L’erreur est le propre de l’être humain. Nous nous trompons tous et commettons des fautes, avec des conséquences plus ou moins importantes, et nous les commettons dans n’importe quel domaine. Sur le plan professionnel également. La technologie aide à réduire ces erreurs. Que dire d’une entreprise technologique comme easyap ! Néanmoins, dans de nombreux processus de travail de toutes sortes, des erreurs se produisent encore et continueront de se produire. La comptabilité et la facturation ne sont pas étrangères à cela. C’est là qu’intervient le terme clé dont nous parlons tout au long de ces lignes: la facture rectificative. Qu’est-ce que c’est ? Quand faut-il l’utiliser ? Comment la réaliser étape par étape ?
Qu’est-ce qu’une facture rectificative ?
La facture rectificative est le document créé et émis pour corriger une facture précédente erronée. Celle-ci peut être incorrecte pour diverses raisons : parce que les données incluses ne sont pas les bonnes, parce qu’il faut effectuer un remboursement pour une opération spécifique, ou parce que l’on souhaite récupérer la TVA d’une facture impayée, par exemple. C’est ainsi que nous définirons directement chez easyap ce qu’est une facture rectificative.
Par conséquent, en parlant des factures rectificatives, nous faisons référence à un terme d’une importance capitale pour toute entreprise. D’une part, elle est très importante sur le plan économique, car si vous devez en gérer une, c’est sûrement parce qu’il y a un décalage en termes de revenus et/ou de dépenses. D’autre part, ce sont des documents fondamentaux pour un contrôle fiscal et comptable. Leur impact lors de la présentation des déclarations est capital.
Jusqu’à récemment, dans le jargon professionnel, les factures rectificatives étaient communément appelées factures d’avoir. Ou même, comme notes de crédit. Mais en Espagne, après un changement de réglementation, ils sont juridiquement considérés comme des termes différents. Plus loin, nous vous expliquerons la différence actuelle entre ces trois concepts.
Il se trouve que depuis 2013, les factures rectificatives sont régies par le Règlement de facturation, inclus dans le Décret Royal 1619/2012 et publié au BOE concernant les obligations de facturation. Plus précisément, l’article 15 de ce dernier aborde tout ce qui concerne leur réglementation, y compris leur nomenclature.
Exigences générales et spécifiques de ces documents
Compte tenu de ce que nous venons de commenter concernant ce qu’est une facture rectificative, vous comprendrez que nous parlons d’un document pleinement valable et nécessaire d’un point de vue légal. En effet, ce type de documents doit respecter des exigences spécifiques pour être validés sur les plans juridique et comptable. Celles-ci sont :
– L’émetteur doit indiquer qu’il s’agit d’une facture rectificative. Autrement dit, il devra décrire le motif de son émission et faire référence à la facture qu’elle corrige.
– L’émetteur est tenu de indiquer précisément la rectification qu’il effectue. Il faut même savoir que les factures rectificatives ont leur propre série de numérotation, qui est différente de celle des autres factures émises.
De plus, la facture rectificative doit inclure toutes les informations fiscales que toute entreprise doit fournir lors de l’émission d’une facture. C’est-à-dire la date d’émission, les informations fiscales de l’émetteur et du récepteur, les taxes, les montants, les produits et quantités…
Dans quels cas faut-il émettre une facture rectificative ?
Cependant, existe-t-il des situations déterminées ou concrètes où l’émission de ce type de documents est obligatoire ? Dans quels cas des factures rectificatives doivent-elles être émises ?
La réponse à la première question est un « oui », car le Règlement de facturation que nous avons cité au début établit plusieurs cas de figure. Pour la deuxième question, voici quelques-uns des cas où il est obligatoire d’émettre une facture rectificative :
– Rectifier une facture qui ne respecte pas les exigences légales.
– Pour corriger toute information ou donnée d’une facture émise.
– Lorsque vous souhaitez effectuer un retour d’une commande.
– Dans les cas où le montant de l’impôt ou la retenue à la source est mal calculé ou appliqué.
– Lorsque vous souhaitez récupérer la TVA que vous avez déclarée lors d’un trimestre précédent pour une facture qui n’a finalement pas été payée.
Concernant le délai ou le moment où vous devez émettre une facture rectificative, vous devez le faire dès que possible. C’est-à-dire, dès que vous constatez que vous êtes dans l’un des cas que nous venons de citer. De plus, sachez que vous pouvez rectifier plusieurs factures en une seule, corrigeant ainsi plusieurs erreurs en une seule fois.
Comment établir une facture rectificative ?
Ayant clairement en tête les exigences générales et spécifiques que doivent respecter ce type de factures et quand vous pouvez et devez les émettre, nous allons expliquer comment établir une facture rectificative. Les aspects à prendre en compte sont les suivants :
– Il est obligatoire d’inclure toutes les données d’identification de la facture que vous corrigez.
– Le contenu général de la facture rectificative doit correspondre au contenu d’une facture ordinaire, lesquels sont définis dans le Règlement de facturation.
– Vous ne devez émettre une facture rectificative que dans les cas que nous avons cités précédemment. Ces cas sont également définis dans le Règlement de facturation.
Dans cette section, nous aimerions également nous attarder brièvement sur quelque chose que nous avons déjà mentionné plus haut. Les factures rectificatives ont leur propre série numérique et ne suivent pas celle des factures ordinaires. De plus, cette numérotation doit également être corrélative.
Différences avec la note de crédit et la facture d’avoir
Quant à leur nom, ce type de factures existe depuis toujours. En fait, c’est un concept intrinsèquement lié à la comptabilité d’entreprise. Cependant, le terme ‘facture rectificative’ est en effet quelque chose de nouveau (établi officiellement en Espagne depuis l’année 2013).
Jusqu’à ce moment-là, dans de nombreuses équipes et départements financiers, on parlait de notes de crédit et des factures d’avoir. Mais, tous ces termes signifient-ils vraiment la même chose ?
La note de crédit
D’une part, la note de crédit est un document légal pour les opérations d’achat-vente où il y a des corrections, des annulations, des erreurs de recouvrement ou de paiement, des remises après l’émission de la facture, des retours de produits…
On pourrait dire que la note de crédit sert de justificatif et sa fonction est la même que celle des factures rectificatives. La différence est qu’en Espagne, on ne les appelle pas “note de crédit” au niveau juridique et dans d’autres pays oui.
La facture d’avoir
D’autre part, la facture d’avoir est un terme assez populaire dans le monde de la finance. Populairement, jusqu’à récemment, il était utilisé comme synonyme de facture rectificative. Cependant, depuis l’année 2013, l’Agence Fiscale catégorise les factures d’avoir comme un cas spécial de facture rectificative. De même, la seule différence entre un avoir et une facture rectificative est que les premiers sont établis avec un signe négatif et les factures rectificatives avec un signe positif.
Peut-on annuler une facture rectificative ?
Et que se passe-t-il si j’émets une facture rectificative et que je commets à nouveau une erreur sur une donnée ou un concept ? Puis-je et dois-je émettre une autre facture rectificative par rapport à la précédente ? C’est une autre question qui nous a parfois été posée chez easyap. La réponse est très simple et fondamentale : oui, vous pouvez annuler cette facture rectificative. Comment ? Simplement en émettant une nouvelle facture rectificative corrigeant l’incorrecte.
La première facture émise pour toute opération sera appelée facture ordinaire. À partir de là, les corrections suivantes émises seront des factures rectificatives, et autant peuvent être envoyées que nécessaire pour éviter les erreurs comptables et les problèmes fiscaux.
Le rôle d’easyap dans vos processus de facturation
Et nous concluons par une question très importante : quel rôle easyap peut-il jouer ici ? Pour commencer, le logiciel de facturation électronique que nous vous proposons vous permet de numériser un processus qui était jusqu’à récemment effectué de manière analogique. Par conséquent, avec une procédure numérique comme celle-ci, vous réduisez déjà les erreurs de facturation, puisque nous éliminons une grande partie de l’intervention humaine
Mais pas seulement, vous disposerez d’un système pour gérer toutes vos factures ordinaires et rectificatives. Avec notre logiciel, vous pourrez :
– Émettre et recevoir des factures de tout type.
– Contrôler le workflow pour l’ approbation des factures.
– Consulter dans un espace cloud unique toutes vos factures et documents comptables.
– Automatiser toute la comptabilité de votre entreprise.
– Déclarer vos impôts en ligne (SII, TicketBAI, SILICIE…).
– Inclure d’autres coûts qui impactent vos livres comptables, comme les frais de personnel.
Il est vrai que sur le marché actuel, vous pouvez trouver d’autres solutions. Cependant, chez easyap, nous avons plus de 20 ans d’expérience dans des pays du monde entier et dans les secteurs les plus variés. De plus, notre solution s’adapte à tout logiciel de comptabilité et ERP. Un autre avantage est que vous payez par facture traitée et non un coût fixe, ce qui fait de nous une option utile et adaptée à toutes sortes d’entreprises. Voulez-vous en savoir plus ?
