Beneficios de un proceso de Automatización en Cuentas por Pagar

Jun 12, 2014 | Workflow de facturas

A menudo, hay empresas que se interesan por la automatización de cuentas por pagar, e incluso llegan a acometer el proceso de implementación, sin tener una visión clara y con sentido de cómo va a ser su proceso de AP a partir de ese momento y de cómo va afectar a sus empleados.

Paralelamente, encontramos directivos y profesionales de AP que no quieren plantearse dar ese paso en la empresa porque tienen una imagen de gran complejidad en mente, y no terminan de ver las consecuencias que puede traer ese cambio a procesos que ya están funcionando medianamente bien.

Beneficios de la Automatizacion en Cuentas por Pagar

Y en ambos casos, debemos considerar las principales facetas de la automatización de cuentas por pagar:

Uso sencillo

Una capa de uso sencillo construida sobre un sistema complejo. Evidentemente, hablamos de un adecuado software o solución de automatización. Con una buena solución de automatización de AP, toda la complejidad y potencia del desarrollo que ejecuta con rapidez y eficiencia las funciones del workflow de las facturas queda por debajo de una capa de usuario sencilla y funcional que transforma para siempre la forma de trabajar del departamento. Y esta faceta se trabaja especialmente en las demos y presentaciones de una solución de este tipo.

Externalización de tareas

Como puede ser la parte de gestión documental inicial relacionada con la recepción de facturas en papel y su digitalización; la codificación contable; las tareas de cuadre manual; la resolución de excepciones o la atención a proveedores, logrando mejorar así la eficiencia en los casos (cada vez menos) de este formato. Hay soluciones que integran esta posibilidad dentro de su oferta, contribuyendo a una mejor integración y un proceso mucho más limpio.

Tiempo

Esta es una faceta que está logrando una mayor relevancia en la medida en que se está incrementando la consideración del verdadero valor que tiene para la empresa el aprovechar los recursos humanos en su dimensión más estratégica y no en tareas administrativas o repetitivas. La automatización conlleva liberar una porcentaje de tiempo importante de los empleados del departamento, lo cual implica que una vez implementada, ese tiempo puede dedicarse a procesos transversales y más relacionados con una mejora constante del valor que el departamento de cuentas por pagar aporta a la compañía.

Para no perder el foco llegados a este punto, es recomendable, al adoptar una solución de automatización, poner atención en dos sencillas cuestiones:

– Medir tiempos antes, en el periodo inmediatamente después de la implementación, y una vez normalizado el funcionamiento de ésta.

– En función de los tiempos en el periodo de adaptación, elaborar un plan de tareas o una hoja de ruta para invertir el tiempo extra que empieza a tenerse, en cosas a corto y medio plazo que puedan repercutir en una mejor adaptación o en la apertura de nuevas vías de mejora y optimización de puntos concretos. Y una vez normalizado el funcionamiento automatizado, es conveniente establecer un plan estratégico a largo plazo que incluya formación y técnicas profesionales de pensamiento creativo, networking, etc…

Multidepartamental

Por último, es conveniente considerar la faceta multidepartamental de implementar una solución de automatización de cuentas por pagar. El cambio conlleva un nuevo modelo de colaboración y relación entre departamentos de la empresa, y esto implica que la decisión también debe ser tomada desde esta perspectiva. No se trata de la decisión que más convenga solo al departamento de IT o al CFO. En la mayoría de los casos, una visión lo más integral posible ayudará a que la automatización conduzca a una mejora global para toda la compañía.

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