Pourquoi payer le plus tard possible peut être imprudent ?

6 nov. 2016 | Gestion des factures

Attendre pour payer une facture le plus tard possible peut être une stratégie à très court terme, mais peut être très pénalisant.

L'un des thèmes de la théorie du CashFlow est de payer les factures des fournisseurs le plus tard possible tout en recouvrant les clients à la vitesse maximale. Même la retenue des paiements a été justifiée parce qu'il est plus intéressant de garder son argent à la banque.

En tant que prestataire de services externalisés de traitement des factures de fournisseurs, nous présentons généralement à easyap certains des arguments qui justifient l'accélération du processus de gestion des factures dans les services de comptabilité fournisseurs. Ces arguments sont, entre autres, les suivants :

  1. consomment le moins de temps possible dans le traitement des factures, ce qui permet d'économiser du temps et de l'argent,
  2. bénéficier du niveau de contrôle fourni par les technologies basées sur le WorkFlow, ou
  3. traiter les factures le plus rapidement possible, ce qui signifie une visibilité maximale des activités de prévision et de budgétisation

Mais, si l'on considère la valeur réelle de la réduction du temps de traitement nécessaire pour qu'une facture de fournisseur approuvée soit disponible pour le paiement, est-ce un objectif essentiel pour l'entreprise à la lumière de cette théorie du flux de trésorerie ?

Examinons de plus près certains des avantages de la réduction du nombre de jours nécessaires au traitement d'une facture fournisseur. Après cela, vous pouvez toujours suivre la théorie du paiement le plus tard possible, ou vous pouvez profiter de certains des avantages énumérés ci-dessous.

1.- Escomptes de caisse

Lorsque la crise mondiale du crédit s'est produite, de nombreuses organisations ont pris des mesures extraordinaires pour assurer un solde positif de leurs comptes de trésorerie, y compris, par exemple, les retards de paiement, les retours forcés, la réduction des stocks et même la vente de factures (affacturage). Dans ce dernier cas, l'affacturage, saviez-vous que le marché mondial de l'affacturage représente aujourd'hui un marché d'environ 2 000 milliards d'euros - c'est de l'argent qui sort de votre poche !

Examinons donc les possibilités de remise qui sont souvent cachées dans un lent processus manuel de gestion des factures des fournisseurs.

Un rabais commun commence dans une fourchette de 2 à 3 % des conditions de paiement négociées. Cette remise est souvent binaire, ce qui signifie, par exemple, qu'un paiement dans les 10 premiers jours est de 2 %, mais qu'à partir du 11e jour, la remise est nulle.

Une autre façon de profiter de ce rabais est de bénéficier de rabais dynamiques négociés. Ce type d'escompte offre une échelle mobile, avec un escompte complet si le paiement est effectué le premier jour et aucun escompte si le paiement est effectué à la date d'échéance, avec une échelle mobile entre ces deux points. Le graphique suivant montre que des économies pouvant atteindre 25 % peuvent être réalisées sur une base annuelle.

Obtenir les meilleures conditions de la part du fournisseur

Ce n'est pas un secret que tous les prestataires veulent être payés le plus tôt possible pour réduire leur PMC (Période moyenne de recouvrement). Ce fait, il est intéressant de le prendre en considération tout au long des négociations. En fonction de la force du prestataire, il existe essentiellement deux situations dans lesquelles vous pouvez favoriser votre prestataire pour vous payer par anticipation :

  1. la première a une composante commerciale. La situation courante dans ce cas est que le fournisseur a la possibilité de vendre à n'importe quelle entreprise, même à des entreprises qui vous font concurrence. Recevoir un paiement anticipé est un geste suffisamment doux pour que le fournisseur vous donne quelque chose en retour, par exemple : un prix réduit, des conditions contractuelles plus avantageuses ou d'autres avantages en matière de logistique ou de transport.
  2. l'autre situation est celle où le fournisseur est en position de force, c'est-à-dire qu'il est en mesure de choisir ses clients. Un exemple clair dans ce cas est l'activité d'externalisation du personnel. Souvent, le fournisseur recevra le même prix de toutes les entreprises qui tentent de l'engager, et tout particulièrement, dans ce secteur qui coexiste avec une pression extrême sur les prix. Par conséquent, être en mesure d'offrir des conditions de paiement rapides devient un élément essentiel pour attirer les meilleurs fournisseurs et, par conséquent, obtenir les clients que vous essayez d'attirer.

3.- Éviter les surprises

Une chose qui affecte les coronaires d'un comptable ou d'un directeur financier est l'idée d'avoir une position de trésorerie sous contrôle, et soudain un débit important apparaît dans la position, en raison d'une "facture inattendue". Elle pourrait être justifiée par une irrégularité structurante ou incontrôlée dans l'approbation de cet achat, mais la réalité est que très peu d'organisations ont un contrôle sur leurs frais généraux. Le fait d'avoir une facture de fournisseur approuvée, contrôlée et traitée en temps voulu peut limiter le facteur de surprise que ces factures ont sur la trésorerie.

4.- Exploiter au mieux vos liquidités

Les banques sont vraiment douées pour maximiser leurs liquidités. C'est une erreur de penser qu'il faut 2 ou 3 jours pour transférer de l'argent d'une banque à une autre. Dans de nombreux pays, vous pouvez transférer de l'argent en quelques secondes lorsque vous utilisez un service tiers, mais lorsque vous utilisez votre propre banque, cela prend des jours. Il est évident que la banque utilise ce temps pour maximiser sa liquidité. Le fait est, dans ce cas, que si vous ne savez pas combien et quand vous devez disposer de l'argent de la banque, vous n'oserez pas risquer vos liquidités. Il est évident que ce n'est pas un problème aussi important pour les petites entreprises que pour les grandes.

5.- Éviter les frais de retard

Les pénalités de retard peuvent être une option, utilisée consciemment, pour garder votre argent liquide positif, mais bien souvent ce n'est pas le cas. Lorsque cela est dû à une faiblesse dans le processus, nous ne faisons que jeter l'argent. La solution, dans ce cas, est d'utiliser une solution efficace pour automatiser le processus des factures dans la comptabilité fournisseurs, ce qui permet également : de mesurer, de contrôler et d'optimiser le temps d'approbation des factures. Ainsi, l'équipe chargée des comptes créditeurs n'aura pas à courir dans les couloirs à la recherche d'approbations juste avant les dates d'échéance.

Conclusions

Êtes-vous toujours convaincu que l'approche"payerle plustard possible" est la plus appropriée ?

Si l'un des avantages de l'accélération du temps de traitement des factures des fournisseurs par la comptabilité fournisseurs a retenu votre attention, il peut être intéressant d'étudier les économies de coûts et de temps que cela représenterait pour votre organisation.

Si vous avez des questions ou des commentaires, n'hésitez pas à nous contacter pour en discuter.

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