Le service des comptes fournisseurs : en tirer le meilleur parti (partie III)

13 oct. 2016 | Gestion des comptes créditeurs

Cet article est le troisième d'une série de trois, dans laquelle, sous le titre "Tirer le meilleur parti du service de la comptabilité fournisseurs", nous abordons les concepts de base qui influencent la productivité des services de la comptabilité fournisseurs :

  1. Dans le premier article de cette série, nous avons abordé le coût du processus de comptabilité fournisseurs,
  2. dans le second, nous abordons les améliorations dues à l'automatisation et les taux d'erreur,
  3. Dans ce troisième et dernier chapitre, nous aborderons la fraude et les paiements en double, les contrôles financiers et la satisfaction des fournisseurs.

Service des comptes créditeurs : Fraude et doubles paiements

La fraude est en augmentation. Dans une enquête récente menée aux États-Unis, près de 36 % des entreprises ont identifié des signes de falsification de chèques, soit 48 % de plus que pour la même question dans une enquête menée deux ans plus tôt. L'incidence de ce type de fraude semble être en corrélation avec la taille de l'entreprise, mais même les petites entreprises sont vulnérables à ce problème. Une incidence élevée de la fraude est souvent le résultat direct d'un manque de contrôle des processus. Une gestion proactive du fichier principal des fournisseurs peut souvent constituer un bon point de contrôle initial. La tenue d'un fichier contenant un grand nombre de fournisseurs, par rapport au nombre de fournisseurs tenus par des entreprises similaires, peut indiquer l'incidence potentielle de la fraude. Les données de référence suggèrent que les entreprises de moins de 1 000 employés devraient avoir moins de 20 000 fournisseurs dans leur fichier. Un fichier de fournisseurs contenant plus de 50 000 enregistrements doit faire l'objet d'un examen approfondi.

Par exemple, si le nombre de paiements en double identifié représente plus de 0,5 % de l'ensemble des factures, cela peut indiquer un manque de contrôles ou un fichier principal des fournisseurs non géré. Les résultats de l'analyse comparative ont montré que les doubles paiements représentent un problème majeur pour les entreprises de moins de 250 employés.

Comptabilité fournisseurs Département : Contrôles financiers

Il s'agit d'un domaine dans lequel les études et les enquêtes se tourneront de plus en plus vers l'avenir, car les exigences des entreprises évoluent rapidement et des méthodes de plus en plus strictes sont appliquées. L'utilisation de politiques et de procédures documentées comprend des pratiques associées à la séparation des tâches, à la sécurité basée sur les rôles, aux remises accordées aux fournisseurs, à la conservation des chèques, à la fréquence des remises, aux niveaux d'autorisation, à la limitation des montants dans le cas de signataires multiples, à l'enregistrement au niveau de la transaction, etc.

Service des comptes fournisseurs : Satisfaction des fournisseurs

Les meilleures entreprises se préoccupent de la satisfaction de leurs fournisseurs et la contrôlent de diverses manières. Un certain nombre d'entreprises utilisent des portails en libre-service qui permettent à leurs fournisseurs de vérifier l'état d'avancement du traitement de leurs factures, d'avoir une prévision réaliste de la date de recouvrement pour alimenter leur trésorerie et d'obtenir des réponses à toute une série de questions. Cette capacité s'avère très efficace pour réduire le nombre d'appels téléphoniques des fournisseurs à leurs clients.

Dans une enquête récente, plus de 34 % des entreprises ont indiqué que la résolution des divergences entre les factures des fournisseurs est l'activité qui a le plus d'impact sur la satisfaction de ces derniers.

Service des comptes créditeurs de l'entreprise

Les entreprises réalisent des gains significatifs dans leurs processus de comptabilité fournisseurs en comparant leurs performances ou leur productivité à celles d'autres entreprises. Les résultats d'enquêtes et d'études spécialisées sur la fonction comptabilité fournisseurs sont importants à cet égard. Les avantages de telles initiatives comprennent, par exemple, la réduction des coûts des processus, l'identification des processus déficients, l'augmentation de l'efficacité, le renforcement des contrôles financiers et le respect des réglementations. En outre, les entreprises qui procèdent à une analyse comparative de leur fonction comptabilité fournisseurs sont mieux à même d'améliorer la gestion de leur fonds de roulement, de minimiser leurs risques et de réduire leurs coûts de financement.

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