Quizás te pueda sonar demasiado genérico. O, incluso, a algo tan común y cotidiano en tu día a día laboral que no entiendes por qué tratar el tema de la aprobación de facturas. Sin embargo, en la actualidad nos encontramos frente a un nuevo panorama. Un escenario para cualquier empresa y sector que es radicalmente distinto a lo que conocíamos hasta hace muy poco. Como consecuencia de la transformación digital, cada proceso y cada acción empresarial es diferente. Por eso, también es importante detenerse en aquello esencial y básico que ahora debes llevar a cabo de forma online.
¿Qué es la aprobación de facturas?
Como decíamos en la entradilla de estas líneas, cualquier acción o proceso empresarial ahora es diferente. La aprobación de facturas no es una excepción. Hemos dejado atrás la analogía y quien no lo haya hecho o llega tarde o, directamente, no llegará.
Así mismo, podríamos decir que la aprobación de facturas, más que una acción, es un proceso por el cual se revisa y se da validez a las facturas que se reciben para su posterior pago. Por lo tanto, hablamos de un procedimiento que comienza con la recepción de la factura y que concluye en el momento en el que el proveedor la cobra. Todo ese proceso, a su vez, consta de varios pasos que te detallamos más adelante.
Diferentes procesos en función de la empresa
Por lo tanto, la aprobación de facturas es esencial en cualquier tipo de negocio. No obstante, la manera de tramitarlas y de gestionar su pago es muy diferente en función del tipo de empresa. Lo más habitual en las PYMES y microempresas es que todo este proceso lo gestione una sola persona o un equipo de contabilidad muy reducido.
Sin embargo, en las grandes empresas, con altos volúmenes de facturación y con múltiples facturas que gestionar a diario, suelen tener procesos internos mucho más extensos. La comunicación con los clientes y los proveedores ya es mucho más burocrática, incluso para la gestión de facturas. A su vez, la aprobación de facturas también implica la validación de las mismas por diversos sistemas y estamentos internos.
El caso es que, tanto para estas grandes compañías como para negocios muy pequeños, la digitalización lo ha revolucionado todo. Aprovechar sus ventajas es algo que debes hacer. Ya no solo por una cuestión de comodidad, sino porque el tejido empresarial ya está desarrollándose en este nuevo escenario digital y lo va a seguir haciendo en 2023 y en los próximos años.
¿Cuál es el proceso de aprobación?
Gracias a un buen proceso de facturación y de aprobación de facturas se evitan problemas de contabilidad. Inconvenientes tan básicos pero importantes como:
– Pagos de más o de menos que luego impliquen problemas legales
– Pagos a empresas incorrectas.
– Descuadres en caja y en la contabilidad, tanto propia como en la de los proveedores.
– Errores en los plazos y en las fechas de pago de las facturas.
– Diferencia de lo facturado por el proveedor, con lo solicitado
Por todo ello, ya sea manualmente o a través de un software de facturación eficiente, se trata de un proceso que hay que llevar a cabo sí o sí en cualquier negocio. Desde una gran empresa de cualquier gran sector hasta un pequeño negocio minorista de ciudad.
En este sentido, sí que existe un proceso de aprobación de facturas clave. Se trata de un procedimiento común y que siguen la gran mayoría de negocios. Éste consta de los siguientes pasos o puntos:
1. Recepción de la factura
Como es lógico, el primer punto consiste en recibir la factura. Ésta es enviada por el cliente con todos los datos de facturación obligatorios que debe incluir la factura. A partir de ahí, se inicia el proceso.
2. Revisión
Tras la recepción de la factura, hay que hacer la pertinente comprobación de que los datos son correctos. Es decir, revisar que la información fiscal está bien, la cantidad a pagar es la pactada, los aspectos tributarios son los correspondientes, los plazos, etcétera.
3. Categorización y almacenaje
En tercer lugar, sobre todo para las compañías con altos volúmenes de facturación, hay que proceder con la clasificación de la factura. Este paso consiste en categorizar si una factura es por contratar servicios de proveedores externos o si se trata de una compra de material. De esa manera, la contabilidad se gestiona mejor y es más sencillo organizar la información para futuros análisis financieros y contables.
4. Pago
Como señalamos al inicio, el pago de la factura es el último paso del proceso de aprobación. Eso sí, hay que ajustarse a los plazos que se establezcan en la factura, así como asegurarse de que el proveedor la ha cobrado.
Todo este proceso de aprobación de facturas que acabamos de detallar es algo muy antiguo. De hecho, se ha implementado así desde hace muchísimo tiempo en la mayoría de empresas. Sin embargo, la diferencia radica en cómo se realiza. Ahora la inmensa mayoría de negocios lo llevan a cabo con un sistema digital. Softwares con los que el proceso de aprobación es mucho más ágil, cómodo y eficaz.
Cómo realizar una aprobación de facturas en España
A su vez, este procedimiento es algo común no solo en algunas empresas. Los gobiernos son los primeros que abogan por la transformación digital del tejido empresarial. Así mismo, encontramos legislación y novedades sobre la factura electrónica en Europa y en el mundo que buscan asentar la aprobación de facturas a través de softwares.
En este sentido, aunque hay diferencias entre países, las políticas que se están adoptando durante los últimos años son muy similares en todos los países de la UE. De hecho, por normativa continental, ya es obligatorio que cualquier operación B2G (entre empresas de cualquier tipo y administraciones públicas) se facture electrónicamente. Así se establece en la Directiva 2014/55/UE publicada en el BOE.
España, como miembro de la UE, se ajusta a esta medida. Pero no solo eso, sino que ya lleva años con la obligatoriedad de la factura electrónica. A su vez, acaba de lanzarse la Ley Crea y Crece que te explicamos aquí y que sigue toda esta línea política. Por ella, de hecho, en los próximos años, cualquier empresa privada tendrá también que realizar la aprobación de sus facturas de forma electrónica también en las operaciones B2B (entre empresas privadas) y B2C (con el cliente final).
Por lo tanto, en España, al igual que en el resto de Europa, el proceso de aprobación de facturas debe ser digital. Siguiendo el método convencional, pero adaptándolo al nuevo escenario digital y a las exigencias políticas. Y si aún te resistes a ello, en el futuro más próximo no tendrás cabida ni comercial ni jurídicamente.
Ventajas de un buen workflow de aprobación de facturas
En este sentido, desde easyap te queremos ayudar. Una vez que te pones a buscar un buen software de contabilidad, asegúrate de que implementas uno completo. La solución que desarrollamos en easyap te permite gestionar tu workflow de aprobación de facturas con los siguientes beneficios:
– Aumentarás la productividad de tu negocio. Todo es más ágil y puedes destinar recursos humanos, de equipo y económicos a otras funciones del negocio.
– Puedes registrar en un único espacio en la nube todas las acciones tributarias y contables que vayas ejecutando, lo cual favorece notablemente el control interno de cualquier procedimiento.
– Vas a reducir enormemente todos los tiempos para resolver excepciones y ejecutar todo el proceso de aprobaciones de facturas.
– La planificación de Tesorería es mucho más sencilla, por no hablar de las ayudas a la hora de declarar y presentar impuestos.
– La comunicación con clientes y proveedores es mucho más sencilla y fluida.
– Tienes en un mismo espacio el acceso a todas y cada una de las facturas que hayas emitido como a las que hayas recibido.
– Puedes asignar automáticamente tareas contables o la gestión y aprobación de facturas concretas a los equipos y/o personas que decidas.
– La categorización de facturas que puedes hacer en el sistema te ayudará a identificar puntos claros de mejora en todos tus procesos contables.
Además, otra de las ventajas que tienes con una solución como la de easyap es que transformas un coste fijo en uno variable. Con nosotros pagarás por cada factura que emitas y no un coste fijo. Por ese motivo, tenemos la capacidad de adaptarnos eficazmente a empresas de distinto tamaño y con volúmenes de facturación totalmente diferentes.
En definitiva, más allá de la obligatoriedad de la facturación electrónica, digitalizar tus procesos y tu negocio en general, es una necesidad. Pero es una necesidad comercial y para sobrevivir en el presente y en el futuro. Con una solución como la nuestra ahorrarás en costes y optimizarás dos recursos clave de un negocio: tiempo y dinero. En easyap te ayudamos con tu transformación digital.
