Tout sur les fausses factures : ce qu’elles sont, comment les détecter et quelles sont les sanctions associées

On dit que, loi faite, fraude faite, et en matière de facturation électronique cette affirmation s’applique telle quelle. Les fausses factures sont une réalité. Il s’agit de celles qui ne respectent pas ce qu’établit la réglementation de chaque région ou pays. Le fait est que ces documents frauduleux sont bien plus courants que nous ne le pensons et savoir les détecter est fondamental pour éviter les problèmes et les sanctions. C’est pourquoi, dans cet article, nous abordons le sujet délicat de la fausse facturation.

Que sont les fausses factures ?

 Par définition, nous entendons par fausses factures comme les documents comptables émis dans l’intention de tromper les autorités fiscales et d’obtenir des avantages illicites. Elles peuvent être générées pour simuler des impôts qui n’ont jamais eu lieu ou pour gonfler la valeur d’une transaction réelle.

 Ainsi, les fausses factures permettent à l’entreprise qui les émet de déduire quelque chose qui n’a jamais été payé ou de percevoir des remboursements indus. Quant à leurs utilisations, elles sont généralement utilisées aux fins suivantes : 

• Évasion fiscale
• Blanchiment de capitaux
• Financement d’activités illégales
• Commettre une fraude envers les autorités fiscales compétentes 

Comme vous le comprendrez, les fausses factures constituent un délit grave, quelle que soit la résidence fiscale et le lieu d’opération de l’entreprise qui les émet. Bien que la législation varie d’une région à l’autre, les entreprises qui émettent de fausses factures peuvent faire face à des sanctions civiles et pénales, comme vous le verrez plus loin.

Comment les détecter au premier coup d’œil ? Principales différences avec une légitime 

Par conséquent, si vous avez des soupçons d’émission de fausses factures, que ce soit au sein de votre entreprise ou par un fournisseur ou un client, vous devez le signaler. C’est le seul moyen pour les autorités fiscales de prendre les mesures nécessaires pour prévenir la fraude fiscale. Or, comment les détecter ? 

Identifier une fausse facture n’est pas simple. Du moins, pas certaines d’entre elles. Il est vrai que il existe différents types de factures pour lesquelles il est stipulé quelles informations elles doivent inclure. Néanmoins, il existe de véritables spécialistes dans la génération de fausses factures. Malgré tout, il y a des indicateurs qui aident à les détecter, tels que : 

• Les coordonnées. Les fausses factures contiennent souvent des informations de contact incomplètes ou incorrectes. Vérifiez si le numéro de téléphone ou l’adresse e-mail sont réels.
• Les informations de l’entreprise. Vérifiez si l’entreprise qui émet la facture est légitime en recherchant son existence, si elle a un site web, s’il y a des informations publiques à son sujet…
• Les numéros d’identification fiscale. Vérifiez si les numéros d’identification fiscale de l’émetteur et du destinataire sont corrects et valides dans les registres publics de l’autorité fiscale compétente.
• Les détails de la transaction. Assurez-vous que les détails de la transaction sur la facture sont précis et cohérents, ainsi que les prix et les quantités. 

En tout état de cause, le Gouvernement rend publiques les exigences que les factures, électroniques ou conventionnelles, doivent respecter.

Que se passe-t-il si je reçois une fausse facture ? 

Si l’une des questions mentionnées dans la section précédente ne vous semble pas correcte, il est possible que vous soyez en présence d’une fausse facture. Dans ce cas, vous devez agir comme suit : 

1. Vérifiez l’authenticité de la facture. Afin de dissiper les doutes et les soupçons quant à la fausseté d’une facture, vous devez d’abord vérifier son authenticité par vous-même. Pour ce faire, vous pouvez contacter l’émetteur et confirmer les détails de l’opération comme nous l’avons indiqué.
2. Documentez la situation. Si, en effet, cette facture est fausse, vous devez documenter tout ce qui s’y rapporte. Autrement dit, vous devez enregistrer la date de réception, la raison sociale et les coordonnées de l’émetteur, les montants qu’elle contient et toute autre donnée pouvant être utile à l’enquête.
3. Informez les autorités fiscales. Une fois que vous avez confirmé qu’elle est fausse, informez les autorités fiscales. Ce sont elles qui enquêteront sur l’affaire et prendront les mesures nécessaires pour prévenir ou sanctionner la fraude. De plus, vous éviterez les problèmes fiscaux et administratifs en ayant signalé l’incident.
4. Prenez des mesures légales. Si la fausse facture a un impact sur votre comptabilité ou votre fiscalité, prenez les mesures légales que vous jugez appropriées pour réclamer des compensations ou pour équilibrer votre facturation.

En définitive, face à une fausse facture, il est important d’adopter des mesures immédiates. C’est le meilleur moyen de protéger votre entreprise et d’éviter toute conséquence négative.

Comment l’administration fiscale vérifie-t-elle les factures ? 

Mais, de toute façon, bien que nous ayons parlé jusqu’à présent de la façon dont vous pouvez la détecter, les autorités fiscales sont également chargées de poursuivre et de combattre la fausse facturation. Nous parlons de l’AEAT (Agence des Impôts), des conseils provinciaux et d’autres organismes fiscaux. 

Ces institutions disposent de leurs propres procédures pour étudier les factures de milliers d’entreprises. De même et à titre d’exemple, l’administration fiscale en Espagne vérifie les processus de facturation à l’aide des outils suivants: 

• Vérification des informations dans les déclarations de revenus. L’administration fiscale vérifie les informations contenues dans les déclarations de revenus déposées pour s’assurer que les factures correspondent aux transactions réelles.
• Analyse des informations financières. L’Agence des Impôts utilise des techniques d’analyse financière pour identifier les schémas et comportements suspects qui indiquent l’existence de factures ou d’activités frauduleuses.
• Audits. L’administration fiscale réalise des audits en ligne et/ou en présentiel auprès des entreprises pour vérifier la véracité de leurs factures.
• Échange d’informations avec des organismes d’autres pays.Cet organisme peut également échanger des informations avec les agences fiscales d’autres pays pour identifier les transactions illégales. 

Ce sont tous des mécanismes légaux et légitimes qui aident aussi bien l’administration fiscale nationale que les autorités fiscales régionales à détecter les documents frauduleux.

Sanctions pour l’émission de fausses factures 

De même, pour pénaliser la falsification de factures, la législation de chaque pays établit ses propres sanctions. En général, la facturation frauduleuse est considérée comme un délit grave et peut entraîner des sanctions civiles et pénales, et notamment des amendes financières, des peines de prison, la confiscation des biens et la perte de la licence commerciale. 

En Espagne, par exemple, l’émission de fausses factures est considérée comme un délit fiscal et est incriminée par le Code pénal. Les sanctions peuvent varier selon la gravité du délit. Néanmoins, il y a des amendes allant jusqu’à 150% du montant fraudé, des peines de prison pouvant aller jusqu’à 6 ans et l’impossibilité de bénéficier d’aides publiques ou d’avantages fiscaux pendant une période déterminée. 

Outre les sanctions pénales et administratives, l’émission de fausses factures peut également avoir des conséquences négatives pour la réputation de l’entreprise. Surtout, cela nuira à l’image d’intégrité et d’honnêteté de l’entreprise aux yeux des clients, des fournisseurs et des autorités fiscales elles-mêmes.

Comment valider une facture ? 

De même, valider une facture est un autre mécanisme utile pour éviter les problèmes de facturation erronée ou frauduleuse. Pour ce faire, vous devez vérifier que la facture respecte toutes les exigences légales et fiscales en examinant les éléments suivants :

• L’identification de l’émetteur et du récepteur, et notamment leurs noms et numéros d’identification fiscale.
• Les détails de la transaction, comme la date d’émission, le numéro de facture, la description des biens ou services, la quantité et le prix.
• Les taxes applicables, tels que le taux d’imposition et le montant de la taxe correspondante.
• Le format, qui doit être celui établi par les autorités fiscales.
• La signature de l’émetteur et/ou du récepteur, selon le cas.

Une fois ces aspects vérifiés sur n’importe laquelle de vos factures, vous pourrez la considérer comme valide et procéder à sa gestion et à son archivage. De plus, c’est quelque chose que vous pourrez faire facilement avec un logiciel de comptabilité automatique comme celui d’easyap.

Pourquoi les factures électroniques sont-elles plus sécurisées que les factures papier ?

Par ailleurs, dans la lutte contre la fausse facturation, un nouveau facteur contribue à la combattre. Nous parlons du monde numérique et des technologies qu’il nous offre. Le logiciel easyap est le meilleur exemple, puisqu’avec lui, vous pouvez générer vos factures électroniques en respectant toutes les exigences légales.

En fait, les factures électroniques sont plus sécurisées que les factures papier. C’est pourquoi, dans de nombreux pays, elles ont déjà été instaurées comme obligatoires, notamment en Espagne. De même, elles possèdent plusieurs caractéristiques qui les rendent plus fiables, comme, par exemple :

• Authenticité. Les systèmes de facturation électronique comme le nôtre disposent de mécanismes d’authenticité qui garantissent que la facture n’a pas été altérée et provient d’un émetteur légitime.
• Intégrité. Les factures en ligne ne peuvent pas être modifiées sans laisser de traces.
• Confidentialité. Ce type de factures peut être crypté pour protéger les informations confidentielles concernant les clients et les fournisseurs.
• Enregistrement. Les factures électroniques sont enregistrées et stockées dans des systèmes sécurisés, offrant un accès facile à l’information et une plus grande transparence.
• Réduction des erreurs. Les factures électroniques réduisent la possibilité d’erreurs humaines, car les informations sont traitées automatiquement.

En définitive, les factures électroniques sont plus sûres que les factures papier parce que elles disposent de mécanismes de sécurité plus sophistiqués. De plus, la numérisation des transactions vous offre une plus grande efficacité en matière de facturation. 

Tout cela, nous vous l’apportons avec un logiciel garanti comme celui d’easyap. Mais les avantages et les fonctionnalités vont bien au-delà: communication des impôts, espace pour les dépenses des employés, portail fournisseurs… Si vous souhaitez en savoir plus, il vous suffit de nous contacter.

Foire Aux Questions

Comment savoir si une facture est fausse en Espagne ?

Malheureusement, il n’existe pas de formule magique pour vérifier la fausseté en Espagne, bien que cela ne signifie pas que ce soit impossible. Il faut effectuer des vérifications à la recherche de l’erreur qui trahit la fausseté, comme le manque de données, des erreurs de numérotation, des montants exagérés ou l’absence de documents justificatifs.