Processus de facturation des fournisseurs
Enagas
Optimiser le processus de facturation d'un géant de l'énergie comme Enagás. C'est le défi qui nous a été lancé et que nous avons relevé avec des résultats très satisfaisants. Et une expérience que nous souhaitons également partager.
Objectifs
Transformation numérique des entreprises
Facturation électronique globale
Unification du processus de facturation de l'entreprise
Centralisation du processus d'émission des factures
Enagás (Compañía Nacional de Gas) est un leader bien connu dans le secteur de l'énergie et des infrastructures, travaillant avec des réseaux de transport de gaz et de gaz renouvelable et opérant dans différentes parties du monde.
Avant easyap :
La société Enagás nous a contactés pour optimiser ses ressources et tout ce qui concerne son processus de facturation. Nous avons vu l'opportunité d'un beau défi que, grâce à notre expérience, il serait possible de mener à bien.
La tâche n'était pas facile :
- Enagas avait un processus de facturation AP entièrement manuel.
- Ils n'avaient pas une visibilité totale du processus, et dans un environnement décentralisé
Après easyap :
- Plus de 85 % des factures sont comptabilisées automatiquement.
- Plus de 40 000 factures par an sont gérées, avec un accès complet de l'équipe à chaque facture.
- Toute la facturation des différentes sociétés du groupe a été unifiée sur une seule plateforme.
- Elle s'inscrit dans le cadre de la transformation numérique massive de l'entreprise
- Facturation centralisée avec visibilité totale et mesure du processus
- Ils ont transformé un coût fixe en un coût variable.
Les résultats parlent d'eux-mêmes par eux-mêmes: augmentation de la productivité et optimisation du temps grâce à l'automatisation et à l'amélioration des relations avec les clients/fournisseurs avec fournisseurs grâce à une plus grande accessibilité de l'équipe à chaque facture.
Processus
Tout d'abord, nous avons unifié tous les processus de gestion des factures de l'entreprise dans un système centralisé. Nous les avons tous validés au moyen de flux de travail et avons résolu tous les conflits existants. Nous avons également réduit les coûts en établissant le prix de chaque facture entrante au lieu de fixer un prix prédéterminé. L'utilisation de la facturation électronique constitue un élément important et croissant de ce processus.
Résultats
Une accessibilité accrue
visibilité immédiate pour toute l'équipe sur les factures de chaque opération.
Coûts variables X coûts fixes
transformation des coûts fixes en coûts variables, puisque le prix est par facture.
Augmentation de la productivité
En ayant accès à toutes les informations du système, la productivité des acteurs augmente.
Contrôle total du processus
et l'ensemble du processus est contrôlé étape par étape
Optimisation du temps
moins d'heures passées à approuver les factures et à résoudre les exceptions.
Meilleure relation client/fournisseur
Le fait que tout soit sur une seule plateforme, la fluidité est plus grande et la relation aussi.
Comptabilisation automatique des factures :
l'optimisation du nombre d'heures consacrées à la comptabilité.
Provision réelle des dépenses
la gestion et la prévision des coûts ont été grandement optimisées.
Une meilleure planification de la trésorerie
Avec des informations accessibles en un seul endroit, la planification est améliorée.
Résultats tangibles
en gérant et en enregistrant les données et les processus, tout peut être vu et mesuré.
"Au cours des quatre dernières années, Enagás est passé d'un processus à forte composante manuelle pour la gestion des factures avec les fournisseurs à un processus de comptabilité automatique, avec approbation électronique et correspondance des commandes intégrées dans notre ERP. Grâce à la traçabilité des événements et à la mise en œuvre de règles commerciales, la conformité avec la politique de contrôle interne et d'audit est garantie, ce qui est très important pour une entreprise cotée à l'IBEX35".
-Directeur financier d'Enagás