Tirer le meilleur parti du service des comptes fournisseurs (Partie I)

23 sept. 2016 | Flux des factures

La gestion efficace du fonds de roulement, défini comme l'actif circulant moins le passif circulant, est l'une des plus anciennes pratiques de gestion financière. Conformément à cette pratique, la maxime est construite que les besoins à court terme devraient être financés par des ressources de trésorerie à court terme ; et les besoins à long terme devraient être financés par des sources à long terme. L'objectif sous-jacent de l'entreprise est donc essentiellement de réduire les risques opérationnels et les coûts de financement.

Bien que les services de comptabilité fournisseurs des entreprises jouent un rôle clé dans la réalisation de cet objectif commercial, de nombreuses organisations négligent de mettre en œuvre des initiatives visant à assurer à la fois l'efficacité et l'efficience à long terme de leurs services de comptabilité fournisseurs. Certaines grandes entreprises ont reconnu la valeur de la transformation de leurs processus de comptabilité fournisseurs et ont pris des mesures définitives pour augmenter la productivité de ces services.

Service des comptes créditeurs

Que votre entreprise fonctionne dans un environnement décentralisé ou centralisé, il est important que votre service des comptes fournisseurs fonctionne à son plein potentiel et contribue efficacement à réduire vos risques opérationnels et les coûts de vos activités financières.

Mais... Comment pouvez-vous déterminer si vous atteignez cette performance maximale ?

Un bon point de départ consiste à examiner les études de benchmarking et d'enquête qui ont été menées par des experts associés à la fonction de comptabilité fournisseurs. Plus de 12 % des entreprises espagnoles, et près de 75 % des entreprises de 5 000 employés ou plus, ont fait l'exercice d'évaluer et de comparer les performances opérationnelles de leurs services de comptabilité fournisseurs.

L'utilisation correcte des résultats de ces études et enquêtes s'est avérée bénéfique pour la rationalisation des processus et la transformation de la productivité du service des comptes fournisseurs de nombreuses entreprises. Ces études, avec des données provenant d'autres entreprises, peuvent être utilisées pour explorer et comparer les performances de votre service de comptabilité fournisseurs. Si vos résultats sont éloignés de ceux qui ont été rapportés dans les études, le moment est peut-être bien choisi pour identifier les raisons de ces écarts et mettre en œuvre les mesures correctives nécessaires pour améliorer les performances opérationnelles.

6 KPIS pour mesurer l'efficacité des comptes créditeurs

Il existe toute une série de paramètres de performance au sein des fonctions de comptabilité fournisseurs qui peuvent être identifiés et mesurés en vue d'une amélioration. Il est important d'identifier des mesures mesurables au sein de vos opérations et de déterminer les quelques mesures qui soutiennent les priorités stratégiques et la culture opérationnelle de votre entreprise.

Dans cette série de trois articles que nous publierons tout au long du mois, nous nous pencherons sur les principaux domaines de performance du service des comptes fournisseurs, qui sont

► Coûts de la procédure
► Automatisation
► Taux d'erreur
► Fraude et doubles paiements
► Contrôles financiers
► Satisfaction des fournisseurs

Dans ce premier article de la série, voyons le premier des paramètres : les coûts des processus

1. coûts du processus

Le coût de traitement d'une facture de fournisseur est la mesure la plus élémentaire, mais dans de nombreux cas, l'une des plus difficiles à évaluer. Le défi consiste à obtenir une comparaison objective des étapes du processus incluses dans l'estimation des coûts. Certaines études incluent les coûts liés au traitement des factures, au scannage, à la certification, à l'archivage, à la mise en correspondance, ... C'est là que les études comparatives peuvent être particulièrement utiles étant donné leur capacité à utiliser une définition cohérente dans leur analyse des coûts. Même avec cette cohérence, les différentes études de coûts montrent un large éventail de résultats opérationnels. Une étude de référence estime le coût du traitement d'une facture de fournisseur dans un segment allant de 3 à 15 euros par facture, tandis qu'une autre étude situe le coût entre 5 et 19 euros par facture. Toutefois, sur la base des réponses des répondants, les études soulignent que le coût moyen du traitement d'une facture fournisseur est d'environ Il est intéressant de noter qu'il y a très peu de corrélation entre le coût du traitement d'une facture de fournisseur et la taille de l'entreprise.

D'autres indicateurs utiles sont le nombre de factures traitées par employé par an et le nombre de jours de traitement d'une facture de fournisseur. Les meilleures pratiques suggèrent que dans les services de comptabilité fournisseurs les plus performants, un employé peut traiter 20 000 factures de bons de commande par an. Dans ces mêmes services très performants, le temps de traitement moyen par facture de fournisseur est d'environ 3 jours. En comparaison, il faut 6 jours pour traiter une facture, ce qui est l'objectif fixé par les entreprises interrogées en moyenne.

Augmenter la productivité de votre entreprise et optimiser vos processus de facturation

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