Si eres empresario, trabajas en un equipo contable o diriges algún departamento financiero y la respuesta a la pregunta con la que titulamos este artículo es no, tienes un problema. De hecho, seguro que sabes qué es FACE a nada que hayas comercializado algún producto o servicio con la Administración Pública. La razón es que la facturación electrónica en España y en Europa es obligatoria.
Así mismo, en nuestro país, FACE es la plataforma a través de la que se realizan todas estas operaciones en las que intervienen empresas públicas. De todas formas, no te preocupes, ya que en estas líneas te explicamos en detalle qué es y cómo enviar facturas por FACE para evitar errores, problemas y malentendidos.
¿Qué es FACE y qué objetivos tiene?
Antes de entrar en cómo presentar facturas por FACE, vayamos a la raíz del tema. Es decir, expliquemos qué es este término, aunque ya lo hemos avanzado en la entradilla. Es el acrónimo de Facturae Agencia de Certificación Electrónica. A su vez, se trata de una plataforma que ha sido desarrollada por el Ministerio de Hacienda para la emisión y recepción de facturas electrónicas en el sector público.
Esta herramienta ofrece a empresas y proveedores la posibilidad de enviar y recibir facturas digitales de forma segura. Además, garantiza la autenticidad, la integridad y conservación de la información que contienen este tipo de documentos durante el tiempo que exige la normativa. Incluso, ofrece servicios de certificación electrónica para otro tipo de documentos como contratos o expedientes.
En easyap ya hablamos en su momento de lo que es FACE. Sin embargo, su importancia y popularidad ha crecido en los últimos años porque su uso es obligatorio para todas las compañías que realizan transacciones con la Administración Pública en nuestro país desde el 15 de enero de 2015.
Por aquel entonces FACE, o Facturae, como muchos llaman a las facturas en FACE, nació con dos objetivos principales:
- Mejorar la eficiencia y la productividad en el tejido empresarial, empezando por las compañías pertenecientes a la Administración Pública.
- Reducir los costes asociados a la gestión de facturas en papel y también fomentar la transición hacia una economía digital en el país.
A día de hoy, ya ha quedado demostrado que el uso de FACE ofrece, además de estos, otra clase de beneficios adicionales. Nos referimos, por ejemplo, al menor impacto medioambiental que han conseguido las facturas electrónicas o al mejor control y trazabilidad de aspectos fiscales y tributarios en toda la industria nacional.
¿Cómo enviar una factura electrónica por FACE?
Una vez hemos definido qué es, veamos cómo enviar facturas por FACE. En easyap llevamos más de dos décadas desarrollando soluciones de facturación electrónica para empresas españolas de diversos sectores y adaptadas a la normativa. Por lo tanto, conocemos perfectamente cómo es el proceso para enviar cualquier tipo de factura en esta plataforma:
- Registrarte en FACE. Si aún no tienes una cuenta en FACE, deberás registrar a tu empresa en la plataforma a través de su página web. Para ello debes introducir tu información empresarial, además de varios datos como una dirección de correo electrónico y un número de teléfono.
- Preparar la factura. Con la operación en marcha, tendrás que generar la factura electrónica. Esta debe estar en formato XML, siguiendo los estándares definidos por la normativa de facturación digital en España. Dicha factura puedes generarla a través del propio software de facturación que tengas instalado en tu compañía (como el que desarrollamos en easyap) o utilizar un servicio de facturación electrónica online que la genere en el formato correcto.
- Acceder a la plataforma. Tras crear la factura, tendrás que acceder a FACE con tu cuenta de usuario y hacer clic en la opción “Enviar factura” en la sección que corresponda.
- Completar la información. Una vez dentro, en la pantalla de envío de facturas tendrás que proporcionar la información necesaria para identificarla. Es decir, facilitar un número de factura, la fecha de emisión y el importe total de la misma. También deberás indicar quién es el receptor, que puede ser una Administración Pública o una empresa privada.
- Adjuntar la factura XML. Por último, tendrás que adjuntar el archivo XML de la factura electrónica que hayas generado previamente. Una vez hayas completado todos los campos y hayas adjuntado el archivo, podrás enviarla factura electrónica a través de la plataforma FACE.
Viendo el funcionamiento de FACE, digamos que actúa como un portal de emisores y proveedores. En él se registran y almacenan todas las operaciones que lleva a cabo la Administración Pública. De esa forma, hay un espacio digital en el que consultar todas las facturas electrónicas en las que figuran las transacciones de las empresas públicas.
¿Qué datos deben incluir las facturas enviadas a través de FACE?
En cuanto a la factura electrónica en sí, debes ser consciente de su relevancia. Son documentos muy importantes por la información que contienen. Sobre todo, porque harán de garantía y justificante de toda operación. De hecho, la regulación española recoge qué datos debe contener cualquier factura.
Ahora bien, en el caso de que vayas a enviar tus facturas a través de FACE, quizás te preguntes qué información concreta deben incluir. Las facturas enviadas a través de la plataforma FACE tienen que cumplir con los requisitos de la normativa sobre facturación electrónica. Ésta establece los siguientes:
- El número y la serie de la factura. Las series cambian anualmente en la mayoría de los casos, aunque no es algo obligatorio.
- La fecha en la que se emite la factura.
- La información sobre el emisor. Es decir, el nombre, apellidos o razón social de la empresa, el número de identificación fiscal, su dirección, etcétera.
- Esos mismos datos de identificación, pero, en este caso, del destinatario.
- Una descripción lo más detallada posible sobre los bienes o servicios que se han comercializado en la operación. Es decir, su precio unitario y la cantidad.
- El importe total, incluyendo en él los impuestos correspondientes a la transacción.
- La fecha de entrega de los productos recogidos en la factura o de la prestación de los servicios, en el supuesto de que ésta sea diferente a la fecha de emisión.
- El número de registro contable, si lo hubiera.
Es importante que los datos que incluyas en tus facturas sean correctos y estén completos, lo cual facilitará el proceso de validación y tramitación de la misma por parte de tu cliente. De lo contrario, la envíes o no por FACE, tendrás que hacer una factura rectificativa más adelante.
Además, no olvides que la factura debe ir con tu firma digital. A su vez, también es recomendable que conserves una copia de esa factura electrónica y el acuse de recibo enviado por la plataforma FACE. Ambos documentos servirán como prueba de la emisión y recepción de la factura.
¿Por qué es bueno contar con un servicio como el de Easyap?
En este punto del artículo, es posible que te preguntes qué relación puede tener FACE con un servicio como el de easyap para presentar facturas electrónicas. Y nosotros te respondemos: mucha.
En easyap ayudamos a todo tipo de compañías en su transformación digital. Para ello, desarrollamos soluciones de facturación electrónica a medida para cada marca. Con un software como el nuestro podrás generar tus facturas electrónicas en el formato que exige FACE y subirlas a la plataforma cómoda y rápidamente.
Pero lo mejor de un servicio como el de easyap es que vamos mucho más allá. Con nuestro software dispones de un sistema en el que también puedes registrar todas y cada una de las operaciones que realices. Ya sea con compañías privadas o con empresas de la Administración Pública, podrás almacenarlas en el sistema en la nube que diseñamos para ti. Además, tendrás acceso a ellas cuando tú lo desees durante el tiempo que determina la legislación vigente.
No obstante, queremos ir más allá. Por ese motivo, el software de easyap es mucho más que una solución para la creación y gestión de facturas electrónicas. Con nuestra solución también dispondrás de un portal de proveedores, quienes podrán consultar el estado de sus facturas en cualquier momento. Toda una mejora para vuestra relación y comunicación.
Por otra parte, también disfrutarás de un espacio en el que contabilizar todos los gastos de empleados que se generen en el día a día de tu actividad comercial. Dietas, viajes, compras adicionales… Los trabajadores de tu compañía podrán añadir cómodamente toda esta información al software, lo cual será de lo más útil para la contabilidad y los análisis financieros de tu negocio.
Incluso, en materia fiscal y tributaria, el software de easyap puede ser un gran aliado. Te permite comunicar y presentar los impuestos a la autoridad que te corresponda. SILICIE, SII, TicketBAI… Y todo ello adaptado a tu negocio, a tu volumen de facturación y a la normativa que tengas que cumplir en función de tu ubicación y de tu actividad. Así que si quieres, te contamos mucho más y avanzamos contigo al nuevo mundo digital.
