Desgraciadamente para muchas personas y para la sociedad en general, en el colegio no nos suelen explicar el complejo mundo de la facturación. Tampoco es algo que los padres nos puedan enseñar desde pequeños, a no ser que se dediquen al mundo financiero. Por eso, todo lo relativo a las finanzas lo aprendemos o bien de motu propio en un negocio o bien porque estudiamos algún grado concreto y enfocado a ello. Así mismo, nos encontramos con que la mayoría de personas no sabe algo tan básico como qué datos de facturación necesita proporcionar una empresa al emitir sus facturas. En estas líneas, precisamente, tratamos de explicarlo detalladamente.
¿Qué datos de facturación debe aportar una empresa?
Pero antes de entrar en sí en lo que son los datos de facturación, es más conveniente explicar qué es una factura. Así mismo, la factura es cualquier documento en el que se recoge todo lo que conforma una operación comercial. Es decir, qué bien o servicio se ha vendido, por cuánto, entre quienes, cuándo… Así, en una factura juegan un papel esencial y necesario los datos de facturación de quienes intervienen en la operación.
Por lo tanto, en cualquier factura encontraremos datos de facturación, tanto de la empresa que emite la misma como de la parte que la recibe. Así que hablamos de que estos datos fiscales son clave para establecer quién vende un producto o servicio y quién lo compra. Información sobre los intervinientes en la operación, al margen del precio, la fecha, la numeración u otros aspectos que también conforman las facturas.
Al elaborarla, la responsabilidad de incluir tanto los datos de facturación del cliente como los del proveedor en la factura es de la empresa que la genera y emite. O sea, la que la va a cobrar. Eso sí, legalmente, sólo está obligada a incluir los siguientes:
- El nombre fiscal con el que está registrada la empresa emisora, así como el de la compañía receptora del bien o servicio.
- El CIF, que es el Código de Identificación Fiscal de cualquier persona física.
- El domicilio fiscal de la compañía, que es el lugar en el que está registrada a nivel mercantil (que no tiene por qué coincidir con la sede física y/o
Además, el emisor de la factura también puede incluir otros datos de facturación. Ya sea sobre su empresa o sobre la que va a recibir la factura. Hablamos del código postal, la población en la que se ubica geográficamente el cliente, su número de teléfono o la dirección de correo electrónico.
También, al margen de los datos fiscales de las compañías, es obligatorio que las facturas contengan los datos de facturación relativos la operación que enumeramos a continuación:
- La serie, que numera las facturas que se han emitido hasta ese momento y que, normalmente, se reinicia anualmente.
- Los conceptos, los cuales deben explicarse de forma detallada.
- La base imponible, que es el valor del servicio o producto.
- Los tipos impositivos (y descuentos, si los hay) que se aplican, como pueden ser por ejemplo el IVA o el porcentaje de retención del IRPF.
- La fecha de emisión.
- El importe total (y real) de la operación.
Aparte, también puedes añadir otros aspectos opcionales, como son la fecha de vencimiento (el límite que hay para abonar la misma), el método de pago (transferencia, ingreso, PayPal, Stripe…) u observaciones que quieras hacer al cliente.
¿Por qué es tan importante incluir esta información?
Desde easyap, expertos en facturación online desde hace más de dos décadas, te hacemos una recomendación: cuantos más datos fiscales del cliente incluyas, mejor. Como se suele decir, la información es poder.
Dan seguridad a nivel jurídico
Al fin y al cabo, las facturas son los documentos que dan fe de una operación comercial. Por lo tanto, cuanta más información contengan, más claro quedará todo. Así mismo, los datos de facturación son tan relevantes por si, en el futuro, el cliente no te paga o te reclama cualquier cuestión en relación a una factura. En una pugna jurídica por impagos o similar, la información de facturación decantará la balanza.
Sirven para la trazabilidad contable y fiscal
A su vez, igual que los datos de facturación sirven para identificar a un cliente (y para identificarlo bien), también ayudan en otros aspectos. Por ejemplo, son útiles para la trazabilidad y la fiscalidad de las operaciones que va llevando a cabo una empresa. Es el motivo por el que las instituciones y los organismos tributarios exigen ciertos datos básicos. Les viene genial para sus controles tributarios y van a hacer más hincapié en ello desde este mismo año.
Utilidad para elaborar informes y analizar datos
Incluso, podemos destacar la importancia de los datos fiscales a la hora de analizar clientes. Es decir, que al incluir esta información en tus registros también estarás introduciendo datos concretos sobre compañías con las que trabajas, su procedencia, el volumen de negocio que suponen y otra clase de información que puede resultar muy relevante.
Fuente de información y para el seguimiento de facturas
Por último, también destacaremos que son muy cómodos para informar y ayudar al cliente o proveedor. A través de las facturas puedes proporcionarle mucha información. Sin ir más lejos, cómo, cuándo y cuánto tiene que abonar. Y si él tiene todos estos datos, sentirá más confianza hacia ti y es más probable que en el futuro podáis volver a colaborar. Además, el proceso de pago será más ágil y cómodo para ambas partes.
¿Qué sucede si la empresa no facilita algún dato de facturación específico?
Pero, si la empresa no te facilita algún dato de facturación concreto, ¿qué hay que hacer? Depende del dato al que nos estemos refiriendo. Aun así, ya te avanzamos que deberás o pedírselo al cliente o buscarlo por ti mismo.
Si se trata de un dato de facturación obligatorio como los que enumeramos anteriormente, tendrás que pedírselo de nuevo. En España, la facturación electrónica es obligatoria con la Administración Pública y lo va a ser en breves entre cualquier tipo de empresa. Por eso, no podrás emitir ni abonar facturas legalmente sin estos datos obligatorios.
En este sentido, debes saber que hay formas de averiguar cierta información y datos fiscales de la gran mayoría de empresas que operan en España. Por ejemplo, para conocer datos fiscales propios, puedes acceder a la web de la Agencia Tributaria y acceder a tu Área Personal. Al mismo tiempo, en Internet existen muchos directorios y webs en los que figuran los datos de facturación de un gran número de empresas.
En el supuesto de que hayas introducido erróneamente los datos y ya esté emitida la factura, tendrás que corregirla y hacer una nueva. Es lo que se conoce como emitir una factura rectificativa, la cual sustituye e invalida la emitida en un principio. Gracias a ella evitarás posibles sanciones que pueda ocasionarte el enviar facturas con datos de facturación erróneos o inexistentes.
El papel de easyap en tus facturas
Como decimos, el emitir facturas incorrectas (voluntaria o involuntariamente) no es cuestión menor. Puedes verte inmerso en problemas fiscales y encontrarte con que tengas que asumir consecuencias tributarias duras. Desde multas de diversa índole o hasta, incluso, el cierre de un negocio.
Afortunadamente, la tecnología también puede ayudarte a evitar problemas de este tipo. De hecho, el software de easyap es un gran ejemplo de ello. Con nuestra solución contarás con un programa que te permite:
- Emitir tus facturas con toda la información que tú desees, tanto la obligatoria como otros datos opcionales.
- Recibir las facturas de tus clientes y registrarlas en el sistema.
- Disponer de un portal del proveedor en el que éstos pueden realizar el seguimiento de en qué punto se encuentran sus facturas.
- Gestionar impuestos que afectan a la contabilidad de tu negocio.
Además, toda la información de tus facturas, los datos de facturación de tus clientes y tus proveedores y la contabilidad y fiscalidad de tu negocio estará cómodamente organizada en un único espacio en la nube. Podrás acceder a ella a través del software, el cual destaca por ser accesible, eficaz y cómodo para ti y para todos los que conforman tu equipo. ¿Quieres saber más?
