Un récent "Metric of the Month" de CFO.com nous montre les dommages que les retards de paiement peuvent créer dans la relation entre l'acheteur et le vendeur. Dans ce billet, nous analyserons, sur la base de mesures contrastées, les trois indicateurs essentiels des comptes fournisseurs.
CFO.com publie régulièrement un article "Metrics of the Month" basé sur les enquêtes de référence de l'APQC (American Productivity and Quality Center). En juillet, CFO.com a publié une enquête mesurant la performance du processus de gestion des comptes fournisseurs. Les résultats renforcent les arguments en faveur de l'externalisation de l'ensemble du processus de facturation, de la réception à la comptabilisation, ce qui permet d'éliminer les erreurs, les retards et l'érosion des relations avec les fournisseurs qui peuvent résulter de la dépendance à l'égard des processus manuels et sur papier.
L'enquête compare les performances maximales, moyennes et les plus mauvaises des entreprises dans différents les indicateurs des comptes créditeurs. Examinons quelques statistiques :
| Indicateurs des comptes à payer | Maximum | Moyen | Mauvais |
| Délai (en jours) pour résoudre une erreur de facturation | 3 | 5 | 7 |
| % de factures dactylographiées manuellement | 42% | 58% | 77,3% |
Il est décevant de constater que même les entreprises les plus performantes continuent à saisir manuellement 42 % des factures dans leurs systèmes, même si ce chiffre diminue d'année en année.
Mais ce qui est vraiment significatif, c'est la statistique suivante :
| Indicateurs des comptes à payer | Maximum | Moyen | Mauvais |
| Coût total du processus d'AP en pourcentage des recettes | 0,04% | 0,08% | 0,16% |
Bien que le PA supporte le poids du mécontentement des fournisseurs lorsque le paiement est retardé ou que des exceptions se produisent, l'article note que la plupart de ces erreurs et exceptions se produisent dans l'intégration des processus d'achat et de comptabilité fournisseurs. Les problèmes peuvent être dus à un manque de normalisation, à une mauvaise concordance des numéros de facture et de bon de commande, ou simplement à un trop grand nombre d'exceptions qui nécessitent une attention particulière et ralentissent donc le processus de paiement. Cela dit, comme nous l'avons indiqué, c'est le département AP qui canalise les plaintes des fournisseurs résultant de ces problèmes, et qui effectue les enquêtes et les appels téléphoniques appropriés.
En adoptant des services d'externalisation pour l'ensemble du processus de facturation des fournisseurs, les entreprises éliminent les erreurs inhérentes au traitement manuel des factures des fournisseurs. Même lorsqu'aucune erreur ne se produit, l'externalisation accélère le processus d'approbation des factures, élimine les inefficacités et réduit les coûts de traitement et de paiement. Une bonne configuration du service permettra de normaliser toute la documentation, de faire correspondre automatiquement la facture au bon de commande et, le cas échéant, à la réception des marchandises, et d'envoyer la facture directement au système ERP pour le paiement. Les exceptions sont considérablement réduites et peuvent donc être résolues rapidement, à la grande satisfaction tant de l'acheteur que du vendeur.
L'évolution de la technologie et la profonde spécialisation de certaines entreprises qui se consacrent à l'externalisation des processus de sonorisation ont fait de la disponibilité de services abordables et compétitifs une réalité pour les entreprises de toutes tailles. Chaque entreprise doit évaluer ses besoins et ses objectifs et décider si l'externalisation en vaut la peine. Si des paramètres tels que la productivité, la flexibilité, la qualité et la rentabilité sont vos objectifs, alors la réponse est claire.
Découvrez comment l'externalisation du processus de PA peut accélérer le traitement de vos factures fournisseurs.
