4 étapes pour simplifier le processus de comptabilité fournisseurs

21 juil. 2014 | Gestion des comptes créditeurs

Lorsqu'une entreprise commence à se développer et à augmenter son chiffre d'affaires, une attention particulière est accordée à l'adaptation de la partie production et service à la clientèle à cette augmentation de la demande. Mais souvent, l'évolution du département PA de l'entreprise n'est pas suffisamment prise en compte dans le processus de comptabilité fournisseurs, et la stratégie se limite à augmenter le nombre d'employés dans le département.

Processus des comptes créditeurs

Mais à mesure que le volume des factures augmente, et en raison de la taille de la structure du personnel qui doit gérer, valider et exécuter les différentes phases du processus, la complexité peut devenir le pire ennemi des professionnels du service des comptes fournisseurs et, par extension, du reste de l'entreprise. C'est pourquoi un processus de comptabilité fournisseurs organisé et optimisé peut devenir un grand allié pour toute entreprise.

"Moins c'est plus", et dans le domaine de l'AP, la simplicité et la clarté sont fondamentales pour que tout se passe bien.

Processus de comptabilité fournisseurs : 4 étapes pour plus de simplicité

Il existe un ensemble de concepts qui doivent être présents à tout moment dans les comptes fournisseurs quotidiens, et une fois qu'ils sont en place et stabilisés dans un cycle permanent et constamment présent, l'ensemble du département AP bénéficiera d'un processus plus propre et plus efficace.

1. définir les objectifs

En commençant par les objectifs de base et en approfondissant la conception de la manière dont vous voulez que le processus de la comptabilité fournisseurs se déroule, cette étape est fondamentale pour le reste des étapes qui sont prises. Il est bon de faire appel à des spécialistes dans ce domaine, et nous ne devons pas oublier que c'est quelque chose de dynamique, qui sera modifié et adapté au fil du temps en vue d'une amélioration constante.

2. identifier les données clés

La capacité à mesurer et à extraire des informations sur ce qui se passe dans le processus de comptabilité fournisseurs est l'un des points forts de ce processus. Simplifier la collecte de ces données et les réduire à deux ou trois variables clés, en leur donnant un contexte ou en leur attribuant également des valeurs cibles, sera le moyen de faire comprendre aux responsables départementaux la direction dans laquelle toutes leurs actions doivent être orientées.

3. Automatisation des processus

Les entreprises sont encore largement ignorantes des avantages de l'automatisation des processus de la comptabilité fournisseurs, mais celles qui ont déjà intégré des systèmes qui résolvent les flux de travail en quelques secondes alors qu'auparavant il fallait plus d'une semaine pour le faire manuellement comprennent l'avantage concurrentiel que représente l'adoption de l'automatisation pour améliorer les performances des services.

4. Contrôle

Disposer du bon outil de comptabilité fournisseurs, qui permet d'agir sur les variables principales de chaque processus de comptabilité fournisseurs et qui résout automatiquement la complexité découlant des relations entre elles, est la véritable valeur future que l'entreprise doit rechercher pour améliorer les tâches du secteur des comptes fournisseurs.

Et ces quatre étapes clôturent un cycle qui doit régir toutes les procédures du département AP, périodiquement et en permanence. Lorsque vous voulez ajuster un facteur ou mettre en œuvre une amélioration, vous devez les fusionner dans ce cycle, et non en parallèle. Vous devez le configurer au cœur de l'automatisation, même si cela implique un effort ou des heures d'arrêt technique. Mais le fait d'avoir tout intégré permettra de poursuivre un processus simple et agile au sein du département. L'ajout de procédures parallèles et de correctifs aux processus ajoute de la complexité et entraîne une perte d'efficacité si précieuse pour les entreprises d'aujourd'hui.

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