Portail des fournisseurs

• Elle alourdit considérablement le processus de traitement des factures. On estime que pour 40 000 factures, une ressource d'assistance aux fournisseurs est nécessaire. Le coût de l'assistance aux fournisseurs représente environ 15 % du coût de traitement des factures.
• L'exécution de la tâche est soumise à des pics élevés de périodicité mensuelle (avant/après les jours de paie).
• 96% des appels du service des comptes fournisseurs sont des appels de fournisseurs, 75% sont des demandes d'information et 22% des incidents.
• 98% des appels de prestataires ne sont pas accompagnés d'un support consultable (écrit ou sonore).
• La communication avec les fournisseurs est entravée par l'incohérence des informations fournies par les enseignants. Un an après l'enregistrement, 58% des fournisseurs ont des données incorrectes ou inexistantes.
• Seulement 1 % des entreprises disposent d'un système de gestion des incidents.
• Le processus n'est pas structuré et peut donner lieu à des escalades inutiles.
• Pas de point de contact unique avec le fournisseur, accès distribué du fournisseur à l'entreprise.
• Le service du fournisseur est limité aux heures d'ouverture de l'entreprise et inexistant les "jours fériés locaux".

easyap met à la disposition de ses clients un portail fournisseur basé sur le web, interconnecté avec n'importe quel ERP, qui fournit au fournisseur les informations nécessaires (factures, commandes, paiements, reçus, etc.).

La solution rapide et facile à mettre en œuvre vise à permettre au fournisseur d'autogérer son accès et d'être en mesure de faire ces demandes qui sont habituellement adressées au secteur de la comptabilité fournisseurs, mais aussi à tout autre département de l'entreprise. La solution est basée sur la transformation numérique, l'automatisation et la procéduralisation, mettant en évidence les points suivants :

• Circuit complet : possibilité d'informer le fournisseur de chaque étape du processus.
• L'externalisation permet d'éliminer les charges inutiles dans les domaines des systèmes et des comptes créditeurs.
• Automatisation des processus utilisateurs les plus fréquents, enregistrement, gestion des incidents,...
• Automatisation de la gestion des données de contact dans la base de données des fournisseurs.
• Téléchargement des tâches de l'utilisateur vers le fournisseur.
• Vue unifiée de tous les documents, quelle que soit leur source.
• Système d'information multipiste pour les fournisseurs, complété par un système de gestion des incidents.
• Bidirectionnel.
• 24×7.
• Procédures de formation et de résolution des questions fréquemment posées.

• Économie et affectation des ressources internes à d'autres tâches utiles.
• Réduction significative des appels téléphoniques entrants pour des questions sur les paiements à effectuer et les paiements effectués.
• Documenter et formaliser le processus de service aux fournisseurs.
• Processus indépendant de la connaissance des personnes (indépendant des ressources).
• Les ressources de la comptabilité fournisseurs ne sont pas dépensées/brûlées pour la réponse téléphonique.
• Disponibilité et accessibilité de diverses informations : factures, commandes, promotions, etc.
• Satisfaction du fournisseur... client du processus en lui fournissant des informations utiles de manière agile.
• Satisfaction des employés (feuilles de frais) ... client interne du processus en lui fournissant des informations précieuses de manière non coûteuse.
• Définition très facile des exigences de mise en œuvre avec un temps de démarrage très court.
• Implication réduite ou inexistante de l'informatique/des systèmes.
• Visibilité globale des positions grâce à des systèmes multiples indépendants des fournisseurs.