Wissen Sie, wie man Rechnungen über FACE versendet?

Wenn Sie Unternehmer sind, in einem Buchhaltungsteam arbeiten oder eine Finanzabteilung leiten und die Antwort auf die Frage, die diesem Artikel seinen Titel gibt, ‘Nein’ lautet, dann haben Sie ein Problem. Tatsächlich wissen Sie wahrscheinlich, was FACE ist, wenn Sie bereits Produkte oder Dienstleistungen an die öffentliche Verwaltung verkauft haben. Der Grund ist, dass die elektronische Rechnungsstellung in Spanien und Europa obligatorisch ist.

In unserem Land ist FACE zudem die Plattform, über die alle Transaktionen mit öffentlichen Unternehmen abgewickelt werden. Machen Sie sich jedoch keine Sorgen, denn in diesen Zeilen erklären wir Ihnen detailliert, was FACE ist und wie Sie Rechnungen über FACE versenden, um Fehler, Probleme und Missverständnisse zu vermeiden.

Was ist FACE und welche Ziele hat es? 

Bevor wir uns mit dem Einreichen von Rechnungen über FACE befassen, gehen wir zum Kern des Themas. Das heißt, lassen Sie uns erklären, was dieser Begriff bedeutet, auch wenn wir ihn bereits in der Einleitung vorgestellt haben. Es ist das Akronym für Facturae Elektronische Zertifizierungsagentur. Dabei handelt es sich um eine Plattform, die vom Finanzministerium für die Ausstellung und den Empfang elektronischer Rechnungen im öffentlichen Sektor entwickelt wurde. 

Dieses Tool bietet Unternehmen und Lieferanten die Möglichkeit, digitale Rechnungen sicher zu senden und zu empfangen. Darüber hinaus gewährleistet es die Authentizität, Integrität und Aufbewahrung der in diesen Dokumenten enthaltenen Informationen für den gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum. Es bietet sogar elektronische Zertifizierungsdienste für andere Dokumentarten wie Verträge oder Akten an. 

Wir bei easyap haben bereits früher über was FACE ist. Seine Bedeutung und Beliebtheit haben jedoch in den letzten Jahren zugenommen, da seine Nutzung seit dem 15. Januar 2015 für alle Unternehmen, die Transaktionen mit der öffentlichen Verwaltung in unserem Land durchführen, obligatorisch ist. 

Damals FACE, oder Facturae, wie viele die Rechnungen in FACE nennen, wurde mit zwei Hauptzielen ins Leben gerufen:  

1. Die Effizienz und Produktivität im Unternehmensbereich steigern, beginnend bei Unternehmen des öffentlichen Sektors.
2. Die mit der Verwaltung von Papierrechnungen verbundenen Kosten senken und auch den Übergang zu einer digitalen Wirtschaft im Land fördern.

Mittlerweile hat sich gezeigt, dass die Nutzung von FACE neben diesen noch weitere Vorteile bietet. Wir sprechen zum Beispiel vom geringeren Umweltauswirkungen, die elektronische Rechnungen erzielt haben, oder der besseren Kontrolle und Nachverfolgbarkeit von steuerlichen Aspekten in der gesamten nationalen Industrie.

Wie sendet man eine elektronische Rechnung über FACE? 

Nachdem wir definiert haben, was es ist, schauen wir uns an, wie man Rechnungen über FACE versendet. Bei easyap entwickeln wir seit über zwei Jahrzehnten elektronische Rechnungslösungen für spanische Unternehmen verschiedener Sektoren, die an die Vorschriften angepasst sind. Daher kennen wir den Prozess zum Senden von jeder Art von Rechnung auf dieser Plattform genau: 

1. Bei FACE registrieren. Wenn Sie noch kein Konto bei FACE haben, müssen Sie Ihr Unternehmen über dessen Webseite registrieren. Dafür müssen Sie Ihre Unternehmensinformationen sowie verschiedene Daten wie eine E-Mail-Adresse und eine Telefonnummer eingeben.
2. Die Rechnung vorbereiten. Sobald der Vorgang läuft, müssen Sie die elektronische Rechnung generieren. Diese muss im XML-Format vorliegen, den in Spanien für die digitale Rechnungsstellung definierten Standards entsprechend. Diese Rechnung können Sie entweder über die in Ihrem Unternehmen installierte Rechnungssoftware (wie die von easyap entwickelte) oder über einen Online-Dienst für elektronische Rechnungen erstellen, der sie im korrekten Format generiert.
3. Auf die Plattform zugreifen. Nachdem Sie die Rechnung erstellt haben, müssen Sie sich mit Ihrem Benutzerkonto bei FACE anmelden und in dem entsprechenden Abschnitt auf die Option “Rechnung senden” klicken.
4. Die Informationen vervollständigen.Sobald Sie drinnen sind, müssen Sie auf dem Bildschirm für den Rechnungsversand die erforderlichen Informationen zur Identifizierung angeben. Das heißt, Sie müssen eine Rechnungsnummer, das Ausstellungsdatum und den Gesamtbetrag angeben. Sie müssen auch angeben, wer der Empfänger ist, was eine öffentliche Verwaltung oder ein privates Unternehmen sein kann.
5. XML-Rechnung anhängen. Schließlich müssen Sie die XML-Datei der elektronischen Rechnung anhängen, die Sie zuvor erstellt haben. Sobald Sie alle Felder ausgefüllt und die Datei angehängt haben, können Sie die elektronische Rechnung über die FACE-Plattform senden.

Betrachtet man die Funktionsweise von FACE, so fungiert es als Portal für Aussteller und Lieferanten. Dort werden alle Vorgänge der öffentlichen Verwaltung registriert und gespeichert. Auf diese Weise gibt es einen digitalen Raum, in dem alle elektronischen Rechnungen eingesehen werden können, die die Transaktionen öffentlicher Unternehmen enthalten. 

Welche Daten müssen in Rechnungen enthalten sein, die über FACE gesendet werden? 

Was die elektronische Rechnung selbst betrifft, sollten Sie sich ihrer Relevanz bewusst sein. Es sind sehr wichtige Dokumente aufgrund der Informationen, die sie enthalten. Vor allem, weil sie als Garantie und Nachweis für jede Transaktion dienen. Tatsächlich enthält die spanische Regulierung welche Daten jede Rechnung enthalten muss. 

Wenn Sie jedoch Ihre Rechnungen über FACE versenden, fragen Sie sich vielleicht, welche spezifischen Informationen sie enthalten müssen. Die über die FACE-Plattform gesendeten Rechnungen müssen die Anforderungen der Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung erfüllen. Diese legt Folgendes fest: 

1. Die Nummer und die Serie der Rechnung. Die Serien ändern sich in den meisten Fällen jährlich, obwohl dies nicht verpflichtend ist. 
2. Das Datum, an dem die Rechnung ausgestellt wird.
3. Die Angaben zum Aussteller. Das heißt, Name, Nachname oder Firmenname, die Steueridentifikationsnummer, die Adresse usw.
4. Die gleichen Identifikationsdaten, aber in diesem Fall die des Empfängers.
5. Eine möglichst detaillierte Beschreibung der Waren oder Dienstleistungen, die in der Transaktion gehandelt wurden. Das heißt, sein Stückpreis und die Menge.
6. Der Gesamtbetrag, inklusive der auf die Transaktion entfallenden Steuern.
7. Das Lieferdatum der in der Rechnung aufgeführten Produkte oder der Erbringung der Dienstleistungen, falls dieses Datum vom Ausstellungsdatum abweicht.
8. Die Buchungsnummer, falls vorhanden.

 Es ist wichtig, dass die Angaben, die Sie in Ihren Rechnungen machen, korrekt und vollständig sind, da dies den Validierungs- und Bearbeitungsprozess durch Ihren Kunden erleichtert. Andernfalls, egal ob Sie sie über FACE senden oder nicht, müssen Sie eine Berichtigungsrechnung später erstellen. 

Vergessen Sie außerdem nicht, dass die Rechnung Ihre digitale Signatur enthalten muss. Es ist auch ratsam, eine Kopie dieser elektronischen Rechnung und die von der FACE-Plattform gesendete Empfangsbestätigung aufzubewahren. Beide Dokumente dienen als Nachweis für die Ausstellung und den Empfang der Rechnung.

Warum ist ein Service wie der von Easyap vorteilhaft? 

An diesem Punkt des Artikels fragen Sie sich vielleicht, welche Beziehung FACE zu einem Service wie dem von easyap haben kann,um elektronische Rechnungen einzureichen. Und wir antworten Ihnen: eine sehr enge. 

Bei easyap unterstützen wir Unternehmen jeder Art bei ihrer digitalen Transformation. Dazu entwickeln wir maßgeschneiderte E-Rechnungslösungen für jede Marke. Mit unserer Software können Sie Ihre elektronischen Rechnungen im von FACE geforderten Format erstellen und auf die Plattform hochladen bequem und schnell. 

Das Beste an einem Service wie dem von easyap ist jedoch, dass wir viel weiter gehen. Mit unserer Software verfügen Sie über ein System, in dem Sie auch alle Ihre Transaktionen erfassen können. Ob mit Privatunternehmen oder Unternehmen der öffentlichen Verwaltung, können Sie diese im Cloud-System speichern, das wir für Sie entwickelt haben.Außerdem haben Sie jederzeit Zugriff darauf, und zwar für den Zeitraum, der gesetzlich vorgeschrieben ist. 

Wir möchten jedoch noch weiter gehen. Aus diesem Grund ist die Software von easyap viel mehr als eine Lösung zur Erstellung und Verwaltung von elektronischen Rechnungen. Mit unserer Lösung verfügen Sie auch über ein Lieferantenportal, in dem Ihre Lieferanten jederzeit den Status ihrer Rechnungen einsehen können. Eine deutliche Verbesserung Ihrer Beziehung und Kommunikation. 

Darüber hinaus steht Ihnen ein Bereich zur Verfügung, in dem Sie alle Mitarbeiterkosten, die im täglichen Geschäftsbetrieb anfallen, erfassen können. Spesen, Reisen, zusätzliche Einkäufe… Die Mitarbeiter Ihres Unternehmens können all diese Informationen bequem in die Software eingeben, was für die Buchhaltung und Finanzanalysen Ihres Unternehmens äußerst nützlich ist. 

Auch in Steuerangelegenheiten kann die easyap Software ein starker Verbündeter sein. Sie ermöglicht es Ihnen, Steuern zu melden und zu erklären, die Ihrer zuständigen Behörde vorzulegen sind. SILICIE, SII, TicketBAI…Und all dies angepasst an Ihr Unternehmen, Ihr Rechnungsvolumen und die Vorschriften, die Sie je nach Standort und Tätigkeit einhalten müssen. Wenn Sie möchten, erzählen wir Ihnen gerne mehrund begleiten Sie in die neue digitale Welt.