Avantages d'un processus d'automatisation des comptes créditeurs

12 juin 2014 | Gestion des factures

Souvent, les entreprises s'intéressent à l'automatisation de la comptabilité fournisseurs, et vont même jusqu'à la mettre en œuvre, sans avoir une vision claire et significative de ce à quoi ressemblera leur processus de comptabilité fournisseurs à partir de ce moment-là et de la manière dont cela affectera leurs employés.

En même temps, nous trouvons des gestionnaires et des professionnels de l'AP qui ne veulent pas envisager de franchir cette étape dans l'entreprise parce qu'ils ont en tête l'image d'une grande complexité et qu'ils ne voient pas bien les conséquences que ce changement peut avoir sur des processus qui fonctionnent déjà assez bien.

Avantages de l'automatisation de la comptabilité fournisseurs

Et dans les deux cas, il faut considérer les principales facettes de l'automatisation des comptes fournisseurs :

Facile à utiliser

Une couche conviviale construite au-dessus d'un système complexe. Il est clair que nous parlons ici d'un logiciel ou d'une solution d'automatisation appropriés. Avec une bonne solution d'automatisation AP, toute la complexité et la puissance du développement qui exécute rapidement et efficacement les fonctions du flux de facturation se trouvent sous une couche utilisateur simple et fonctionnelle qui transforme à jamais la façon dont le département travaille. Cette facette est particulièrement mise en valeur dans les démonstrations et les présentations d'une telle solution.

Externalisation des tâches

Par exemple, la partie initiale de la gestion des documents liée à la réception des factures papier et à leur numérisation, le codage comptable, les tâches de rapprochement manuel, la résolution des exceptions ou le service aux fournisseurs, améliorant ainsi l'efficacité dans les cas (de moins en moins nombreux) de ce format. Certaines solutions intègrent cette possibilité dans leur offre, ce qui contribue à une meilleure intégration et à un processus beaucoup plus propre.

Météo

C'est un aspect qui devient de plus en plus pertinent à mesure que l'on prend conscience de la valeur réelle pour l'entreprise de l'exploitation des ressources humaines dans leur dimension la plus stratégique plutôt que dans des tâches administratives ou répétitives. L'automatisation libère un pourcentage significatif du temps des employés du département, ce qui signifie qu'une fois mise en œuvre, ce temps peut être consacré à des processus transversaux et davantage liés à l'amélioration constante de la valeur que le département de la comptabilité fournisseurs apporte à l'entreprise.

Afin de ne pas perdre de vue ce point, il est conseillé, lors de l'adoption d'une solution d'automatisation, de prêter attention à deux points simples :

- Les temps de mesure avant, pendant la période suivant immédiatement la mise en œuvre et après la mise en œuvre ont été normalisés.

- En fonction de la durée de la période d'adaptation, établir un plan de tâches ou une feuille de route pour investir le temps supplémentaire qui commence à être disponible dans des actions à court et moyen terme qui peuvent avoir un impact sur une meilleure adaptation ou sur l'ouverture de nouvelles voies d'amélioration et d'optimisation de points spécifiques. Une fois que le fonctionnement automatisé a été normalisé, il est conseillé d'établir un plan stratégique à long terme qui inclut la formation et les techniques professionnelles pour la pensée créative, la mise en réseau, etc.

Multidépartemental

Enfin, il convient de prendre en compte l'aspect pluridisciplinaire de la mise en œuvre d'une solution d'automatisation de la comptabilité fournisseurs. Le changement entraîne un nouveau modèle de collaboration et de relation entre les départements de l'entreprise, ce qui signifie que la décision doit également être prise dans cette perspective. Il ne s'agit pas d'une décision qui convient uniquement au département informatique ou au directeur financier. Dans la plupart des cas, une vision aussi holistique que possible aidera l'automatisation à conduire à une amélioration globale pour l'ensemble de l'entreprise.

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