Traitement des factures fournisseurs
Enagas
Optimiser le processus de facturation d’un géant de l’énergie comme Enagás. C’était le défi qui nous a été posé et que nous avons relevé avec des résultats très satisfaisants. Et une expérience que nous souhaitons également partager.
Objectifs
Transformation Digitale de l’Entreprise
Facturation Électronique Mondiale
Unification du processus de facturation de l’entreprise
Centralisation du processus d’émission de factures
Enagás (Compagnie Nationale du Gaz) est une entreprise leader reconnue dans le secteur de l’énergie et des infrastructures, travaillant avec des réseaux de transport de gaz et de gaz renouvelable, et opérant dans plusieurs parties du monde.
Avant easyap :
La société Enagás nous a contactés pour optimiser ses ressources et tout ce qui concerne son processus de facturation. Nous avons vu l’opportunité d’un beau défi que, grâce à notre expérience, il serait possible de mener à bien correctement.
La tâche n’était pas facile :
- Enagás avait un processus de facturation AP entièrement manuel.
- Ils n’avaient pas une visibilité complète du processus et dans un environnement décentralisé
Après easyap :
- Plus de 85 % des factures sont comptabilisées automatiquement
- Plus de 40 000 factures sont gérées par an, avec une accessibilité totale de l’équipe à chaque facture.
- Toute la facturation des différentes entreprises du groupe a été unifiée sur une seule et même plateforme.
- Cela fait partie de la transformation digitale massive de l’entreprise
- Facturation centralisée avec une visibilité et une mesure absolues du processus
- Ils ont transformé un coût fixe en coût variable.
Les résultats parlent d’eux-mêmes seuls: augmentation de la productivité et optimisation du temps grâce à l’automatisation et une meilleure relation client/fournisseur avec une plus grande accessibilité de l’équipe à chaque facture.
Processus
Tout d’abord, nous unifions tous les processus de gestion des factures de l’entreprise dans un système centralisé. Nous les validons tous via des flux de travail et résolvons chaque conflit existant. De plus, les coûts ont diminué grâce à la tarification par facture reçue au lieu d’un prix prédéfini. Et une partie importante et croissante est l’utilisation de la facture électronique.
Résultats
Accroissement de l'accessibilité
visibilité immédiate pour toute l’équipe sur les factures de chaque opération.
Costes variables X fijos
transformation des coûts fixes en coûts variables, car le prix est par facture.
Productivité accrue
grâce à l’accès à toutes les informations du système, la productivité des intervenants augmente.
Contrôle total des processus
et tout le processus est contrôlé étape par étape
Optimisation du temps
moins d’heures consacrées à l’approbation des factures et à la résolution des exceptions.
Meilleure relation Client / Fournisseur
comme tout est sur une seule plateforme, la fluidité est meilleure, ainsi que la relation.
Comptabilisation automatique des factures :
optimisation du nombre d’heures consacrées à la comptabilité.
Provisionnement réel des dépenses
la gestion et la prévision des dépenses ont été grandement optimisées.
Meilleure planification de la trésorerie
avec les informations accessibles dans un même espace, la planification s’améliore.
Résultats tangibles
grâce à la gestion et à l’enregistrement des données et des processus, tout peut être visualisé et mesuré.
« Au cours des quatre dernières années, chez Enagás, nous sommes passés d’un processus à forte composante manuelle pour la gestion des factures fournisseurs à un processus de comptabilisation automatique, avec approbation électronique et rapprochement des commandes intégré à notre ERP. Grâce à la traçabilité des événements et à la mise en œuvre de règles métier, la conformité avec la politique de contrôle interne et d’audit est garantie, ce qui est d’une grande importance pour une entreprise cotée à l’IBEX35. »
-Directeur Financier Enagás
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