Recepción de Facturas | Portal del Proveedor de Factura Electrónica
Realidad Actual – Recibir Facturas electrónicas
El propio soporte de las facturas en papel introduce sobre-costes importantes inherentes al manejo del documento tanto desde la perspectiva del cliente como de la del proveedor limitando la capacidad de optimización reducción de los ciclos de proceso.
¿Cómo recibir facturas electrónicas? ¿Cómo digitalizar facturas y documentos? ¿Cómo organizar facturas de proveedores?
Nuestra propuesta – Portal de Recepción de Facturas
easyap pone a disposición de sus clientes el portal de recepción de facturas de proveedor easyei en el que en un buzón centralizado recepcionan todas las facturas, independientemente de su formato, factura electrónica, e-factura, pdf, edi, papel ….
La idea es que en un único punto se tiene visibilidad de todas las facturas recibidas, sin importar el formato en que el proveedor las ha enviado. Las facturas papel / pdf pasarán por un proceso de escaneado y ocr, volcando al buzón centralizado ya digitalizadas.
Los proveedores podrán enviar a un punto centralizado las facturas en formatos diversos: pdf, e-factura, edi, facturae…De tal forma, que independientemente del origen y formato, el área de contabilidad de proveedores tendrá en un único lugar las facturas (con imagen y datos) para su tramitación.
La utilización de múltiples canales de interconexion facilitan la conexion al “buzon” centralizado de facturas, email, ftp, redes de valor añadido como Peppol… independiza al cliente de lso diferentes protocolos y formatos de facturación. La carga manual de facturas ya sea via factura Web o desde ficheros estructurados es tambien parte del alcance funcional del portal del proveedor.
À partir de ce point commun, il sera possible de lier, si désiré, à des workflows de traitement en fonction du type de facture : avec ou sans commande, factures en attente d’approbation pour accélérer les tâches de validation, d’approbation, de codification, de résolution d’incidents…
Avantages – Portail fournisseur pour la réception des factures easyei
- Visibilité immédiate des factures, qui ne se perdent plus entre les différents départements
- Transformation des coûts fixes en coûts variables
- Augmentation de la productivité des acteurs du processus, entraînant des économies pour le client et le fournisseur
- Enregistrement électronique de toutes les actions du processus, favorisant le contrôle interne
- Réduction du temps consacré par le client à l’approbation des factures et à la résolution des exceptions.
- Amélioration de la relation Client / Fournisseur
- Comptabilisation automatique des factures
- Provisionnement réel des dépenses
- Facilite la planification de la Trésorerie
Comment easyei fonctionne-t-il pour la réception des factures ?
Processus
easyei est un portail fournisseur web de facturation électronique qui permet d’avoir un point d’entrée unique pour toutes les factures reçues des fournisseurs, quel que soit leur format, et de les transférer au système comptable. On travaille avec des images et des données, il n’y a pas de papier ni de formats électroniques non interprétables.
1. Adresse d'Envoi :
Les factures papier peuvent être collectées par service de navette ou dans une boîte postale centralisée gérée par easyap.
easyap lui attribuera une adresse centralisée MI_Empresa@factura.es ou MY_Company@invoic.es pour ses factures au format pdf, xml, facture-e, EDI… Si le client dispose déjà d’une boîte de réception centralisée, aucun changement n’est requis.
2. Envoi de Factures :
Les fournisseurs envoient leurs factures papier ou au format électronique (pdf, xml, EDI,…) aux adresses attribuées. Possibilité de personnaliser les formats par fournisseur.
S’ils le souhaitent, vos fournisseurs peuvent créer leurs factures directement sur le portail via le Web ou les télécharger via des fichiers structurés au format standard.
Pour les factures papier une fonctionnalité de scan est directement intégrée au portail. Les factures papier / pdf utilisent des procédures OCR intégrées au portail et, une numérisation certifiée et une signature électronique pour générer des factures électroniques avec une validité juridique totale.
3. Réception de Factures :
Les factures sont reçues, quel que soit le format, sur le portail de facturation électronique easyei d’easyap.
4. Signature Électronique :
Les factures sont signées électroniquement pour garantir leur validité juridique.
5. Acceptation de Factures :
Les factures, une fois acceptées, sont téléchargées et/ou envoyées à votre système comptable dans le format convenu.
Workflow :
L’intégration de workflows de rapprochement et d’approbation est également dans le champ d’action d’easyap.
Pour plus d’informations, cliquez ici
6. Archivage Électronique et informations sur les statuts :
Les factures conservées sur le portail easyei seront disponibles pour consultation ultérieure pendant la période convenue.
Le feedback sur les statuts des factures, ainsi que les informations de paiement, fait partie des informations de base à afficher au fournisseur.
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Bénéfice mutuel : fournisseur satisfait et ressources libérées.
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