Frais de personnel
Contrôle des frais de voyage et de représentation
Réalité actuelle
Les employés perdent beaucoup de temps productif à préparer, approuver et comptabiliser les notes de frais. L'affectation de ces dépenses d'employés par projet ou centre de coûts est toujours un défi. Malgré leur montant global élevé, leur analyse et leurs rapports sont médiocres.
Notre proposition
easyap met à la disposition de ses clients un portail easyapIP pour gérer de manière complète le processus de gestion des voyages et des frais de personnel.
La solution easyap est une solution qui est mise en œuvre rapidement, avec une maintenance minimale, qui couvre la déclaration des dépenses, l'approbation en fonction des politiques de l'entreprise et la comptabilité automatique ultérieure dans le système de gestion de l'entreprise.
Avantages sociaux et dépenses des employés
- Augmentation significative de la productivité, avec des économies de coûts conséquentes
- Amélioration de la capacité d'analyse, permettant de détecter les domaines à améliorer
- Soutien à la mise en œuvre des politiques internes
- Provision réelle des dépenses
- Minimise le risque de non-déductibilité des dépenses
Gestion des notes de frais
Ce sont les étapes que suivent les informations dans le processus de gestion des notes de frais, depuis la saisie des utilisateurs via la page web des notes de frais jusqu'à la notification ultérieure de l'employé.
Qu'est-ce qu'easyap employé?
Une plateforme en ligne pour le traitement des frais de personnel, avec un circuit adaptable à chaque besoin, couvrant le cycle allant de la demande de voyage à sa comptabilisation et son paiement, en passant par les cycles d'audit et d'approbation.
A qui s'adresse-t-elle ?
Pour les entreprises de toute taille qui veulent éviter de faire perdre du temps à leurs employés en justifiant leurs dépenses internes, en améliorant et en optimisant les processus comptables et en assurant la conformité avec les politiques de contrôle des dépenses internes et les règles d'approbation.
Pourquoi l'utiliser ?
- Des économies de plus de 50 %.
- Pas d'investissement initial.
- Coût variable en raison du nombre de feuilles traitées.
Points forts de la gestion des dépenses des employés
Création d'un fichier de sortie/comptabilité.
Il est possible d'éviter les doublons, en profitant des données complétées par l'utilisateur lors de l'enregistrement de la note de frais pour créer un fichier au format importable depuis le système comptable. Diversité des formats et des fichiers disponibles et adaptables.
Contrôle des dépenses.
Enfin, il existe la possibilité de mettre en œuvre un contrôle adéquat des montants dépensés tel que défini dans les règles internes sur la nature des dépenses, les montants, la catégorie professionnelle... et sans dépendre des critères subjectifs de l'examinateur/approuveur.
Accès et enregistrement à partir de n'importe quel appareil
Avec une connexion Internet, en utilisant n'importe quel navigateur. Les images prises à partir d'appareils mobiles (photos de tickets) envoyées par courrier électronique sont utilisées pour créer des fiches, et l'image peut être utilisée comme support dans tous les états du processus.
Processus d'approbation
Les notes de frais seront automatiquement affectées à examen (approuvées/rejetées) sur la base de règles facilement paramétrables, qui permettent plusieurs niveaux d'approbation avec des conditions "et" / "ou".
Flux de travail selon différents états.
Cela permet la participation des domaines d'approbation et de comptabilité. Participation aux états précédents de la zone de traitement des demandes de voyage / réservation. Visibilité totale par le domaine financier.
Chargement des mouvements de cartes de crédit.
Création de fiches pour examen et traitement. Rapprochement complet des dépenses effectuées avec les frais de carte de crédit.
Enregistrement de tous les événements à des fins d'audit.
Inscrivez sur chaque feuille tous les événements réalisés, en indiquant le type d'événement, le nom de la personne qui l'a réalisé, la date et le commentaire. Contrôle des tâches en cours et suivi par date de validité.
Rapports.
Information en ligne à l'utilisateur sur l'état des feuilles réalisées. Rapports de suivi et de mesure des variables critiques du processus. Information au domaine de la comptabilité, de la trésorerie et des finances/contrôle des dépenses.
Quel est le processus de dépense des employés avec easyei ?
easyapIP est un outil web doté d'un module spécifique pour traiter efficacement les dépenses des salariés dans les entreprises. Le graphique suivant décrit les étapes les plus significatives du circuit de traitement.
A. Demande de voyage :
1. L'employé demande une autorisation préalable de voyage ou de déplacement
2.
1. L'employé encourt une dépense
B. L'agence paye le voyage ou le déplacement :
1. Devis vol/hôtel
2. Validation du devis
3. Paiement du devis
Une fois le voyage réservé, il est soit exporté directement dans le système de comptabilité, soit transmis à l'employé pour qu'il complète le reste des frais de voyage
2. Enregistrement de la note de frais :
- Depuis un appareil mobile
- Depuis un ordinateur
- Importation de transactions par carte de crédit
3. Politique des dépenses :
Contrôle et application des politiques de dépenses de l'entreprise en fonction de la catégorie d'employé, de la nature de la dépense, du montant.
4. Approbation/Refus de la note de frais :
Notes attribuées automatiquement aux approbateurs sur la base de règles commerciales, facilement paramétrables
Un ou plusieurs approbateurs et selon une séquence définie
5. Affectation à l'ERP :
Création automatique d'écritures comptables dans l'ERP du client
Mise en correspondance des concepts de dépenses avec les comptes comptables
Autant de niveaux de comptabilité analytique que nécessaire
Rapprochement des cartes de crédit
6. Audit des notes de frais:
Procédures sur la base de critères paramétrables
Détection des fraudes
Récupération de la TVA
Nous soulignons...
- Validations formelles Les transactions sont validées avant d'être soumises au bureau fiscal compétent.
- Flux de gestion des erreurs : traitement des rejets de premier et de deuxième niveau
- Cartographie et adaptation logique du codage en fonction des exigences de l'agence fiscale concernée.
- Retour d'information du système comptable sur la base des réponses reçues (contrôle transactionnel)
- Consultation en ligne des données déclarées à l'Agence fiscale correspondante et consultation vérifiée.
- Possibilité de gérer les modifications et les annulations
