Les voyages d'affaires, les visites de clients, les événements et les réunions sont en augmentation, et avec eux, les dépenses de voyage. La Global Business Travel Association (GBTA) prévoit une augmentation allant jusqu'à 8,6 % des dépenses liées aux voyages d'affaires dans le monde cette année. Les tendances macroéconomiques, telles que l'amélioration (lente) de la confiance des entreprises et l'environnement économique mondialisé dans lequel nous vivons, contribuent à cette hausse. Un autre facteur clé est la croissance du travail mobile. Cela crée un nouveau défi pour les entreprises : la maîtrise des frais de déplacement.
Contrôle des frais de voyage : Contexte actuel
C'est une question importante pour les équipes financières. Un récent rapport sur l'état de la gestion des voyages a conclu que 38 % des organisations dépensent 500 000 euros ou plus pour les voyages, et 18 % dépensent plus de 5 000 000 euros. La maîtrise de cette augmentation des dépenses de voyage est un défi pour les dirigeants de 43 % des grandes entreprises qui ont participé à l'étude.
Dans ce contexte, il est plus important que jamais pour les professionnels de la finance de trouver un moyen simple, précis et efficace de surveiller et de contrôler les voyages et leurs dépenses, tout en donnant au personnel déplacé un maximum de liberté pour faire son travail.
Cependant, comme nous le verrons plus loin, l'étude révèle que de nombreuses organisations utilisent encore des méthodes manuelles traditionnelles ou des systèmes informatiques dépassés pour gérer les feuilles de frais. Cette approche a peut-être fonctionné dans le passé, mais dans l'environnement commercial difficile d'aujourd'hui, elle crée des problèmes qui peuvent entraver les opérations et la rentabilité. L'automatisation du processus est la solution de choix pour toutes les entreprises traditionnelles qui cherchent à se transformer en interne.
Contrôle des frais de voyage : le défi pour les entreprises
Voici cinq questions clés qui caractérisent l'approche traditionnelle du contrôle des frais de voyage :
- Visibilité et précision des données insuffisantes
L'utilisation de systèmes manuels, ou de systèmes informatiques dispersés, pour enregistrer, contrôler et prévoir les frais de voyage peut rendre infructueux le dévouement des équipes financières à assurer l'exactitude des données et à fournir à la direction des informations précises et des rapports actualisés. L'étude mentionnée ci-dessus montre que plus d'un tiers (35%) des PME interrogées admettent n'avoir que peu ou pas de vision claire des frais de déplacement de leurs employés. Il est évident que ce manque de visibilité peut entraîner une mauvaise gestion du budget ainsi qu'une augmentation incontrôlée des coûts. - Des processus inefficaces
Il est essentiel que les dépenses soient déclarées correctement, et dans un certain délai. Cela signifie entre autres qu'il faut pouvoir rembourser les employés rapidement. Cependant, les employés de plus des deux tiers (69 %) des entreprises étudiées envoient encore des billets papier à leur service financier.
Des processus obsolètes rendent difficile la présentation des dépenses, ce qui retarde la déclaration et frustre les employés déplacés, qui considèrent souvent le processus comme trop lourd. La précision et la productivité sont clairement érodées par ces processus manuels inutilement longs, et les réclamations pourraient être attribuées aux mauvaises personnes. Il est important de noter la double charge de travail que les équipes financières doivent assumer afin de localiser les erreurs potentielles dans les feuilles de dépenses, ce qui augmente évidemment les délais et les coûts du processus. - Coûts de processus élevés
De nombreuses entreprises ne sont pas conscientes du coût du processus. En particulier, quatre entreprises sur cinq (80%) de l'étude susmentionnée ne surveillent pas activement le coût. Cependant, selon le rapport, le coût du traitement manuel d'une feuille de temps était de 21,08 euros en 2015, passant à 24,71 euros en 2016. En comparaison, les entreprises qui utilisent un système de gestion des dépenses entièrement automatisé, dont le coût moyen par note de frais est de 24,71 euros en 2016, ont un coût moyen par note de frais de 2,5 euros. - Augmentation des frais de voyage
Les entreprises doivent dépenser pour fonctionner et ces coûts augmentent à mesure que la confiance des entreprises se développe. La maîtrise de cette augmentation des frais de déplacement est un défi majeur pour les entreprises, et en particulier pour les plus grandes. L'augmentation générale des frais de voyage rend indispensable de réagir aux entreprises dont les processus et les pratiques de gestion des dépenses sont obsolètes : une augmentation du volume des dépenses signifie plus de travail pour les équipes financières et des coûts de processus encore plus élevés. Outre le coût, le manque de visibilité et de précision rend difficile pour les entreprises le contrôle des dépenses inutiles. - Faire appliquer les politiques de voyage
Enfin, le manque de visibilité des frais de voyage fait qu'il est difficile pour les équipes financières d'identifier les employés qui encourent des dépenses qui ne relèvent pas de la politique de voyage de l'entreprise. Il est très probable que, dans de tels cas, les dépenses seront approuvées, qu'elles soient conformes ou non à la politique de l'entreprise en matière de frais de voyage. Cela a des conséquences évidentes en termes de contrôle des coûts et de respect des réglementations applicables.
Contrôle des frais de voyage : l'automatisation comme solution
La conclusion est que les frais de voyage représentent un coût important pour les entreprises. Le défi fondamental consiste donc à maîtriser ces dépenses tout en facilitant la vie du salarié déplacé, qui, après tout, contribue à l'expansion et à l'amélioration des activités de l'entreprise. Cependant, comme nous l'avons démontré dans cet article, la gestion des feuilles de dépenses est l'une des fonctions les plus difficiles à contrôler pour une entreprise utilisant des processus manuels ou des systèmes technologiques obsolètes.
La bonne nouvelle est que des systèmes plus modernes et automatisés facilitent la tâche des organisations et contribuent à améliorer la précision et la visibilité tout en réduisant les coûts. Ces outils de pointe peuvent donner aux employés un accès mobile qui leur permet d'enregistrer les billets et d'approuver les corrections apportées par les services financiers, même lorsqu'ils sont en déplacement. Grâce à cette technologie, les travailleurs peuvent gérer les reçus en temps réel et les administrateurs peuvent réduire les goulots d'étranglement en matière d'approbation pour un processus plus efficace. La contribution de ces systèmes au respect de la politique en matière de frais de voyage est également remarquable. Par exemple, lors de la réservation d'un voyage, les employés ne peuvent choisir que parmi des options conformes à la politique. Pour d'autres types de dépenses, par exemple, des alertes en temps réel sont envoyées aux équipes concernées lorsque des employés tentent d'engager des dépenses en dehors de la politique.
Compte tenu de l'augmentation des voyages d'affaires, des améliorations sont nécessaires pour assurer la rentabilité et la compétitivité futures de nombreuses entreprises. Il est important d'agir maintenant plutôt que de retarder les améliorations, qui pourraient avoir un impact majeur sur les entreprises.
