La comptabilité automatique : une avancée vers l’avenir

À l’époque, c’était l’abaque. Puis, une autre étape majeure liée au monde de la comptabilité fut l’apparition des calculatrices. Aujourd’hui, en poursuivant cette séquence, nous pourrions parler des programmes et des logiciels nés à la lumière des nouvelles technologies. Ceux-ci (et bien d’autres) ont été des avancées et des découvertes qui, dans leur contexte, ont révolutionné le paysage de l’époque pour les entreprises et les particuliers. 

Aujourd’hui, votre entreprise peut franchir un bond qualitatif immense vers la transformation numérique. Comment ? En automatisant des processus clés comme celui de la comptabilisation automatique des factures. Chez easyap, nous vous expliquons comment et vous fournissons l’outil idéal pour cela : notre logiciel.

Qu’est-ce qu’un système de comptabilisation automatique ?

Nous ne cesserons de le répéter : le temps et l’argent sont les deux ressources les plus importantes de toute entreprise. Pour en tirer le meilleur parti, l’automatisation des processus est essentielle. Vous économisez sur les coûts, le personnel, l’équipement… Mais pour cela, vous devez vous appuyer sur et tirer parti des avantages des nouvelles technologies. Systématiser les processus fondamentaux d’une entreprise, comme celui de la comptabilisation automatique des factures.

Mais alors : en quoi consiste réellement la comptabilisation électronique des factures ? Si nous devions donner une définition technique, nous pourrions dire que c’est le processus par lequel un logiciel de comptabilité utilise la technologie de reconnaissance optique de caractères (OCR, pour son sigle en anglais). Grâce à elle, il est capable de lire les informations clés d’une facture reçue, puis de créer automatiquement une écriture dans le grand livre d’une entreprise.

Si, au contraire, nous optons pour une définition plus humaniste, nous dirions que la comptabilisation automatique des factures est le processus par lequel une entreprise enregistre et gère l’ensemble de son processus de facturation à l’aide d’un programme informatique. De même, ce programme se charge de l’émission, de la réception et de l’archivage des factures et des documents similaires et/ou y afférents.

Le fait est que la comptabilisation des factures a toujours existé, entraînant une consommation importante de ressources pour toute entreprise. Cependant, avec des logiciels comme celui d’easyap, la comptabilisation automatique permet aux entreprises de rationaliser et d’automatiser leurs processus comptables, de réduire les erreurs et d’économiser du temps et des ressources en n’ayant pas à effectuer les écritures comptables manuellement.

Quels sont les avantages pour une entreprise de disposer d’un système de facturation ?

Comme cela s’est produit en son temps pour la comptabilité et pour le monde des chiffres et des mathématiques, il y a des avancées qui révolutionnent tout. Utiliser des systèmes technologiques avancés pour la comptabilité automatique d’une entreprise, c’est faire un bond concurrentiel et fonctionnel énorme. La preuve en est que de nombreuses entreprises en bénéficient aujourd’hui.

Dans notre cas, nous mettons en œuvre depuis plus de 20 ans des solutions numériques pour la comptabilisation automatique des factures de multiples entreprises. C’est pourquoi nous avons constaté que beaucoup d’entre elles ont bénéficié d’avantages tels que ceux que nous détaillons ci-dessous :

Gain de temps

Disposer d’un système de facturation automatisé vous permet de générer un plus grand volume de factures. Et pas seulement cela, vous pourrez le faire de manière beaucoup plus rapide et agile, ce qui fait gagner du temps à l’équipe en charge de la facturation dans votre entreprise.

Réduction des erreurs

Un logiciel de facturation automatisé élimine une grande partie de l’intervention humaine dans le processus. Par conséquent, il est également probable que les erreurs dans le processus de facturation soient réduites. De ce fait, cet avantage vous permettra également de gagner du temps et, à long terme, de l’argent.

Amélioration du suivi et meilleur contrôle des données

Les solutions numériques pour la comptabilisation automatique des factures vous permettent de suivre plus efficacement vos revenus et vos dépenses. Cet avantage est très utile pour la prise de décisions commerciales et d’affaires, car vous disposez d’informations précises, actualisées et détaillées.

Augmentation de l’efficacité. 

Un bon système de facturation peut aider votre entreprise à accroître son efficacité, car il automatise certaines tâches comme l’émission de factures récurrentes, ce qui vous offre, par ailleurs, plus de temps et de ressources disponibles pour d’autres fonctions de l’entreprise.

Conformité réglementaire. 

Les logiciels de comptabilisation automatique vous aideront à garantir que votre organisation respecte les réglementations et les exigences fiscales relatives à la facturation et à la TVA. C’est quelque chose qui devient plus que nécessaire, étant donné que la facture électronique est obligatoire dans de nombreuses régions du monde pour de nombreuses opérations commerciales.

En définitive, disposer d’un système de facturation peut vous aider, vous et votre entreprise, à être plus productifs et efficaces, à réduire les erreurs, à gagner du temps et à respecter les réglementations et les exigences fiscales imposées par les différentes autorités.

Quelles entreprises en Espagne sont tenues de réaliser une facturation électronique ?

Précisément en relation avec le dernier avantage que nous vous avons souligné au point précédent, il est de plus en plus nécessaire de disposer d’un système de comptabilisation automatique. L’UE et les gouvernements de nombreux pays l’exigent déjà comme obligatoire pour les opérations avec eux. En fait, c’est l’une des nouveautés concernant la facturation électronique en Europe qui a le plus d’impact ces derniers temps.

De même, plusieurs pays l’exigent également pour les ventes de produits et services entre entreprises privées. Ou ils le feront prochainement.

En se concentrant sur notre pays, en Espagne, l’obligation de la facturation électronique varie en fonction du type d’entreprise et de l’activité que vous exercez. Ci-dessous, nous détaillons quelles entreprises doivent mettre en œuvre leur facturation numérique :

–   Entreprises commercialisant des produits et services avec les Administrations Publiques. Les organisations qui contractent avec les Administrations Publiques sont tenues d’émettre des factures électroniques depuis le 15 janvier 2015.
–   Les entreprises qui facturent plus de 6 millions d’euros par an sont tenues d’émettre des factures électroniques, également depuis l’année 2015.
–   Les entreprises qui déclarent la TVA mensuellement, lesquelles doivent émettre des factures électroniques depuis le 1er juillet 2021. 

À cet égard, il est important de noter que les lois sur la facturation électronique en Espagne peuvent changer avec le temps et en fonction de la province et/ou de la communauté autonome où vous vous trouvez. Il est donc conseillé de se tenir informé des obligations fiscales de chaque entreprise concernant la facturation numérique.

Comment la comptabilité automatisée aide-t-elle les gouvernements et les autorités ? 

De même, l’obligation d’utiliser des systèmes de comptabilité automatisée et de facturation en ligne n’est pas un caprice des autorités. Les gouvernements ont pris conscience des nombreux avantages offerts par ce type de logiciels. En fait, ils sont les premiers, en tant qu’entreprises publiques, à avoir profité des avantages suivants : 

–   Ils se sont améliorés et sont devenus plus efficaces dans l’utilisation de leurs ressources.
–   La fraude fiscale a été réduite, rendant le tissu économique plus transparent et intègre dans la gestion financière.
–   De nombreux processus d’audit ont été accélérés, car les comptes sont analysés de manière beaucoup plus rapide et efficace grâce à des données accessibles instantanément.
–   Les réglementations et exigences fiscales sont respectées, puisque les données comptables sont disponibles de manière plus précise et en temps réel. 

Par conséquent, nous pouvons affirmer que la comptabilisation automatique aide les gouvernements et les autorités à être plus efficaces, à améliorer la transparence et l’intégrité de la gestion financière, à rationaliser les processus d’audit et à garantir la conformité aux réglementations fiscales.

Quel rôle joue le logiciel de comptabilisation automatique des factures d’easyap ? 

Ce qui s’est également produit, c’est que de nombreuses entreprises technologiques se sont lancées dans la création de logiciels de comptabilité automatique. Cependant, toutes ne sont pas en mesure d’offrir une solution pratique et conforme aux exigences de chaque pays, de chaque entreprise et de chaque réglementation. C’est là que nous intervenons, easyap. 

Composés d’une équipe de spécialistes financiers et technologiques, nous possédons une vaste expérience dans le développement et l’implémentation de solutions comptables sur différents marchés et pays. C’est pourquoi non seulement nous savons comment chaque logiciel doit être conçu et quelles exigences il doit satisfaire, mais nous l’accompagnons également d’autres fonctionnalités. 

En effet, avec easyap, vous bénéficierez d’un système qui va bien au-delà d’un simple logiciel de comptabilité automatisée des factures. Avec notre solution, entre autres : 

–   Vous disposerez d’un portail fournisseurs où ils pourront consulter le statut de leurs factures.
–   Vous disposerez d’un système compatible avec n’importe quel ERP.
–   Vous aurez un espace à partir duquel vous pourrez déclarer et rapporter vos impôts à l’autorité compétente : SII, TicketBAI, SILICIE…
–   Vous pourrez enregistrer toutes et chacune des dépenses de vos employés telles que les voyages, les indemnités journalières, etc. 

Évidemment, tout le processus de facturation est la base du logiciel que nous développerons. C’est-à-dire que vous pourrez émettre et recevoir des factures, ainsi qu’y accéder quand vous ou votre équipe le souhaitez. Et si vous souhaitez en savoir plus ou commencer à définir comment sera le logiciel de comptabilisation automatique pour votre entreprise, il vous suffit de nous contacter.