Es una realidad: la facturación electrónica y el SII son obligatorios para las empresas españolas. Su entrada en vigor se espera para las grandes compañías a partir de 2023 y dará de margen hasta el 2025. No obstante, la facturación electrónica y el SII son dos cosas diferentes, aunque vayan de la mano. Ambas son recientes y ambas van a ser muy importantes en el día a día de cualquier negocio del hoy y del mañana. A través de ellas la fiscalidad y la transformación digital se dan la mano. Pero como, a la vez, son temas complejos, queremos explicarte cómo afectará su obligatoriedad a tu negocio y a tu contabilidad y cómo puedes prepararte, si es que todavía no lo estás.
La facturación electrónica y el SII por separado
Desde el pasado 30 de noviembre de 2021 el Consejo de Ministros aprobó el proyecto de ley que establece la obligatoriedad de la facturación electrónica entre empresas y autónomos en España. En cuanto sea publicado en el BOE (Boletín Oficial del Estado) cualquier empresa que facture más de ocho millones de euros anuales estará obligada a tener implementado y trabajar con un sistema de facturación electrónica en un plazo de 12 meses. Para las compañías con menor volumen, PYMES y autónomos el plazo se alargará previsiblemente hasta el año 2025 e irá aplicándose de forma gradual.
Esta medida forma parte de la conocida como Ley Crea y Crece con la que el Gobierno quiere fomentar la digitalización de todo el tejido empresarial. La cuestión es que la facturación electrónica ofrece numerosas ventajas a las empresas que vamos a ir enumerando más adelante. Pero, a la vez, también le aporta unos interesantes beneficios a las administraciones en materia fiscal y financiera. El registro de la información es mucho más ordenado y eficaz.
Por su parte, el SII es el Suministro Inmediato de Información de la AEAT (la Agencia Tributaria), que ya lleva en vigor y siendo obligatorio desde el año 2017. Sirve para que las empresas presenten sus declaraciones de IVA de forma electrónica. Por lo tanto, en ese aspecto de digitalizar los aspectos tributarios es donde encontramos la relación entre la facturación electrónica y el SII.
La obligatoriedad de la facturación electrónica entre empresas que ahora se implanta no va a sustituir al SII. Simplemente establece una nueva forma de comunicación y de gestión entre compañías a ojos de la Administración. Es decir, que las reglamentaciones del SII en España que ya conocíamos no se verán afectadas por esta nueva normativa.
Cabe destacar en este punto que la facturación electrónica ya era obligatoria para cualquier operación con organismos públicos, Por lo tanto, esta nueva medida es el paso definitivo para digitalizar todo el panorama nacional.
¿Qué busca el Gobierno con la ley de la factura electrónica y el SII?
El uso de sistemas de facturación electrónica como los que desarrollamos en easyap permite, entre otras muchas cosas, llevar un mejor y mayor control de la contabilidad de cualquier negocio. Precisamente eso es lo que se ha dado cuenta el Gobierno y que quiere aprovechar, principalmente, con dos claros objetivos:
- Conseguir que las operaciones comerciales B2B y las que se llevan a cabo con las distintas administraciones sean mucho más eficientes.
- Perseguir la morosidad empresarial y luchar contra el fraude del IVA y cualquier otra clase de fraude fiscal.
Con los programas de facturación electrónica todo se tramita y se gestiona de forma mucho más ágil y efectiva. Además, en ellos “se deja huella”, puesto que todas las operaciones quedan registradas. Por lo tanto, en la trazabilidad de las operaciones contables, estamos hablando de un avance muy interesante para los órganos públicos que se ocupan de la gestión tributaria de las empresas de un territorio. Por todo ello, queda claro por qué la facturación electrónica y el SII son obligatorios por ley.
¿Cuáles son los requisitos para facturar electrónicamente?
Visto ya que la facturación electrónica es obligatoria, si tú, como empresario, directivo financiero o contable, aún no habías digitalizado tu negocio, estás tardando en hacerlo. Ya no se trata de una posibilidad que puedas contemplar, sino de una necesidad a nivel de negocio. De lo contrario, en los próximos tres años dejarás de poder operar legalmente.
Quizás sea el miedo al progreso o al cambio, el pensar que es demasiado costoso implementar un sistema de facturación electrónica en tu negocio… Nada más lejos de la realidad. Para comenzar a facturar electrónicamente tan solo necesitas animarte a ello y configurar tu software con una compañía de garantías.
En easyap llevamos más de 20 años implementando nuestro sistema en empresas de diversas partes del mundo y que pertenecen a sectores de lo más distintos entre sí. Automoción, marketing, distribución, moda… Nos adaptamos a cualquier industria y a cualquier tamaño de negocio, puesto que pagarás por factura procesada y no por un precio fijo al mes.
Las facturas que se emiten con una solución como la de easyap contienen la misma información que cualquier factura convencional. O sea, la que se exige según el artículo 6 del Real Decreto 1496/2003, el cual regula la facturación en España:
- Los datos (nombre, razón o denominación social) tanto de la empresa emisora como de la receptora.
- El número de la factura y la serie.
- La fecha de expedición.
- El NIF (Número de identificación Fiscal) de las dos empresas.
- El domicilio fiscal del emisor y el del receptor.
- Las operaciones que se han llevado a cabo, las cuales deben ser descritas de forma aproximada y en base a las que se determina la base imponible del impuesto.
- El precio unitario de cada acción u operación, sin incluir el impuesto.
- El tipo impositivo que se debe aplicar, así como la cuota tributaria.
En definitiva, sin importar el tipo de factura que desees emitir, con un software como el que desarrollamos en easyap podrás utilizar toda clase de documentos en la facturación electrónica de tu negocio: ordinarias, simplificadas, proforma, recapitulativas… Pero todas ellas digitalizadas y cumpliendo con la facturación electrónica y el SII.
Otras ventajas de la factura electrónica para tu contabilidad
El hecho de que la facturación electrónica y el SII sean obligatorios por ley para cualquier empresa a partir de 2025 hace que tengas que adaptarte sí o sí. El escenario va a ser 100% digital y el que quiera estar en él debe acometer ese proceso de transformación digital.
No obstante, desde easyap te invitamos a ver ese salto al futuro como un paso delante de tu negocio y no como una medida que adoptas por fuerza mayor. Los gobiernos y las muchas empresas que ya emiten facturas electrónicas y que utilizan sistemas como el nuestro han podido comprobar las numerosas ventajas que ofrecen.
Los beneficios que destacamos nosotros de cara a tu contabilidad y a tu negocio en general son las siguientes:
- Optimización de tiempo y de recursos de equipo. Con un software como el nuestro todo el workflow de facturas se agiliza y se unifica en el mismo sistema. Con lo cual los tiempos se reducen y se puede invertir equipo, personal y tiempo en otras áreas del negocio.
- Trazabilidad y mayor transparencia. La ventaja más valorada por las administraciones, porque en un sistema se registran todos los movimientos y, al mismo tiempo, te permite tener un mayor control de todo lo relativo a impuestos.
- Mejora de la comunicación. Los proveedores tienen la posibilidad de consultar cuando lo deseen el estado de sus facturas, por lo que hay menos trabas comunicativas y la relación con ellos mejora notablemente.
- Una gestión de archivos y documentos mucho más eficaz y ordenada. Al registrarse todo en el sistema, los archivos quedan ahí guardados y ofrecen un acceso mucho más cómodo, ya sean documentos fiscales, facturas o cualquier otro.
- Ayuda a la sostenibilidad. La reducción en el uso del papel es considerable, por lo que el impacto medioambiental que tiene la factura electrónica en comparación con la factura convencional es notable.
Con toda la información aportada en este artículo lo que queda claro, sobre todo, es que empresas y facturación electrónica se dan la mano de forma definitiva. Y no solo lo hacen por visión de negocio, sino también por obligación legal. Desde easyap te animamos a que tú también lo hagas. ¿Te acompañamos en tu proceso de digitalización?
