Cet article est le troisième d'une série de trois, dans lesquels, sous le titre "Tirer le meilleur parti du service de la comptabilité fournisseurs", nous examinons les concepts de base qui influencent la productivité des services de la comptabilité fournisseurs :
- Dans le premier article de la série, nous avons parlé du coût du processus des comptes fournisseurs,
- Dans le second, nous traitons des améliorations découlant de l'automatisation et des taux d'erreur,
- et dans ce troisième et dernier, nous traiterons de la fraude et des doubles paiements, des contrôles financiers et de la satisfaction des fournisseurs.
Service des comptes fournisseurs : Fraude et doubles paiements
Les fraudes sont en augmentation. Dans une enquête récente aux États-Unis, près de 36 % des entreprises ont identifié des signes de falsification de chèques, soit 48 % de plus que pour la même question dans une enquête menée deux ans plus tôt. L'incidence de ce type de fraude semble être en corrélation avec la taille de l'entreprise, mais même les petites entreprises sont vulnérables à ce problème. Une forte incidence de la fraude est souvent le résultat direct d'un manque de contrôles des processus. La gestion proactive du fichier de base des fournisseurs peut souvent constituer un bon point de contrôle initial. Le maintien d'un fichier avec un grand nombre de fournisseurs, comparé au nombre maintenu par des entreprises similaires, peut indiquer l'incidence potentielle d'une fraude. Les données de référence suggèrent que les entreprises de moins de 1 000 employés devraient avoir moins de 20 000 fournisseurs dans leur fichier. Un dossier fournisseur contenant plus de 50 000 enregistrements doit être examiné en détail.
Par exemple, si le nombre de doubles paiements identifiés représente plus de 0,5 % de l'ensemble des factures, cela peut être le signe d'un manque de contrôle ou d'un fichier maître des fournisseurs non géré. Les résultats de l'analyse comparative ont montré que les doubles paiements représentent un problème important pour les entreprises de moins de 250 employés.
Service des comptes fournisseurs : Contrôles financiers
C'est un domaine dans lequel les études et les enquêtes seront de plus en plus tournées vers l'avenir, car les exigences des entreprises évoluent rapidement en appliquant des méthodes de plus en plus strictes. L'utilisation de politiques et de procédures documentées comprend des pratiques associées à la séparation des tâches, à la sécurité basée sur les rôles, aux remises des fournisseurs, à la garde des chèques, à la fréquence des remises, aux niveaux d'autorisation, aux montants limites en cas de signataires multiples, à l'enregistrement au niveau des transactions, etc.
Service des comptes créditeurs : Satisfaction des fournisseurs
Les meilleures entreprises se soucient de la satisfaction de leurs fournisseurs et la contrôlent de diverses manières. Un certain nombre d'entreprises utilisent des portails en libre-service qui permettent à leurs fournisseurs de vérifier l'état d'avancement du processus de facturation, d'avoir une prévision réaliste de la date de recouvrement pour alimenter leur trésorerie et d'obtenir des réponses à diverses questions. Cette capacité s'avère très efficace pour réduire le nombre d'appels téléphoniques des fournisseurs à leurs clients.
Dans une enquête récente, plus de 34 % des entreprises ont indiqué que la résolution des écarts entre les factures des fournisseurs est l'activité qui a le plus grand impact sur la satisfaction des fournisseurs.
Service des comptes créditeurs des entreprises
Les entreprises obtiennent des avantages significatifs dans leurs processus de comptabilité fournisseurs en comparant leurs performances ou leur productivité avec celles d'autres entreprises. À cet effet, les résultats des enquêtes et des études spécialisées dans la fonction de comptabilité fournisseurs sont importants. Les avantages de telles initiatives comprennent, par exemple, la réduction des coûts des processus, l'identification des processus médiocres, l'augmentation de l'efficacité, le renforcement des contrôles financiers et le respect des règlements. En outre, les entreprises qui évaluent leur fonction de comptabilité fournisseurs sont mieux placées pour améliorer la gestion de leur fonds de roulement, minimiser leurs risques et réduire les coûts de financement.
