ainsi les fondements du contrôle interne. L'absence de bon de commande favorise l'ignorance de l'occurrence des dépenses, ce qui entraîne des surprises.
Il s'agit, à un niveau très élevé, des étapes d'information dans le processus de traitement des factures non commandées, depuis la saisie et la vérification des factures jusqu'aux informations sur le paiement ultérieur.
Correspondance entre la facture et la commande
En moyenne, 15 % des factures traitées présentent des exceptions. Le coût de traitement d'une facture avec exception est 20 fois plus élevé que le coût du traitement d'une facture sans exception. Dans la plupart des cas, c'est la comptabilité fournisseurs qui est chargée de traiter l'exception lorsqu'elle n'a pas le pouvoir de le faire.
Il s'agit, d'une manière générale, des étapes d'information du processus de traitement des factures liées à une commande, depuis la saisie et la vérification des factures jusqu'à l'information sur le paiement ultérieur.
Numérisation certifiée et saisie de factures
Réalité actuelle
En général, le traitement des factures est lent, inefficace et coûteux.
Motivée par la grande variété de formats de factures et la mauvaise prédiction de la structure des lignes de détail, y compris la technologie automatisée de saisie des factures par OCR (reconnaissance optique de caractères), cette activité n'est toujours pas traitée de manière adéquate.
Notre proposition de numérisation certifiée
easyap propose une solution basée sur un équilibre adéquat entre la technologie et le dévouement du personnel spécialisé. Nous fournissons l'image numérique et les données de la facture.
easyap est agréé par l'administration fiscale espagnole pour la numérisation certifiée des factures. Avec ce nouveau processus, l'obligation d'archivage physique des factures est éliminée car les documents numériques générés sont conformes à toutes les exigences fiscales/juridiques.
Avantages
- Passer d'un coût fixe à un coût variable
- Économie de coûts
- Réduire le cycle de comptabilisation des factures
- Amélioration de l'accessibilité aux factures
- Minimiser la perte de facture