Portail Fournisseur

• Cela augmente considérablement le coût du processus de traitement des factures. On estime que pour chaque 40 000 factures, une ressource dédiée au service aux fournisseurs est requise. Le coût du service aux fournisseurs représente environ 15 % du coût de traitement d’une facture.
• L’exécution de cette tâche est soumise à des pics élevés de périodicité mensuelle (jours de pré/post-paiement).
• 96 % des appels reçus par le service des comptes fournisseurs proviennent de fournisseurs, 75 % étant des demandes d’informations et 22 % des incidents.
• 98 % des appels des fournisseurs n’ont pas de support consultable (écrit ou audible).
• La communication avec les fournisseurs est rendue difficile par l’incohérence des données de base. Un an après leur enregistrement, 58 % des fournisseurs présentent des données incorrectes ou inexistantes.
• Seulement 1 % des entreprises disposent d’un système de gestion des incidents.
• Il s’agit d’un processus déstructuré et sujet à des escalades inutiles.
• Absence d’un point de contact unique avec le fournisseur, accès distribué du fournisseur à l’entreprise.
• Le service aux fournisseurs est limité aux heures d’ouverture de l’entreprise et inexistant lors des “fêtes locales”.

easyap met à la disposition de ses clients un portail web fournisseurs, avec interconnexion avec n’importe quel ERP qui fournit au fournisseur les informations jugées pertinentes (factures, commandes, paiements, réceptions…).

La solution, rapide et facile à mettre en œuvre, vise à permettre au fournisseur de gérer son propre accès et de réaliser les requêtes qu’il adresse habituellement au service des comptes fournisseurs, mais aussi à tout autre département de l’entreprise. La solution est basée sur la transformation numérique, l’automatisation et la procédurisation, mettant en évidence les points suivants :

• Circuit complet : possibilité d’informer le fournisseur de chacune des phases du processus.
• Externalisé, éliminant les charges inutiles dans les services systèmes et comptes fournisseurs.
• Automatisation des processus utilisateur les plus fréquents : inscription, gestion des incidents, etc.
• Automatisation de la mise à jour des données de contact dans le fichier principal des fournisseurs.
• Délégation de tâches utilisateur au fournisseur.
• Vision unifiée de tous les documents, quelle que soit leur source.
• Multi-canal, système d’information du fournisseur complété par un système de gestion des incidents.
• Bidirectionnel.
• 24×7.
• Procédures de formation et de résolution des « FAQ ».

• Économie et allocation des ressources internes à d’autres tâches à valeur ajoutée.
• Réduction significative des appels téléphoniques entrants pour des requêtes : paiements à effectuer et paiements effectués.
• Processus de service aux fournisseurs formalisé et documenté.
• Processus indépendant des connaissances individuelles (indépendant des ressources humaines).
• Ressources des comptes fournisseurs non gaspillées/épuisées en assistance téléphonique.
• Disponibilité et accessibilité à des informations variées : factures, commandes, promotions…
• Satisfaction du fournisseur, client du processus, en lui fournissant des informations utiles de manière agile.
• Satisfaction de l’employé (notes de frais), client interne du processus, en lui fournissant des informations précieuses à moindre coût.
• Définition très facile des exigences d’implémentation avec un délai de mise en service très court.
• Participation de l’IT/Systèmes réduite ou inexistante.
• Visibilité globale des positions fournisseurs, indépendamment des multiples systèmes.