Easyap dispose d'une plateforme en ligne pour le traitement des frais de personnel, avec un circuit adaptable à chaque besoin, couvrant le cycle allant de la demande de voyage à sa comptabilisation et son paiement, en passant par les cycles d'audit et d'approbation.
Gestion des dépenses de personnel
Voici Javier, en tant que comptable de son entreprise, il gère les dépenses de ses employés, comme le stationnement, les repas, les déplacements, les taxis... Ils paient parfois avec une carte d'entreprise et parfois ils avancent l'argent. Les employés doivent remplir manuellement la feuille de frais, une tâche lourde pour laquelle ils ne trouvent jamais de place. Lorsqu'ils ont enfin tout, ils le passent à leur responsable, qui l'examine pour approbation et envoie la feuille à Javier, qui passe de nombreuses heures à la relire pour la faire correspondre aux billets, rapprocher les dépenses sur la carte et attribuer les voyages d'agence aux bons employés pour enfin tout comptabiliser et rendre aux employés ce qu'ils ont avancé. Mais cela va changer.
Automatisation de l'envoi, de la réception et de la comptabilisation des notes de frais
Javier s'inscrit pour les employés d'easyap et inclut comme utilisateurs les travailleurs qui ont des dépenses professionnelles. Désormais, chaque fois qu'ils ont une dépense, ils peuvent l'enregistrer dans le portail des dépenses, scanner le billet ou prendre une photo avec leur téléphone portable. Et ils peuvent, à ce moment-là, préciser le concept, le faire plus tard via le web ou dire au système de leur passer l'OCR. Lorsqu'ils ont ajouté toutes leurs dépenses, ils traitent la feuille et leurs responsables reçoivent une notification par e-mail. Depuis leur ordinateur ou leur appareil mobile, ils se connectent pour le consulter et l'approuver électroniquement, puis il est automatiquement exporté vers le programme de comptabilité de Javier.
La procédure est beaucoup plus simple et rapide
Mais il y a certains employés qui ne respectent jamais la politique de dépenses de l'entreprise et qui dépensent plus que ce à quoi ils ont droit ou les jours où ils ne travaillent pas. Javier peut configurer l'application pour bloquer ces dépenses, ne les autoriser que si elles sont approuvées ou ne payer que le montant prévu. Les dépenses qui ne correspondent pas ou ne présentent pas d'incidence sont restituées à l'employé, sous réserve d'approbation, laissant une trace de tous les événements.
Gestion des voyages
Pour Javier, c'était un véritable casse-tête de concilier les factures de l'agence et les dépenses des employés. Maintenant, les employés demandent des billets par le biais du portail des dépenses, lorsque cette demande est approuvée, elle est transmise à l'agence de voyage. Une fois le voyage réservé, il est soit exporté directement dans le système de comptabilité, soit transmis à l'employé pour compléter le reste des frais de voyage.
Avantages des employés Easyap
En utilisant les employés d'easyap, tout le monde y gagne :
- Les employés peuvent connaître à tout moment l'état de leur règlement de frais
- La politique de dépenses de l'entreprise est enfin réalisée
- Javier dispose désormais d'un outil pour mieux contrôler ses dépenses
- Il est beaucoup plus facile de concilier les factures des agences et des cartes de crédit
- Ils ont fait des économies car le nombre d'utilisateurs du portail de dépenses easyap n'est pas limité et vous ne payez que par feuille traitée.
- Ils ont optimisé les ressources et gagné du temps ; les employés et les cadres sont plus heureux et il est beaucoup plus calme, car en plus
- Il bénéficie du soutien technique et comptable expérimenté d'easyap.
Easyap employés, l'outil indispensable pour gérer les dépenses des employés dans l'entreprise.
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