Pourquoi payer le plus tard possible peut être imprudent ?

Attendre pour payer une facture le plus tard possible peut être une stratégie à très court terme, mais elle peut être très pénalisante.

Un cliché de la théorie des flux de trésorerie consiste à payer les factures des fournisseurs le plus tard possible tout en recouvrant les factures des clients à la vitesse maximale. Même la rétention des paiements a été justifiée par le fait qu'il est plus intéressant de garder son argent à la banque.

En tant que fournisseur de services externalisés de traitement des factures fournisseurs, easyap présente régulièrement certains des arguments qui justifient l'accélération du processus de traitement des factures dans les services de comptabilité fournisseurs. Ces arguments incluent, mais ne sont pas limités à :

1. de réduire au maximum le temps nécessaire au traitement des factures, ce qui permet d'économiser du temps et de l'argent,
2. bénéficier du niveau de contrôle qu'offrent les technologies basées sur le WorkFlow, ou
3. traiter les factures le plus rapidement possible, ce qui signifie une visibilité maximale dans les activités de prévision, d'anticipation et de budgétisation.

Mais si l'on considère la valeur réelle de la réduction du temps nécessaire pour que la facture d'un fournisseur soit approuvée et disponible pour le paiement, s'agit-il d'un objectif essentiel pour l'entreprise dans le cadre de la théorie des flux de trésorerie ?

Examinons quelques-uns des avantages qu'il y a à réduire le nombre de jours nécessaires au traitement d'une facture fournisseur. Après cela, vous pouvez toujours suivre la théorie du paiement le plus tardif possible, ou vous pouvez profiter de certains des avantages énumérés ci-dessous.

1.- Escomptes de caisse

Lorsque la crise mondiale du crédit a frappé, de nombreuses organisations ont pris des mesures extraordinaires pour assurer un solde positif de leurs comptes de trésorerie, y compris, par exemple, des retards de paiement, des retours forcés, la réduction des stocks et même la vente de factures (affacturage). Dans ce dernier cas, saviez-vous que le marché mondial de l'affacturage représente aujourd'hui un marché d'environ 2 000 milliards d'euros ? C'est de l'argent qui sort de votre poche !

Examinons donc les possibilités de remise qui sont souvent cachées dans un processus manuel de gestion des factures des fournisseurs qui prend beaucoup de temps.

Un escompte courant se situe entre 2 et 3 % des conditions de paiement négociées. Cet escompte est souvent binaire, ce qui signifie, par exemple, qu'un paiement dans les 10 premiers jours est de 2 %, mais qu'à partir du 11e jour, l'escompte est nul.

Les remises dynamiques négociées constituent un autre moyen de bénéficier de cette réduction. Ce type d'escompte offre une échelle mobile, avec un escompte complet si le paiement est effectué le premier jour et aucun escompte si le paiement est effectué à la date d'échéance, avec une échelle mobile entre ces deux points. Le graphique ci-dessous montre que des économies de l'ordre de 25 % peuvent être réalisées sur une base annuelle.

2.- Obtenir les meilleures conditions de la part du fournisseur

Ce n'est un secret pour personne que tous les fournisseurs souhaitent être payés le plus rapidement possible afin de réduire leur PMC (délai moyen de recouvrement). Il est intéressant de tenir compte de ce fait tout au long des négociations. En fonction de la force du fournisseur, il existe essentiellement deux situations dans lesquelles vous pouvez favoriser votre fournisseur en le payant plus tôt :

1. le premier a une composante commerciale. Dans ce cas, la situation courante est que le fournisseur a la possibilité de vendre à n'importe quelle entreprise, même à des entreprises qui vous font concurrence. La réception d'un paiement anticipé suffit pour que le fournisseur vous donne quelque chose en retour, comme un prix réduit, des conditions contractuelles plus avantageuses ou d'autres avantages dans le domaine de la logistique ou du transport.
2. l'autre situation est celle où le fournisseur est en position de force, c'est-à-dire qu'il peut choisir ses clients. Un exemple clair dans ce cas est l'activité d'externalisation du personnel. Souvent, le fournisseur recevra le même prix de toutes les entreprises qui essaient de l'engager, en particulier dans ce secteur où la pression sur les prix est extrême. Par conséquent, être en mesure d'offrir des conditions de paiement rapides devient un élément essentiel pour attirer les meilleurs fournisseurs et, par conséquent, obtenir les clients que vous essayez d'attirer.

3 - Éviter les surprises

Il s'agit d'un phénomène qui affecte le coronaire d'un comptable ou d'un directeur financier qui pense avoir maîtrisé sa trésorerie et qui voit soudain apparaître un débit important en raison d'une "facture inattendue". Cela pourrait être justifié par la structuration ou une irrégularité incontrôlée dans l'approbation de cet achat, mais la réalité est que très peu d'organisations ont un contrôle sur leurs dépenses indirectes. L'approbation, le contrôle et le traitement en temps utile d'une facture fournisseur peuvent limiter l'effet de surprise de ces factures sur les positions de trésorerie.

4.- Tirer le meilleur parti de votre trésorerie

Les banques sont très douées pour maximiser leurs liquidités. Il est faux de penser qu'il faut 2 ou 3 jours pour transférer de l'argent d'une banque à l'autre. Dans de nombreux pays, vous pouvez transférer de l'argent en quelques secondes lorsque vous utilisez un service tiers, mais lorsque vous utilisez votre propre banque, cela prend des jours. Il est évident que la banque utilise ce temps pour maximiser ses liquidités. L'idée, dans ce cas, est que si vous ne savez pas combien et quand vous avez besoin de l'argent de la banque, vous n'oserez pas risquer vos liquidités. Il est évident que ce problème ne se pose pas autant pour les petites entreprises que pour les grandes.

5.- Éviter les frais de retard de paiement

Les pénalités de retard peuvent être une option, utilisée consciemment, pour conserver une trésorerie positive, mais ce n'est souvent pas le cas. Lorsqu'elles sont dues à une faiblesse du processus, nous jetons tout simplement de l'argent par les fenêtres. La solution, dans ce cas, consiste à utiliser une solution efficace pour automatiser le processus de facturation de la comptabilité fournisseurs et pour mesurer, contrôler et optimiser les délais d'approbation des factures. De cette manière, l'équipe de la comptabilité fournisseurs n'aura plus à courir dans les allées à la recherche d'approbations juste avant les dates d'échéance.

Conclusions

Êtes-vous toujours convaincu que l'approche"payer le plus tardpossible" est la plus appropriée ?

Si l'un des avantages de l'accélération du temps de traitement des factures fournisseurs par la comptabilité fournisseurs a retenu votre attention, il peut être intéressant d'étudier les économies de temps et d'argent que cela représenterait pour votre organisation.

Si vous avez des questions ou des commentaires, n'hésitez pas à nous contacter pour en discuter.

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