Si vous êtes entrepreneur, travaillez dans une équipe comptable ou dirigez un département financier et que la réponse à la question qui titre cet article est non, vous avez un problème. En fait, vous savez sûrement ce qu’est FACE si vous avez commercialisé un produit ou un service auprès de l’Administration Publique. La raison est que la facturation électronique en Espagne et en Europe est obligatoire.
De même, dans notre pays, FACE est la plateforme par laquelle toutes ces opérations impliquant des entreprises publiques sont réalisées. Quoi qu’il en soit, ne vous inquiétez pas, car nous vous expliquons en détail dans ces lignes ce que c’est et comment envoyer des factures via FACE pour éviter les erreurs, les problèmes et les malentendus.
Qu’est-ce que FACE et quels sont ses objectifs ?
Avant d’aborder comment soumettre des factures via FACE, revenons à l’essentiel. C’est-à-dire, expliquons ce qu’est ce terme, bien que nous l’ayons déjà mentionné dans l’introduction. C’est l’acronyme de Facturae Agence de Certification Électronique. C’est aussi une plateforme qui a été développée par le Ministère des Finances pour l’émission et la réception de factures électroniques dans le secteur public.
Cet outil offre aux entreprises et aux fournisseurs la possibilité d’envoyer et de recevoir des factures numériques en toute sécurité. De plus, garantit l’authenticité, l’intégrité et la conservation des informations contenues dans ce type de documents pendant la durée exigée par la réglementation. Il offre même des services de certification électronique pour d’autres types de documents tels que les contrats ou les dossiers.
Chez easyap, nous avons déjà abordé par le passé ce qu’est FACE. Cependant, son importance et sa popularité ont augmenté ces dernières années car son utilisation est obligatoire pour toutes les entreprises qui effectuent des transactions avec l’Administration Publique dans notre pays depuis le 15 janvier 2015.
À cette époque, FACE, ou Facturae, comme beaucoup appellent les factures dans FACE, est né avec deux objectifs principaux :
- Améliorer l’efficacité et la productivité au sein du tissu économique, en commençant par les entreprises appartenant à l’Administration Publique.
- Réduire les coûts associés à la gestion des factures papier et également encourager la transition vers une économie numérique dans le pays.
À ce jour, il a déjà été démontré que l’utilisation de FACE offre, en plus de ceux-ci, d’autres avantages supplémentaires. Nous faisons référence, par exemple, au moindre impact environnemental obtenu par les factures électroniques ou au meilleur contrôle et meilleure traçabilité des aspects fiscaux et tributaires dans l’ensemble de l’industrie nationale.
Comment envoyer une facture électronique via FACE ?
Après avoir défini ce que c’est, voyons comment envoyer des factures via FACE. Chez easyap, nous développons des solutions de facturation électronique pour les entreprises espagnoles de divers secteurs, adaptées à la réglementation, depuis plus de deux décennies. Par conséquent, nous connaissons parfaitement le processus d’envoi de tout type de facture sur cette plateforme :
- S’inscrire sur FACE. Si vous n’avez pas encore de compte FACE, vous devrez enregistrer votre entreprise sur la plateforme via son site web. Pour ce faire, vous devez saisir vos informations d’entreprise, ainsi que diverses données telles qu’une adresse e-mail et un numéro de téléphone.
- Préparer la facture. L’opération étant en cours, vous devrez générer la facture électronique. Celle-ci doit être au formatXML, suivant les standards définis par la réglementation de la facturation numérique en Espagne. Cette facture peut être générée via le logiciel de facturation que vous avez installé dans votre entreprise (comme celui que nous développons chez easyap) ou utiliser un service de facturation électronique en ligne qui la générera au bon format.
- Accéder à la plateforme. Après avoir créé la facture, vous devrez accéder à FACE avec votre compte utilisateur et cliquer sur l’option “Envoyer facture” dans la section correspondante.
- Compléter les informations.Une fois à l’intérieur, sur l’écran d’envoi de factures, vous devrez fournir les informations nécessaires pour l’identifier. C’est-à-dire, indiquer un numéro de facture, la date d’émission et son montant total. Vous devrez également spécifier qui est le destinataire, qui peut être une Administration Publique ou une entreprise privée.
- Joindre la facture XML. Enfin, vous devrez joindre le fichier XML de la facture électronique que vous avez générée précédemment. Une fois que vous aurez rempli tous les champs et joint le fichier, vous pourrez envoyer la facture électronique via la plateforme FACE.
En voyant le fonctionnement de FACE, disons qu’il agit comme un portail pour les émetteurs et les fournisseurs. Dans celui-ci toutes les opérations effectuées par l’Administration Publique sont enregistrées et stockées. De cette façon, il existe un espace numérique où consulter toutes les factures électroniques contenant les transactions des entreprises publiques.
Quelles données doivent inclure les factures envoyées via FACE ?
Concernant la facture électronique en elle-même, vous devez être conscient de sa pertinence. Ce sont des documents très importants en raison des informations qu’ils contiennent. Surtout, parce qu’ils serviront de garantie et de justificatif pour toute opération. En fait, la réglementation espagnole stipule quelles données toute facture doit contenir.
Cependant, si vous envoyez vos factures via FACE, vous vous demanderez peut-être quelles informations spécifiques elles doivent inclure. Les factures envoyées via la plateforme FACE doivent respecter les exigences de la réglementation sur la facturation électronique. Celle-ci établit les points suivants :
- Le numéro et la série de la facture. Les séries changent annuellement dans la plupart des cas, bien que ce ne soit pas obligatoire.
- La date d’émission de la facture.
- Les informations sur l’émetteur. C’est-à-dire, le nom, le(s) prénom(s) ou la raison sociale de l’entreprise, le numéro d’identification fiscale, son adresse, etc.
- Ces mêmes données d’identification, mais, dans ce cas, celles du destinataire.
- Une description aussi détaillée que possible des biens ou services qui ont été commercialisés dans le cadre de l’opération. C’est-à-dire, leur prix unitaire et la quantité.
- Le montant total, incluant les taxes correspondantes à la transaction.
- La date de livraison des produits figurant sur la facture ou de la prestation des services, dans le cas où celle-ci est différente de la date d’émission.
- Le numéro d’enregistrement comptable, le cas échéant.
Il est important que les données que vous incluez dans vos factures soient correctes et complètes, ce qui facilitera le processus de validation et de traitement de celles-ci par votre client. Dans le cas contraire, que vous l’envoyiez ou non via FACE, vous devrez établir une facture rectificative ultérieurement.
De plus, n’oubliez pas que la facture doit être accompagnée de votre signature numérique. Il est également recommandé de conserver une copie de cette facture électronique et l’accusé de réception envoyé par la plateforme FACE. Les deux documents serviront de preuve d’émission et de réception de la facture.
Pourquoi est-il bon de compter sur un service comme celui d’Easyap ?
À ce stade de l’article, il est possible que vous vous demandiez quelle relation peut avoir FACE avec un service comme celui d’easyap pour la soumission de factures électroniques. Et nous vous répondons : beaucoup.
Chez easyap, nous aidons toutes sortes d’entreprises dans leur transformation numérique. Pour cela, nous développons des solutions de facturation électronique sur mesure pour chaque marque. Avec un logiciel comme le nôtre, vous pourrez générer vos factures électroniques au format exigé par FACE et les télécharger sur la plateforme commodément et rapidement.
Mais le meilleur d’un service comme celui d’easyap, c’est que nous allons bien au-delà. Avec notre logiciel, vous disposez d’un système dans lequel vous pouvez également enregistrer toutes les opérations que vous effectuez. Que ce soit avec des entreprises privées ou des entreprises de l’Administration Publique, vous pourrez les stocker dans le système cloud que nous avons conçu pour vous.De plus, vous y aurez accès quand vous le souhaitez pendant la durée déterminée par la législation en vigueur.
Cependant, nous voulons aller plus loin. C’est pourquoi, le logiciel easyap est bien plus qu’une solution pour la création et la gestion de factures électroniques. Avec notre solution, vous disposerez également d’un portail fournisseurs, où ils pourront consulter le statut de leurs factures à tout moment. Une véritable amélioration pour votre relation et votre communication.
D’autre part, vous bénéficierez également d’un espace où vous pourrez comptabiliser toutes les frais de vos employés générées au quotidien de votre activité commerciale. Indemnités journalières, voyages, achats supplémentaires… Les employés de votre entreprise pourront ajouter facilement toutes ces informations au logiciel, ce qui sera des plus utiles pour la comptabilité et les analyses financières de votre entreprise.
Même en matière fiscale et tributaire, le logiciel easyap peut être un excellent allié. Il vous permet de communiquer et de déclarer vos impôts à l’autorité compétente. SILICIE, SII, TicketBAI…Et tout cela adapté à votre entreprise, à votre volume de facturation et à la réglementation que vous devez respecter en fonction de votre emplacement et de votre activité. Alors, si vous le souhaitez, nous vous en disons pluset avançons avec vous vers le nouveau monde numérique.
