5 Les défis du contrôle des frais de voyage dans votre entreprise

20 oct. 2016 | Gestion des dépenses

Les voyages d'affaires, les visites de clients, les événements et les réunions sont en augmentation, et avec eux, les dépenses de voyage. La Global Business Travel Association (GBTA) prévoit une augmentation de 8,6 % des dépenses mondiales liées aux voyages d'affaires cette année. Les tendances macroéconomiques, telles que l'amélioration (lente) de la confiance des entreprises et la mondialisation de l'environnement économique, contribuent à cette augmentation. Un autre facteur clé est la croissance du travail mobile. Il en résulte un nouveau défi pour les entreprises : le contrôle des frais de voyage.

Contrôle des frais de voyage : le contexte actuel

C'est un sujet important pour les équipes financières. Un rapport récent sur l'état de la gestion des frais de voyage a révélé que 38% des organisations dépensent 500 000 euros ou plus en frais de voyage, et 18% dépensent plus de 5 000 000 d'euros. La maîtrise de cette augmentation des frais de voyage est un défi pour les dirigeants de 43 % des grandes entreprises qui ont participé à l'étude.

Dans ce contexte, il est plus important que jamais pour les professionnels de la finance de trouver un moyen simple, précis et efficace de suivre et de contrôler les voyages et les frais de déplacement, tout en donnant au personnel mobile un maximum de liberté pour faire son travail.

Cependant, comme nous le verrons plus loin, l'étude a révélé que de nombreuses organisations utilisent encore des méthodes manuelles traditionnelles ou des systèmes informatiques dépassés pour gérer les notes de frais. Cette approche a peut-être fonctionné dans le passé, mais dans l'environnement commercial difficile d'aujourd'hui, elle crée des problèmes qui peuvent entraver les opérations et la rentabilité. L'automatisation du processus est la solution de choix pour toutes les entreprises traditionnelles qui cherchent à se transformer en interne.

Contrôle des frais de voyage : le défi pour les entreprises

Voici cinq points clés qui caractérisent l'approche traditionnelle du contrôle des frais de voyage :

  1. Manque de visibilité et de précision des données
    L'utilisation de systèmes manuels ou de systèmes informatiques dispersés pour enregistrer, contrôler et prévoir les dépenses de voyage peut rendre vaine la volonté des équipes financières de garantir l'exactitude des données et de fournir à la direction des informations précises et des rapports actualisés. L'étude susmentionnée montre que plus d'un tiers (35 %) des
    PME interrogées admettent n'avoir que peu ou pas de vision claire des dépenses de voyage de leurs employés. Il est évident que ce manque de visibilité peut conduire à une mauvaise gestion des budgets, ainsi qu'à un dérapage des coûts.
  2. Processus inefficaces
    Il est essentiel que les dépenses soient déclarées correctement et dans les délais impartis. Cela signifie, entre autres, que les employés doivent pouvoir être remboursés rapidement. Or, dans plus de deux tiers (69 %) des entreprises étudiées, les employés envoient encore des reçus papier à leur service financier.
    Les processus obsolètes compliquent la tâche des personnes qui soumettent des notes de frais, ralentissent les rapports et frustrent les employés déplacés, qui considèrent souvent le processus comme indûment laborieux. La précision et la productivité sont sans équivoque érodées par ces processus manuels inutilement longs, et les demandes de remboursement peuvent être attribuées aux mauvaises personnes. Il est important de souligner le double travail que les équipes financières doivent entreprendre pour traquer les erreurs potentielles dans les feuilles de frais, ce qui augmente évidemment les délais et les coûts de traitement.
  3. Coûts élevés du processus
    De nombreuses entreprises ne sont pas conscientes du coût du processus. En particulier, quatre entreprises sur cinq (80 %) dans l'étude susmentionnée ne suivent pas activement le coût. Toutefois, selon le rapport, le coût du traitement manuel d'une note de frais était de 21,08 euros en 2015 et de 24,71 euros en 2016. Cela contraste avec les entreprises qui utilisent un système de gestion des dépenses entièrement automatisé, où le coût moyen par note de frais est de 7,56 EUR.
  4. Augmentation des frais de voyage
    Les entreprises doivent dépenser pour fonctionner et ces coûts augmentent à mesure que la confiance des entreprises s'accroît. Le contrôle de cette augmentation des dépenses de voyage est un défi majeur pour les entreprises, en particulier pour les plus grandes d'entre elles. L'augmentation généralisée des dépenses de voyage oblige les entreprises dont les processus et les pratiques de gestion des dépenses sont dépassés à réagir : une augmentation du volume des dépenses se traduit par un surcroît de travail pour les équipes financières et par des coûts de processus encore plus élevés. Outre les coûts, le manque de visibilité et de précision fait qu'il est difficile pour les entreprises de contrôler les dépenses inutiles.
  5. Appliquer les politiques de voyage
    Enfin, le manque de visibilité des frais de voyage fait qu'il est difficile pour les équipes financières d'identifier les employés qui engagent des dépenses non conformes à la politique de voyage de l'entreprise. Il est très probable que, dans de tels cas, les dépenses soient approuvées, qu'elles soient ou non conformes à la politique de voyage de l'entreprise. Cela a des conséquences évidentes en termes de contrôle des coûts et de respect des réglementations en vigueur.

Contrôle des frais de voyage : l'automatisation comme solution

La conclusion est que les frais de déplacement représentent un coût important pour les entreprises. Le défi élémentaire est donc de contrôler ces dépenses tout en facilitant les tâches du salarié détaché qui, après tout, contribue à l'expansion et à l'amélioration des opérations de l'entreprise. Cependant, comme nous l'avons montré dans cet article, la gestion des notes de frais est l'une des fonctions les plus difficiles à contrôler pour une entreprise utilisant des processus manuels ou des systèmes technologiques dépassés.

La bonne nouvelle, c'est que les nouveaux systèmes automatisés facilitent les choses pour les organisations, en contribuant à améliorer la précision et la visibilité tout en réduisant les coûts. Ces outils de nouvelle génération peuvent offrir aux employés un accès mobile qui leur permet d'enregistrer les tickets et d'approuver les corrections apportées par le service financier, même lorsqu'ils sont en déplacement. Les employés peuvent gérer les reçus en temps réel et les gestionnaires réduisent le goulot d'étranglement de l'approbation pour un processus plus efficace grâce à la technologie. La contribution de ces systèmes au respect de la politique en matière de frais de voyage est également remarquable. Par exemple, lors de la réservation d'un voyage, les employés ne pourront choisir que des options conformes à la politique. Pour d'autres types de dépenses, par exemple, des alertes en temps réel sont envoyées aux équipes concernées lorsque les employés tentent d'engager des dépenses en dehors de la politique.

Compte tenu de l'augmentation des voyages d'affaires, des améliorations sont nécessaires pour assurer la rentabilité et la compétitivité futures de nombreuses entreprises. Il est important d'agir maintenant plutôt que de retarder des améliorations qui pourraient avoir un impact majeur sur les affaires.

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