Processus de facturation des fournisseurs

Enagas

Optimiser le processus de facturation d'un géant de l'énergie comme Enagás. C'est le défi qui nous a été lancé et que nous avons relevé avec des résultats très satisfaisants. Une expérience que nous souhaitons également partager.

Objectifs

Transformation numérique des entreprises

Facturation électronique globale

Unification du processus de facturation de l'entreprise

Centralisation du processus d'émission des factures

Enagás (Compañía Nacional de Gas) est un leader bien connu dans le secteur de l'énergie et des infrastructures, travaillant avec des réseaux de transport de gaz et de gaz renouvelable et opérant dans différentes parties du monde.

Avant easyap :

La société Enagás nous a contactés pour optimiser ses ressources et tout ce qui concerne son processus de facturation. Nous avons vu l'opportunité d'un beau défi que, grâce à notre expérience, il serait possible de mener à bien.

La tâche n'était pas facile :

Enagas avait un processus de facturation AP entièrement manuel.
Ils n'avaient pas une visibilité totale du processus, et dans un environnement décentralisé

Après easyap :

Plus de 85 % des factures sont comptabilisées automatiquement.
Plus de 40 000 factures par an sont gérées, avec un accès complet de l'équipe à chaque facture.
Toute la facturation des différentes sociétés du groupe a été unifiée sur une seule plateforme.
Elle s'inscrit dans le cadre de la transformation numérique massive de l'entreprise
Facturation centralisée avec visibilité totale et mesure des processus
Ils ont transformé un coût fixe en un coût variable.

Les résultats parlent d'eux-mêmes .: une productivité accrue et une optimisation du temps grâce à l'automatisation et à l'amélioration des relations avec les clients et les fournisseurs avec l'amélioration des relations clients/fournisseurs grâce à une plus grande accessibilité de l'équipe à chaque facture.

Processus

Tout d'abord, nous avons unifié tous les processus de gestion des factures de l'entreprise dans un système centralisé. Nous les avons tous validés au moyen de flux de travail et avons résolu tous les conflits existants. Nous avons également réduit les coûts en établissant le prix de chaque facture entrante au lieu de fixer un prix prédéterminé. L'utilisation de la facturation électronique constitue un élément important et croissant de ce processus.

Résultats

Accessibilité accrue

visibilité immédiate des factures de chaque opération pour l'ensemble de l'équipe.

Coûts variables X coûts fixes

la transformation des coûts fixes en coûts variables, le prix étant fixé par facture.

Augmentation de la productivité

Avec l'accès à toutes les informations du système, la productivité des acteurs augmente.

Contrôle total du processus

et l'ensemble du processus est contrôlé étape par étape

Optimisation du temps

moins d'heures consacrées à l'approbation des factures et à la résolution des exceptions.

Meilleure relation client/fournisseur

Le fait que tout soit sur une seule plateforme, la fluidité est plus grande et la relation aussi.

Comptabilisation automatique des factures :

l'optimisation du nombre d'heures consacrées à la comptabilité.

Acquisition effective des dépenses

la gestion et la prévision des coûts ont été grandement optimisées.

Une meilleure planification de la trésorerie

Les informations étant accessibles en un seul endroit, la planification s'en trouve améliorée.

Résultats tangibles

en gérant et en enregistrant les données et les processus, tout peut être vu et mesuré.

"Au cours des quatre dernières années, Enagás est passé d'un processus à forte composante manuelle pour la gestion des factures avec les fournisseurs à un processus de comptabilité automatique, avec approbation électronique et correspondance des commandes intégrées dans notre ERP. Grâce à la traçabilité des événements et à la mise en œuvre de règles commerciales, la conformité avec la politique de contrôle interne et d'audit est garantie, ce qui est très important pour une entreprise cotée à l'IBEX35".

-Directeur financier d'Enagás