Mettre en œuvre un projet de facture électronique n'est pas difficile, mais atteindre un degré de mise en œuvre supérieur à 90 % exige une approche différente.
Une mauvaise approche nous fera passer du rêve au cauchemar, pendant le processus de facturation électronique, pour finir par nous décourager de l'effort de dévouement. Les longues périodes de mise en œuvre, les développements coûteux et les faibles taux d'acceptation des clients et des fournisseurs sont monnaie courante dans ce type de projet.
Processus de facturation électronique
Nous essaierons de répondre aux principales questions à prendre en compte pour mener à bien un projet.
- Approche technologique ou comptable ?
- Quelle doit être la portée du projet ?
- Combien de temps doit durer un projet de mise en œuvre ?
- Quel devrait être le modèle de coût et qui devrait l'assumer ?
Nous illustrerons chacune des questions par une sélection de mesures, dont certaines sont à première vue démoralisantes, résultant de l'analyse comparative des services financiers dans les domaines de la comptabilité et de la facturation.
Processus de facturation électronique : approche technologique ou comptable ?
- - 96% des processus de facturation électronique sont parrainés par le domaine des systèmes.
- - Dans 8 % des projets de facturation électronique, le domaine de la comptabilité est le précurseur du processus.
Personne ne doute une seconde de la responsabilité de la direction d'un processus de facturation, mais si l'on parle d'un processus de facturation électronique, les choses changent.
Il est très courant que les départements systèmes promeuvent ce type de solution, soit en raison de sa nouveauté, soit en raison de la composante technologique et de communication qui entoure les processus de facturation électronique .
Le point de vue et l'approche d'un département technologique et d'un département comptable sont complètement différents. Alors que dans le premier cas, l'accent est mis sur la facture qui arrive ou qui est reçue, dans le second, il s'agit de la facture qui est payée ou enregistrée dans le système comptable, et cette nuance fait une grande différence.
Dans le cadre de la mise en œuvre d'un processus de facturation électronique pour mes fournisseurs, il est essentiel de considérer comment cela affectera leur processus de comptabilité et de facturation pour atteindre un degré élevé de mise en œuvre. Toute solution qui implique un changement de processus, un coût plus élevé ou une rétractation manuelle impliquera un degré d'acceptation moindre.
De même, la prise en compte de la manière dont mon protocole de facturation électronique affecte le processus comptable de mes clients est la différence entre l'acceptation ou le rejet du protocole.
Processus de facturation électronique : combien de temps devrait durer la mise en œuvre ?
- 90 % des projets de mise en œuvre de la facturation électronique durent plus de 12 mois.
- Après deux ans, 60 % des projets couvrent moins de 35 % des factures.
Avec un potentiel d'économies très élevé et dans un environnement de changement réglementaire continu, le temps de mise en œuvre est critique. En plus de retarder les économies potentielles, un long processus de mise en œuvre peut même entraîner l'obsolescence du projet lui-même.
2 semaines, et entre 8 et 10 pour un processus très complexe, est plus que suffisant pour mettre en œuvre un processus de facturation électronique,
Processus de facturation électronique : quelle devrait être la portée du projet ?
- 75 % des projets de factures électroniques ne couvrent que l'envoi de la facture et soutiennent un format unique.
- 92% des factures électroniques envoyées nécessitent une sorte de travail manuel de la part du client qui les reçoit.
Dans un premier temps, nous devrions décider de ce que nous devons entreprendre en premier lieu, à savoir mettre en œuvre des protocoles de facturation électronique avec mes fournisseurs ou les délivrer à mes clients.
Indépendamment des paramètres de coût que nous verrons plus tard, la charge opérationnelle du processus de facturation des fournisseurs est beaucoup plus élevée que celle de l'émission des factures aux clients. Alors que la productivité moyenne d'un comptable du PA est de 10 000 factures de fournisseurs par an, un commis à la facturation du PA a la capacité de traiter 65 000 factures par an.
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Facturation électronique dans le cycle du fournisseur.
L'automatisation de la réception des factures via la facturation électronique apporte de nombreux avantages, principalement dans le domaine de la réduction du temps de traitement. Alors que le cycle moyen pour recevoir une facture papier est de 12 jours, le cycle pour recevoir une facture électronique est de 0,5.
Cependant, les tâches liées au processus d'accueil et à la gestion du papier n'occupent que 30 % du temps, qu'en est-il des 70 % restants ?
Les 70 % restants sont consacrés aux tâches de codage comptable, à la mise en file d'attente des factures et, dans une plus large mesure, à la résolution des incidents. Dans la mesure où l'automatisation de ces phases est approfondie, le processus final sera plus efficace, plus rapide, sans erreur et moins coûteux.
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Facturation électronique dans le cycle du client.
Il est rare que nous nous arrêtions pour penser que nos clients éprouvent les mêmes problèmes avec nos factures de fournisseurs qu'avec les nôtres.
Tenir compte de l'impact de ma facture sur le processus comptable de mon client, des informations dont il a besoin, du format le plus adapté à ses besoins, bref de la manière dont je peux l'aider dans son processus comptable est un gage de réussite.
Processus de facturation électronique : coût, quel devrait être le modèle de coût et qui devrait l'assumer ?
- - Le coût d'émission d'une facture papier est de 1,95 euros, le coût d'émission d'une facture électronique est de 0,5 euros.
- - Le coût du traitement d'une facture papier entrante est de 7 $, le coût du traitement d'une facture électronique entrante est de 3,5 $.
Comme il n'y a pas beaucoup de processus commerciaux où les économies potentielles sont si élevées, pourquoi 77 % des projets de facturation électronique produisent-ils des économies inférieures à 10 % ? .... La réponse se trouve dans le modèle de coût et le degré de mise en œuvre.
Il est courant, dans le cycle des factures entrantes, d'essayer d'imposer un protocole de facturation, un format ou même, dans certains secteurs, de répercuter sur vos fournisseurs une partie des coûts de traitement de vos factures.
Ce type d'approche n'est adopté, et pas volontairement, que par certains fournisseurs, ceux dont la taille ou le degré de dépendance signifie qu'ils ne sont pas autorisés à la reproduire.
Ne pas proposer de protocoles qui favorisent le processus du fournisseur ou qui apportent une valeur ajoutée, de la transparence et de l'information entraînera des degrés de mise en œuvre plus faibles et donc des économies potentielles moindres.
Un modèle gratuit pour le prestataire offrant des avantages supplémentaires à son processus actuel permettra de réaliser de plus grandes économies en moins de temps.
Mais quel devrait être le modèle de coût pour l'entreprise qui met en œuvre le service ?
L'externalisation du service apporte de grands avantages dans les deux variables qui affectent le succès du projet :
- Réduction du temps de mise en œuvre et adaptation aux changements réglementaires dans le cadre du service reçu
- Modèle à coûts variables contre modèle à coûts fixes : le modèle de paiement à la facture et l'absence de frais de mise en place permettent de réaliser des économies plus importantes.
