Portail des fournisseurs

Réalité actuelle sans portail des fournisseurs

Un élément fondamental de tout circuit de traitement des factures est l'attention portée au fournisseur. Les fournisseurs envoient leurs factures et s'inquiètent de savoir si elles ont été reçues, de l'état de leurs factures, de la date à laquelle elles vont être payées, d'éventuels incidents...

Généralement, ces questions/plaintes sont adressées par téléphone au service des comptes fournisseurs sans qu'un portail fournisseur leur donne l'espace nécessaire. Ce service, principalement par téléphone, présente un certain nombre de caractéristiques :

portail-fournisseur
  • Cela rend le processus de traitement des factures nettement plus coûteux. On estime que pour 40 000 factures, une ressource de service fournisseur est nécessaire. Le coût de la prise en charge des fournisseurs représente environ 15 % du coût de traitement de la facture.
  • L'exécution de la tâche est soumise à des pics mensuels élevés (jours de pré/post paye).
  • 96% des appels au service de la comptabilité fournisseurs sont des appels fournisseurs, avec 75% de demandes d'informations et 22% d'incidents.
  • 98% des appels des fournisseurs n'ont pas pris en charge de façon consultable (écrit ou audible).
  • La communication avec les prestataires est rendue difficile par l'incohérence des informations fournies par les enseignants. Après un an d'enregistrement, 58% des prestataires présentent des données incorrectes ou inexistantes.
  • Seul 1% des entreprises disposent d'un système de gestion des incidents.
  • Il s'agit d'un processus non structuré qui fait l'objet d'une escalade inutile.
  • Pas de point de contact unique avec le fournisseur, accès distribué du fournisseur à l'entreprise
  • Le service du fournisseur est limité aux heures d'ouverture de l'entreprise et inexistant les "jours fériés".

Notre proposition - portail des fournisseurs easyap

easyap met à la disposition de ses clients un portail web fournisseur, avec une interconnexion disponible pour tout ERP qui fournit au fournisseur les informations estimées (factures, commandes, paiements, reçus ...).

La solution de mise en œuvre rapide et facile est orientée vers le fournisseur afin qu'il gère lui-même son accès et qu'il puisse effectuer les requêtes qui sont généralement dirigées vers le domaine de la comptabilité fournisseurs mais aussi vers tout autre département de l'entreprise. La solution repose sur la transformation numérique, l'automatisation et les procédures, en mettant l'accent sur les points suivants :

  • Circuit complet : possibilité d'informer le fournisseur de chacune des phases du processus.
  • Externalisé, en éliminant les charges inutiles dans les domaines des systèmes et des comptes créditeurs
  • Automatisation des processus les plus fréquents des utilisateurs, enregistrement, gestion des incidents, ...
  • Automatisation de la maintenance des données de contact dans la base de données des fournisseurs.
  • Téléchargement des tâches de l'utilisateur vers le fournisseur.
  • Vue unifiée de tous les documents, quelle que soit leur source
  • Système d'information des fournisseurs àplusieurs voies, complété par un système de gestion des incidents.
  • Bidirectionnel.
  • 24×7.
  • Procédures de formation et résolution dans "FAQ"

Le portail des fournisseurs vous permet de fournir des informations sur tous les documents, et pas seulement les factures, qui sont gérés d'une manière ou d'une autre avec le fournisseur.

portail fournisseur - easyap

Informations présentées en fonction des besoins des clients et avec des niveaux de sécurité.

Avantages du portail des fournisseurs

  • Économie et affectation des ressources internes à d'autres tâches précieuses.
  • Réduction significative des appels téléphoniques entrants pour les demandes de renseignements : paiements à effectuer et paiements effectués.
  • Le processus d'attention aux fournisseurs est traité et documenté.
  • Processus indépendant de la connaissance des personnes (indépendant des ressources).
  • Ressources provenant des comptes créditeurs non dépensés/utilisés sur le service téléphonique.
  • Disponibilité et accessibilité à diverses informations : factures, commandes, promotions...
  • Satisfaction du fournisseur...client du processus en lui fournissant des informations utiles et de manière agile.
  • Satisfaction des employés (fiches de frais)... client interne du processus fournissant des informations précieuses de manière non coûteuse.
  • Définition très simple des exigences de mise en œuvre avec un temps de mise en place très court.
  • Implication réduite ou nulle des TI/systèmes.
  • Visibilité globale des positions avec fournisseur indépendant des multiples systèmes.

Avantage mutuel : fournisseur satisfait et ressources libérées.