Vielleicht klingt es zu generisch. Oder sogar nach etwas so Alltäglichem und Gewöhnlichem in Ihrem Arbeitsalltag, dass Sie nicht verstehen, warum das Thema der Rechnungsfreigabe. Doch heutzutage stehen wir vor einem neuen Panorama. Ein Szenario für jedes Unternehmen und jede Branche, das sich radikal von dem unterscheidet, was wir bis vor Kurzem kannten. Als Folge der digitalen Transformation, ist jeder Prozess und jede Geschäftsaktion anders. Deshalb ist es auch wichtig, sich mit dem Wesentlichen und Grundlegenden zu befassen, das Sie jetzt online durchführen müssen.
Was ist Rechnungsfreigabe?
Wie wir in der Einleitung dieser Zeilen sagten, ist jede Geschäftsaktion oder jeder Geschäftsprozess jetzt anders. Die Rechnungsfreigabe ist keine Ausnahme. Wir haben die analoge Welt hinter uns gelassen, und wer das nicht getan hat, kommt entweder zu spät oder kommt direkt gar nicht an.
Man könnte auch sagen, dass die Rechnungsfreigabe, mehr als eine Aktion, ein Prozess ist, durch den eingehende Rechnungen überprüft und für die spätere Zahlung freigegeben werden. Daher sprechen wir von einem Verfahren, das mit dem Empfang der Rechnung beginnt und in dem Moment endet, in dem der Lieferant diese bezahlt bekommt. Dieser gesamte Prozess besteht wiederum aus mehreren Schritten, die wir Ihnen später detailliert erläutern werden.
Unterschiedliche Prozesse je nach Unternehmen
Die Rechnungsfreigabe ist daher in jeder Art von Geschäft unerlässlich. Die Art und Weise, wie sie bearbeitet und die Zahlung verwaltet wird, ist jedoch sehr unterschiedlich, je nach Unternehmenstyp. Am häufigsten ist es bei KMU und Kleinstunternehmen, dass dieser gesamte Prozess von einer einzigen Person oder einem sehr kleinen Buchhaltungsteam verwaltet wird.
In großen Unternehmen, mit hohen Rechnungsvolumina und mehreren täglich zu verwaltenden Rechnungen, gibt es in der Regel viel umfangreichere interne Prozesse. Die Kommunikation mit Kunden und Lieferanten ist bereits viel bürokratischer, selbst bei der Rechnungsverwaltung. Gleichzeitig Die Rechnungsfreigabe beinhaltet auch die Validierung durch verschiedene interne Systeme und Abteilungen.
Tatsache ist, dass sowohl für diese großen Unternehmen als auch für sehr kleine Betriebe, die Digitalisierung alles revolutioniert hat. Die Nutzung ihrer Vorteile ist unerlässlich. Nicht nur aus Bequemlichkeit, sondern weil sich die Unternehmenslandschaft bereits in diesem neuen digitalen Szenario entwickelt und dies auch 2023 und in den kommenden Jahren tun wird.
Wie ist der Freigabeprozess?
Dank eines guten Rechnungs- und Rechnungsfreigabeprozesses werden Buchhaltungsprobleme vermieden. So grundlegende, aber wichtige Nachteile wie:
– Über- oder Unterzahlungen, die später rechtliche Probleme nach sich ziehen könnten
– Zahlungen an falsche Unternehmen.
– Diskrepanzen in der Kasse und Buchhaltung, sowohl der eigenen als auch der der Lieferanten.
– Fehler bei Fristen und Zahlungsdaten von Rechnungen.– Differenz zwischen dem vom Lieferanten in Rechnung gestellten und dem angeforderten BetragDeshalb ist es, sei es manuell oder durch eine effiziente Rechnungssoftware, ein Prozess, der in jedem Unternehmen unbedingt durchgeführt werden muss. Von einem großen Unternehmen in jeder großen Branche bis hin zu einem kleinen Einzelhandelsgeschäft in der Stadt.
In diesem Zusammenhang, gibt es einen Schlüsselprozess zur Rechnungsfreigabe. Dies ist ein gängiges Verfahren, dem die meisten Unternehmen folgen. Es besteht aus den folgenden Schritten oder Punkten:
1. Rechnungseingang
Logischerweise besteht der erste Punkt darin, die Rechnung zu erhalten. Diese wird vom Kunden mit allen obligatorischen Rechnungsdaten gesendet, die die Rechnung enthalten muss. Danach beginnt der Prozess.
2. Überprüfung
Nach dem Rechnungseingang, muss die entsprechende Überprüfung der Daten auf Korrektheit erfolgen. Das heißt, zu überprüfen, ob die Steuerinformationen korrekt sind, der zu zahlende Betrag vereinbart ist, die steuerlichen Aspekte den Vorgaben entsprechen, die Fristen eingehalten werden, etc.
3. Kategorisierung und Speicherung
Drittens, und das gilt insbesondere für Unternehmen mit hohen Rechnungsaufkommen, muss die Rechnung klassifiziert werden. Dieser Schritt besteht darin,zu kategorisieren, ob es sich um eine Rechnung für die Beauftragung externer Dienstleister oder um einen Materialkauf handelt.Auf diese Weise wird die Buchhaltung besser verwaltet und es ist einfacher, die Informationen für zukünftigeFinanz- und Buchhaltungsanalysen.
4. Zahlung
Wie eingangs erwähnt, ist die Bezahlung der Rechnung der letzte Schritt im Genehmigungsprozess. Dabei müssen jedoch dieauf der Rechnung festgelegten Fristen eingehalten werden, und es muss sichergestellt werden, dass der Lieferant die Zahlung erhalten hat.
Dieser gesamte Prozess der Rechnungsfreigabe, den wir gerade detailliert beschrieben haben, ist sehr alt. Tatsächlich wird er in den meisten Unternehmen schon seit langer Zeit so umgesetzt. Der Unterschied liegt jedoch in der Art und Weise der Durchführung. Mittlerweile wird er von der überwiegenden Mehrheit der Unternehmen mit einem digitalen System durchgeführt.Softwarelösungen, mit denen der Freigabeprozess wesentlich agiler, komfortabler und effizienter ist.
Wie man eine Rechnungsfreigabe in Spanien durchführt
Gleichzeitig ist dieses Verfahren nicht nur in einigen Unternehmen üblich. Regierungen sind die ersten, die sich für die digitale Transformation der Unternehmenslandschaft einsetzen. Ebenso finden wir Gesetzgebung und Neuigkeiten zur elektronischen Rechnung in Europa und weltweit, die darauf abzielen, die Rechnungsfreigabe durch Software zu etablieren.
In diesem Zusammenhang sind die in den letzten Jahren eingeführten Politiken in allen EU-Ländern sehr ähnlich, auch wenn es Unterschiede zwischen den Ländern gibt. Tatsächlich ist es nach kontinentaler Vorschriftbereits verpflichtend, dass jede B2G-Operation(zwischen Unternehmen jeglicher Art und öffentlichen Verwaltungen)elektronisch fakturiert wird.So ist es festgelegt in der Richtlinie 2014/55/EU, veröffentlicht im BOE.
Spanien, als EU-Mitglied, hält sich an diese Maßnahme. Aber nicht nur das, sondern es gibt bereits seitJahren die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung. Gleichzeitig wurde gerade das Gesetz „Crea y Crece“ (Schaffen und Wachsen) verabschiedet, das wir hier erklären und dieser politischen Linie folgt. Durch dieses Gesetz wird tatsächlich in den kommenden Jahren jedes Privatunternehmen seine Rechnungen auch elektronisch genehmigen müssen, auch bei B2B-Transaktionen (zwischen Privatunternehmen) und B2C (mit dem Endkunden).
Daher muss in Spanien, wie im restlichen Europa, der Rechnungsfreigabeprozess digital sein. Dabei wird die konventionelle Methode beibehalten, aber an das neue digitale Szenario und die politischen Anforderungen angepasst. Und wenn Sie sich dem noch widersetzen, werden Sie in naher Zukunft weder geschäftlich noch rechtlich bestehen können.
Vorteile eines guten Rechnungsfreigabe-Workflows
In diesem Sinne möchten wir von easyap Ihnen helfen. Sobald Sie sich auf die Suche nach einer guten Buchhaltungssoftware machen, stellen Sie sicher, dass Sie eine umfassende implementieren. Die von easyap entwickelte Lösung ermöglicht Ihnen die Verwaltung Ihres Rechnungsfreigabe-Workflows mit den folgenden Vorteilen:
– Sie werden die Produktivität Ihres Unternehmens steigern. Alles wird agiler, und Sie können Personal-, Team- und finanzielle Ressourcen für andere Geschäftsfunktionen einsetzen.
– Sie können alle steuerlichen und buchhalterischen Vorgänge in einem einzigen Cloud-Speicher erfassen, die Sie ausführen, was die interne Kontrolle jedes Verfahrens erheblich verbessert.
– Sie werden die Bearbeitungszeiten erheblich reduzieren, um Ausnahmen zu lösen und den gesamten Rechnungsfreigabeprozess durchzuführen.
– Die Liquiditätsplanung ist viel einfacher, ganz zu schweigen von der Unterstützung bei der Erklärung und Einreichung von Steuern.
– Die Kommunikation mit Kunden und Lieferanten ist wesentlich einfacher und flüssiger.
– Sie haben an einem einzigen Ort Zugang zu allen Rechnungen,die Sie ausgestellt und erhalten haben.
– Sie können Aufgaben automatisch zuweisen,im Bereich Buchhaltung oder die Verwaltung und Genehmigung spezifischer Rechnungen an die Teams und/oder Personen Ihrer Wahl.
– Die Kategorisierung von Rechnungen,die Sie im System vornehmen können, hilft Ihnen, klare Verbesserungspunkte in all Ihren Buchhaltungsprozessen zu identifizieren.
Darüber hinaus ist ein weiterer Vorteil einer easyap-Lösung, dass Siefeste Kosten in variable Kosten umwandeln.Bei uns zahlen Sie pro ausgestellter Rechnung und nicht einen festen Betrag. Aus diesem Grund können wir uns effizient an Unternehmen unterschiedlicher Größe und mit völlig unterschiedlichen Abrechnungsvolumen anpassen.
Kurz gesagt, über die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung hinaus ist die Digitalisierung Ihrer Prozesse und Ihres gesamten Geschäfts eine Notwendigkeit. Es ist jedoch eine geschäftliche Notwendigkeit, um in der Gegenwart und Zukunft zu überleben. Mit einer Lösung wie unserer sparen Sie Kosten undoptimieren zwei Schlüsselressourcen eines Unternehmens: Zeit und Geld. Bei easyap helfen wir Ihnen bei Ihrer digitalen Transformation.
