Cela peut vous sembler trop générique. Ou, même, quelque chose de si commun et quotidien dans votre travail que vous ne comprenez pas pourquoi aborder le sujet de l’ approbation des factures. Cependant, nous sommes aujourd’hui confrontés à un nouveau paysage. Un scénario pour toute entreprise et tout secteur qui est radicalement différent de ce que nous connaissions il y a encore très peu de temps. En conséquence de la transformation numérique, chaque processus et chaque action commerciale est différent. C’est pourquoi il est également important de se pencher sur ce qui est essentiel et fondamental et que vous devez désormais réaliser en ligne.
Qu’est-ce que l’approbation des factures ?
Comme nous le disions en introduction de ces lignes, toute action ou processus commercial est désormais différent. L’approbation des factures n’est pas une exception. Nous avons laissé l’analogie derrière nous, et ceux qui ne l’ont pas fait sont en retard ou, directement, n’y parviendront pas.
De même, nous pourrions dire que l’approbation des factures, plus qu’une action, est un processus par lequel les factures reçues sont vérifiées et validées pour leur paiement ultérieur. Par conséquent, nous parlons d’une procédure qui commence par la réception de la facture et qui se termine au moment où le fournisseur l’encaisse. L’ensemble de ce processus, à son tour, se compose de plusieurs étapes que nous détaillons plus loin.
Différents processus en fonction de l’entreprise
Par conséquent, l’approbation des factures est essentielle dans tout type d’entreprise. Cependant, la manière de les traiter et de gérer leur paiement est très différente selon le type d’entreprise. Le plus courant dans les PME et micro-entreprises est que tout ce processus soit géré par une seule personne ou une équipe de comptabilité très réduite.
Cependant, dans les grandes entreprises, avec des volumes de facturation élevés et de multiples factures à gérer quotidiennement, ont généralement des processus internes beaucoup plus étendus. La communication avec les clients et les fournisseurs est déjà beaucoup plus bureaucratique, même pour la gestion des factures. À son tour, l’approbation des factures implique également leur validation par divers systèmes et départements internes.
Le fait est que, tant pour ces grandes entreprises que pour de très petites affaires, la numérisation a tout révolutionné. Profiter de ses avantages est une chose que vous devez faire. Non seulement par souci de commodité, mais aussi parce que le tissu entrepreneurial se développe déjà dans ce nouveau scénario numérique et continuera à le faire en 2023 et dans les années à venir.
Quel est le processus d’approbation ?
Grâce à un bon processus de facturation et d’approbation des factures, on évite les problèmes de comptabilité.Des inconvénients aussi basiques mais importants que :
– Paiements en trop ou en moins qui impliquent ensuite des problèmes juridiques
– Paiements à des entreprises incorrectes.
– Déséquilibres de trésorerie et de comptabilité, tant la sienne que celle des fournisseurs.
– Erreurs dans les délais et les dates de paiement des factures.– Différence entre ce qui est facturé par le fournisseur et ce qui a été demandéPour toutes ces raisons, que ce soit manuellement ou via un logiciel de facturation efficace,c’est un processus qui doit absolument être mis en œuvre dans toute entreprise. D’une grande entreprise de n’importe quel grand secteur à un petit commerce de détail en ville.
En ce sens, il existe bien un processus clé d’approbation des factures.Il s’agit d’une procédure courante suivie par la grande majorité des entreprises. Elle se compose des étapes ou points suivants :
1. Réception de la facture
Logiquement, le premier point consiste à recevoir la facture. Celle-ci est envoyée par le client avec toutes les données de facturation obligatoires que la facture doit inclure. À partir de là, le processus commence.
2. Révision
Après la réception de la facture, il faut procéder à la vérification que les données sont correctes. C’est-à-dire, vérifier que les informations fiscales sont correctes, que le montant à payer est celui convenu, que les aspects fiscaux sont appropriés, les délais, etc.
3. Catégorisation et stockage
En troisième lieu, surtout pour les entreprises ayant des volumes de facturation élevés, il faut procéder à la classification de la facture. Cette étape consiste à catégoriser si une facture concerne la sous-traitance de services auprès de fournisseurs externes ou s’il s’agit d’un achat de matériel. De cette manière, la comptabilité est mieux gérée et il est plus simple d’organiser les informations pour de futures analyses financières et comptables.
4. Paiement
Comme nous l’avons souligné au début, le paiement de la facture est la dernière étape du processus d’approbation. Cependant, il faut respecter les délais établis sur la facture, ainsi que s’assurer que le fournisseur a bien été payé.
Tout ce processus d’approbation des factures que nous venons de détailler est très ancien. En effet, il a été mis en œuvre ainsi depuis très longtemps dans la plupart des entreprises. Cependant, la différence réside dans la manière dont il est réalisé. Désormais, l’immense majorité des entreprises le réalise avec un système numérique. Des logiciels grâce auxquels le processus d’approbation est beaucoup plus agile, pratique et efficace.
Comment réaliser une approbation des factures en Espagne
Par ailleurs, cette procédure est courante non seulement dans certaines entreprises. Les gouvernements sont les premiers à plaider en faveur de la transformation numérique du tissu économique. De même, nous trouvons législation et nouveautés concernant la facture électronique en Europe et dans le monde qui visent à ancrer l’approbation des factures via des logiciels.
À cet égard, bien qu’il y ait des différences entre les pays, les politiques adoptées ces dernières années sont très similaires dans tous les pays de l’UE. En effet, selon la réglementation continentale, il est déjà obligatoire que toute opération B2G (entre entreprises de tout type et administrations publiques) soit facturée électroniquement. Comme stipulé dans la Directive 2014/55/UE publiée au JOUE.
L’Espagne, en tant que membre de l’UE, se conforme à cette mesure. Mais ce n’est pas tout, elle applique déjà depuis des années l’obligation de la facture électronique. Parallèlement, la Loi Crea y Crece que nous vous expliquons ici vient d’être lancée et s’inscrit dans cette même ligne politique. Grâce à elle, en effet, dans les prochaines années, toute entreprise privée devra également procéder à l’approbation de ses factures de manière électronique, y compris pour les opérations B2B (entre entreprises privées) et B2C (avec le client final).
Par conséquent, en Espagne, comme dans le reste de l’Europe, le processus d’approbation des factures doit être numérique. En suivant la méthode conventionnelle, mais en l’adaptant au nouveau scénario numérique et aux exigences politiques. Et si vous y résistez encore, dans un avenir très proche, vous n’aurez plus votre place ni commercialement ni juridiquement.
Avantages d’un bon workflow d’approbation des factures
À cet égard, chez easyap, nous souhaitons vous aider. Une fois que vous recherchez un bon logiciel de comptabilité, assurez-vous d’en implémenter un complet. La solution que nous développons chez easyap vous permet de gérer votre workflow d’approbation des factures avec les avantages suivants :
– Vous augmenterez la productivité de votre entreprise. Tout est plus agile et vous pouvez allouer des ressources humaines, d’équipe et économiques à d’autres fonctions de l’entreprise.
– Vous pouvez enregistrer dans un espace unique sur le cloud toutes les actions fiscales et comptables que vous effectuez, ce qui favorise considérablement le contrôle interne de toute procédure.
– Vous allez réduire considérablement tous les délais pour résoudre les exceptions et exécuter l’ensemble du processus d’approbation des factures.
– La planification de la trésorerie est beaucoup plus simple, sans parler de l’aide pour la déclaration et le dépôt des impôts.
– La communication avec les clients et les fournisseurs est beaucoup plus simple et fluide.
– Vous avez accès, dans un même espace, à toutes les factures que vous avez émises et à celles que vous avez reçues.
– Vous pouvez assigner automatiquement des tâches comptables ou la gestion et l’approbation de factures spécifiques aux équipes et/ou personnes de votre choix.
– La catégorisation des factures que vous pouvez effectuer dans le système vous aidera à identifier des points d’amélioration clairs dans tous vos processus comptables.
De plus, un autre avantage d’une solution comme celle d’easyap est que vous transformez un coût fixe en un coût variable.Avec nous, vous paierez pour chaque facture que vous émettez et non un coût fixe. C’est pourquoi nous avons la capacité de nous adapter efficacement à des entreprises de différentes tailles et avec des volumes de facturation totalement différents.
En somme, au-delà de l’obligation de la facturation électronique, la numérisation de vos processus et de votre entreprise en général est une nécessité. Mais c’est une nécessité commerciale et pour survivre dans le présent et à l’avenir. Avec une solution comme la nôtre, vous économiserez des coûts et optimiserez deux ressources clés d’une entreprise : le temps et l’argent. Chez easyap nous vous aidons dans votre transformation numérique.
