Obligación o devoción. Da igual el motivo que te haya llevado a instalar un sistema de facturación electrónica en tu negocio. El caso es que o lo has hecho ya o lo vas a tener que hacer. Quizás, como la mayoría de personas, detestas las imposiciones. No obstante, sentimos comunicarte que digitalizar las facturas de tu compañía es una de esas que, si no has hecho aún, debes acometer. La relación entre B2B y factura electrónica es una necesidad, pero no sólo por ley. Nosotros te ayudamos a verlo como una inversión de presente y de futuro y te desvelamos las múltiples ventajas que tiene, tanto para hoy como de cara al día de mañana.
Entendiendo la relación entre B2B y facturación electrónica
Desaprovechar las oportunidades que se nos presentan en cualquier ámbito de la vida es de necio. Sin embargo, el ser humano es muy dado a ello. Por eso, ahora que nos encontramos en un nuevo escenario global y digital, no disfrutar de los beneficios de las nuevas tecnologías sería absurdo. Así es como lo han comprendido algunas empresas y, sobre todo, los gobiernos de gran parte del planeta.
Por esta idea, la relación entre el sector B2B y la facturación electrónica es radicalmente distinta a la de hace unos pocos años. La industria B2B (Business To Business) cada vez está más ligada al uso de las tecnologías digitales. Tanto por gusto como por necesidad, puesto que las administraciones obligan a ello en muchos casos.
Precisamente, algunos gobiernos son los primeros que han decidido predicar con el ejemplo. Sin ir más lejos, la facturación electrónica es obligatoria en España para cualquier operación que realice la Administración desde el año 2013. En concreto, por la Ley 25/2013. Y es que las ventajas de emitir y recibir e-facturas para los gobiernos son muy valoradas:
- Les garantiza la trazabilidad fiscal y tributaria de las numerosas operaciones que pueden llevar a cabo mediante un sistema digitalizado.
- Pueden disponer de un registro claro y actualizado con todas las gestiones y movimientos financieros que llevan a cabo.
- Generan un beneficio medioambiental con el ahorro de papel y otros materiales, algo tan importante en estos tiempos.
Aun así, el sector B2B, entendiendo dentro del mismo tan solo a las empresas privadas, todavía se resiste. Sí es cierto que cada vez más compañías optan por implantar softwares de facturación electrónica. Pero todavía quedan muchas por hacerlo.
¿Quién está obligado a emitir facturas electrónicas?
Eso sí. Todas esas organizaciones que aún no utilizan sistemas de facturación digital, tienen las horas contadas. Y no solo por cómo evoluciona el mundo empresarial, sino por lo que exige el mundo legal.
En el caso de España llevamos un tiempo con la famosa Ley Crea y Crece en boca de todos. Empresas, medios de comunicación, gobiernos, organismos… El caso es que esta normativa entrará en vigor el próximo 10 de noviembre de 2022. Así, con su publicación en el BOE (Boletín Oficial del Estado), la relación actual entre el sector B2B y la factura electrónica se refuerza más. Y es que esta ley señala principalmente que:
- Cualquier empresa está obligada a emitir y recibir facturas electrónicas en todas sus relaciones comerciales con otras organizaciones, ya sean empresas privadas, organismos públicos o autónomos (o sea, B2B).
- Cualquier receptor tiene la potestad de solicitar una copia de la factura electrónica sin tener que pagar por ello durante un plazo de 4 años desde que ésta fuese emitida.
- Las facturas electrónicas que se emitan tienen que cumplir lo que se dispone en la normativa específica sobre facturación que más adelante detallamos.
- Cualquier compañía que no ofrezca la posibilidad de recibir facturas electrónicas o que no permita acceder a ellas pueden ser sancionadas con multas económicas de hasta 10.000 euros.
Por lo tanto, la e-factura ya no es solo una posibilidad, sino que pasa a ser una obligación para todo tipo de negocio. Además, las compañías deben implementar un sistema de facturación electrónica en un plazo que dependerá del volumen de facturación de cada negocio. Según esto:
- Las empresas que facturen más de 8 millones de euros anuales deben hacerlo en un plazo máximo de un año.
- Las organizaciones con un volumen de facturación inferior el plazo para se amplía hasta los dos años.
Así que, si nada raro sucede con la entrada en vigor de la Ley Crea y Crece, el sector B2B y la factura electrónica estarán unidos al 100% y en plenitud en un plazo que irá desde el mes que viene hasta el próximo 10 de noviembre de 2024. El tiempo apremia.
¿Cómo tienen que ser las e-facturas entre empresas?
Políticas como la de la Ley Crea y Crece son la mejor muestra de que en la batalla e-factura vs factura convencional, lo digital se impone a lo analógico. Comodidad, agilidad, velocidad… No obstante, la factura electrónica y el B2B tienen que amoldarse completamente a los estándares marcados. Así mismo, las facturas electrónicas entre empresas tienen que cumplir tres requisitos mínimos:
- Debe contener los campos obligatorios que se establecen en el artículo 6 del Reglamento de Facturación (Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre). Estos son: número de factura y serie, fecha de expedición, datos fiscales de emisor y receptor, concepto, importe e impuestos.
- Tiene que ser auténtica y validada mediante el intercambio electrónico de datos (EDI), la firma electrónica o cualquier instrumento aprobado por la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT).
- Debe ser aceptada por el receptor de la misma, a la vez que legible y con una información real y verídica. En caso de que detectes errores y hagas correcciones en las facturas una vez hayan sido emitidas, en vez de modificarlas deberás crear y enviar una factura rectificativa.
A su vez, como puedes ver, esta ley que regula la factura electrónica B2B tiene ya cierta antigüedad. En concreto, es del año 2003. Como desde entonces ha cambiado tanto el mercado y el panorama laboral, también la norma ha ido modificándose. Y más que lo hará, teniendo en cuenta lo rápido que evoluciona el mundo digital.
Regulación del sector B2B y la factura electrónica en otros países
Es cierto que hasta ahora nos hemos centrado en la relación –sobre todo jurídica– entre el mundo B2B y la factura online en España. La ley Crea y Crece ha sido protagonista hasta este momento. Y eso que no hemos hablado sobre sistemas como TicketBAI o el SII (Suministro de Información de Impuestos de la AEAT).
Sin embargo, en easyap hemos trabajado para empresas de muchísimas partes del planeta y sectores de todo tipo. Por esa experiencia y por el mero hecho de que es nuestro ámbito, conocemos cómo es jurídicamente esta relación en otros países. No todos están al mismo nivel, pero sí hay muchos que regulan el B2B y la factura digital desde hace años:
- Francia: el gobierno exige a las empresas adherirse al nuevo sistema de emisión de facturación electrónica entre 2024 y 2026. Como en España, el plazo para ello también dependerá del volumen de facturación de cada organización.
- Italia: la facturación electrónica B2B es obligatoria desde 2019 y deben hacerse a través de una plataforma nacional que se llama SdI. Esta sirve como intermediario entre emisores y receptores, validando todas las facturas que se emiten.
- Polonia: en Polonia la regulación para las facturas electrónicas B2B entró en vigor en 2022 y en el próximo 2023 será de uso obligatorio.
- Bélgica: aunque el uso de la factura electrónica B2B es voluntario, el gobierno federal ya ha anunciado que la implantará obligatoriamente en breve.
Son tan solo cuatro ejemplos de países europeos. A nivel continental, también la propia UE regula la factura electrónica B2B con la directiva 2010/45/UE. Sin embargo, el Viejo Continente no es el único que aboga por la facturación electrónica B2B, o también B2C. Australia, Estados Unidos, Sudáfrica o Nueva Zelanda son otras naciones que fomentan los sistemas de factura electrónica B2B, sobre todo en su uso para con la Administración Pública.
En conclusión, la factura electrónica B2B es una realidad, además de una obligación en muchos casos. Por lo tanto, implementarla en tu negocio es una necesidad y no solo una oportunidad. Te obliga a ello el presente, pero sobre todo el futuro. Y, ¿con quién mejor que con easyap para hacerlo? Ponte en contacto con nosotros y aprovecha los más de 20 años de experiencia y el carácter internacional y versátil que nos avala.
