Es una completa realidad: vivimos totalmente inmersos en una sociedad digital. Hoy en día no sabríamos llevar a cabo muchos quehaceres sin un ordenador o un smartphone, social y laboralmente. De hecho, nos comunicamos por redes sociales, compartimos información de todo tipo y realizamos gestiones financieras bancarias digitalmente. Por eso, tanto a ese nivel personal como para acuerdos y operaciones comerciales la seguridad es un tema capital y ahí entra en juego la firma electrónica. ¿Para qué sirve la firma digital? ¿Significa lo mismo firma electrónica y firma digital? ¿Y sirven igual que los certificados digitales?
Diferencias entre firma digital y firma electrónica
Desde el inicio de los tiempos la firma ha sido la validación o autentificación de un documento, con la salvedad de que antes se hacía efectiva a través de un garabato de tinta y ahora, en esta era digital, mediante un cifrado online. No obstante, cuando hablamos de firma digital o firma electrónica, tendemos a confundir ambos términos y utilizarlos como sinónimos, cuando realmente no lo son.
La firma electrónica es un concepto mucho más amplio que el de la firma digital. Engloba a la mayoría de autenticaciones que toda clase de empresas que utilizan medios electrónicos emplean para validar de documentos y contratos. Un ejemplo son las firmas con contraseñas, utilizadas para efectuar operaciones con entidades financieras y bancos.
Por su parte, la firma digital es una clase de firma electrónica que se apoya en algoritmos de cifrado para aplicar operaciones matemáticas. Por esa composición tan compleja, la firma digital se caracteriza por ser muy segura. Asimismo, la firma digital sirve para dos cuestiones principalmente:
- Para proteger el acceso a ciertos documentos y archivos. Por ejemplo, hay empresas que cifran las nóminas o ciertos archivos financieros de relevancia.
- Para que, en el caso de que seas un cargo responsable o director financiero, puedas autentificar o validar documentos y contratos concretos.
A su vez, la firma digital exige que haya un certificado digital, que es la identidad digital de la persona o empresa (física o jurídica). Algo esencial si perteneces o tienes una empresa con controles financieros y procesos internos automatizados y digitalizados.
¿Cómo se obtiene el certificado digital?
La función del certificado digital es identificarse en Internet e intercambiar datos e información con otras empresas, organismos y personas. Mediante el mismo se garantiza que tan solo las partes intervinientes en una comunicación puedan acceder a cierta información. Por lo tanto, es muy útil para relaciones comerciales y laborales entre clientes y proveedores en los que queremos que se mantenga la confidencialidad de datos sensibles.
También es muy común que nos exijan el certificado digital para gestiones con la Administración Pública. Ayuntamientos, gobiernos y toda clase de administraciones abogan cada vez más por la implementación y el desarrollo de sistemas y aplicaciones digitales. Un buen ejemplo es el sistema TicketBAI, un software para el control de aspectos tributarios propulsado por el Gobierno Vasco.
Ahora bien, ¿Cómo se obtiene el certificado digital? Esta clase de firma digital tan útil para dotar de seguridad a ciertas operaciones, sobre todo financieras, lo expiden varias entidades:
- La Fábrica Nacional de Moneda y Timbre, que depende del Gobierno.
- Las Agencias de Tecnología y Certificación Electrónica de ciertas comunidades autonómicas (como la valenciana o la catalana).
- La Dirección General de la Policía.
Así que, si necesitas un certificado digital basta con que lo solicites en la sede electrónica de dichos organismos. A su vez, esta clase de firma digital la podrás obtener descargando un archivo en tu ordenador, smartphone o cualquier otro dispositivo. Otra opción, es que lo importes o exporte directamente utilizando un DNI electrónico.
Características de las firmas digitales
Hablábamos al inicio del texto de que la firma digital es, dentro de las firmas electrónicas, la de mayor seguridad y garantía por su complejo cifrado matemático basado en algoritmos. De hecho, es lo que muchos llaman firma electrónica avanzada, ya que pertenece únicamente al firmante al haberse creado con una serie de datos personales.
Asimismo, la firma electrónica permite que tan solo tengan acceso el emisor y el receptor a un documento firmado o validado, con la seguridad de que son los únicos que interactúan en el proceso. Así se recoge en el artículo 26 del Reglamento 910/2014 de la UE, ya que el tema de las firmas electrónicas está ya regulado a nivel nacional, continental y mundial.
¿Cómo se usa la firma electrónica?
Como mencionábamos anteriormente y de forma mas desarrollada, la firma digital sirve para identificar a un firmante, certificar la validez del documento que firma y garantizar que se compromete con lo firmado digitalmente. Sin embargo, otra duda habitual en este sentido suele ser cómo se usa esta firma electrónica.
Para utilizar la firma digital, antes de nada, debes tener el ya mencionado certificado digital. Si ya lo tienes, podrás firmar tus documentos online con aplicaciones y servicios como el de easyap. Con la solución que te ofrecemos, podrás aprovecharte de dos principales ventajas:
- Olvídate de papeleos, trámites y gestiones burocráticas para, primero, obtener tu firma digital y, después, utilizarla en tus operaciones.
- Un considerable ahorro en tiempo y en material, ya que no tendrás que desplazarte presencialmente ni tener que gastar cartuchos tinta y papel de impresora, por ejemplo.
Gracias a aplicaciones como la nuestra, podrás implementar directamente tu firma electrónica en el programa y emplearla para los documentos que consideres. Contamos con más de 20 años de experiencia implementando sistemas para la gestión administrativa y financiera de empresas de todo tipo de sectores y de todas las partes del mundo. Es la ventaja que tiene ser un equipo ideado en su día tanto por profesionales del mundo tecnológico y del sector de las finanzas. ¿Te animas a conocernos?
