Tras el webinar que realizamos en easyap sobre la Ley Crea y Crece y la facturación electrónica, surgieron cuestiones muy interesantes sobre cómo se encuentra actualmente la norma. Durante la charla, los asistentes plantearon numerosas preguntas que tratamos de responder en directo. A continuación, resolvemos detalladamente todas esas dudas que se comentaron a lo largo de la charla.
¿En qué medida es obligatorio enviar una factura a la Agencia Tributaria?
El porcentaje de obligatoriedad de enviar una factura a la Agencia Tributaria es del 100%. Debes hacerlo en el mismo momento en que emites la factura, siempre y cuando sea entre compañías españolas.
¿Es obligatorio para todo tipo de facturas (rectificativas, abonos y demás)?
Sí. La ley Crea y Crece no hace diferencias entre facturas rectificativas, simplificadas… Cada vez que emites una factura, debes enviarla a la Agencia Tributaria.
Sí hay información más compleja, ¿hay que enviar dos facturas a dos destinatarios distintos (clientes y Agencia Tributaria)?
No. Realmente son dos facturas, pero es la misma con la idéntica numeración, aunque con diferente contenido.
El contenido de la factura que envías a la Agencia Tributaria es el contenido de la factura básico. Es decir, la Agencia Tributaria va a exigir los datos obligatorios para la facturación. No van a pedirte líneas de detalle.
Según la norma, la empresa facturadora o el intermediario o la plataforma tiene que tener la capacidad de adaptar la factura antes de ser firmada con la información acordada con el cliente. Por eso, se pueden dar dos hechos facturadores:
- 1. Emites la factura para el cliente, adaptada según lo acordado con él y que, a la vez, incluye los datos obligatorios que exige la Agencia. En este caso, esa única factura es válida tanto para el cliente como para la Agencia Tributaria.
- Emites una factura con información adicional porque así lo desea y establece el cliente (por ejemplo, un número de flota o un número de vuelo). Como esta información la Agencia Tributaria no la necesita, no la aceptará. Por lo tanto, habrá que hacer una segunda factura con la información mínima y obligatoria que exige la Agencia Tributaria.
¿Y las facturas PDF o en papel? ¿Se puede remitir la factura simple a la Agencia Tributaria y enviar un PDF o papel al cliente?
Según la norma, sí, pero este hecho tiene una pega. Al emitir la factura electrónica a la Agencia Tributaria, tendrás que hacer un tratamiento manual de la misma. En ese caso, corres el riesgo de generar una diferencia entre la factura en papel y la factura electrónica que haga saltar todas las alarmas.
Por ejemplo, si emites una factura a la Agencia Tributaria con un importe de 10.000 euros y manualmente te equivocas y deduces 100.000 euros, sería muy peligroso. La Agencia Tributaria tendrá un contenido fidedigno y nosotros uno erróneo por un tratamiento humano.
En definitiva, las facturas en papel o PDF sí son un canal posible según la norma, pero poco recomendable por las diferencias que pueden generar.
¿Qué relación tiene la Ley Crea y Crece con el Suministro Inmediato de Información (SII)? ¿Se sustituyen uno al otro?
Van a ir en paralelo, según la Agencia Tributaria. La Ley Crea y Crece es un proyecto respaldado por el Ministerio de Economía que, como no tiene capacidad técnica para acometer un proyecto de este tipo, ha pedido ayuda a la Agencia Tributaria, la cual ha fijado sus condiciones.
En este sentido, la Agencia Tributaria señala que ahora la factura electrónica no proporciona toda la información que sí ofrece el Suministro Inmediato de Información (SII). Con los libros contables, cubriría solo la parte de facturas emitidas para los obligados españoles, pero no para los extranjeros. Con lo cual, la Ley Crea y Crece es solo un subconjunto de la información que se reporta en el SII y por eso, no pretende cambiarlo ni eliminarlo.
Hacienda tendrá las facturas en el SII, pero también en la sede electrónica. Con lo cual dispondrán de una fuente de contraste de información. Es aquí donde cobra vital importancia trabajar con un proveedor de servicios con capacidad para mandar simultáneamente facturas a los clientes, a Hacienda y al sistema de información de la Agencia Tributaria. Si hay procesos inconexos y se generan diferencias, darás argumentos para inspecciones o para que te hagan algún análisis.
¿El proceso del SII es parecido o similar al de TicketBAI?
No, no tiene nada que ver. TicketBAI no es un proceso de envío de facturas a las agencias forales. Es un proceso en el que envías los datos a las agencias forales y estas dan un sello de autenticidad para que el receptor de la misma sepa que es auténtica.
Con este sistema las agencias forales también tienen las facturas, pero el objetivo principal es que tengan un sello de autenticidad y que se sepa que son facturas válidas. Es cómo tener a un tercero que certifica que es auténtica y que ha cumplido con todas las obligaciones fiscales. Sin embargo, un proveedor no va a poder conectarse a las agencias forales para descargarse las facturas.
Aún se desconoce cuánto tiempo las guardarán. Se cree que no serán los 4 años previstos, aunque sí se guardarán durante un periodo razonable.
En cualquier caso, la Agencia Tributaria no ha arbitrado un protocolo de autenticidad o de acuse de recibo de esa factura. Simplemente exige una copia de las facturas (sin un QR o código identificativo, como sucede con TicketBAI). Por lo tanto, es diferente.
¿Facturae es lo mismo que Verifactu?
No. Verifactu es otro proyecto de la Agencia Tributaria y el Ministerio de Economía, el cual lleva 10 años y que se parece más a TicketBAI. Está orientado a empresas que facturan menos de 6 millones por el que cada una, cuando emita facturas, va a solicitar a la Agencia Tributaria un código QR que verifique la autenticidad de la misma.
Verifactu sigue en borrador, pero el proceso será así. Para grandes empresas la normativa no prevé dar ningún tipo de QR ni ningún acuse de recibo de la factura presentada.
¿Las facturas a no nacionales y a intracomunitarios deben también reportarse a la Agencia Tributaria?
Según la normativa, no. Solo en el caso de que las dos empresas estén ubicadas en España. Por eso, tiene sentido que una empresa como easyap, como proveedor de servicios, arbitre y envíe las facturas a cada uno de los agentes.
Ya existe una normativa de facturación electrónica europea a administraciones públicas, pero en dos años tendremos la normativa de facturación electrónica europea entre empresas. Tenemos la red PEPPOL y en el futuro el envío de facturas entre compañías europeas tendrá que seguir estos mismos canales y estándares continentales.
Los proveedores de servicios de facturación electrónica tendrán que cumplir unos requisitos muy costosos. Entre otras cosas, para saber a quién mandar las facturas, en qué formato y cómo informar de los estados, también a los proveedores terceros. Es decir, la arquitectura se hace más compleja, se simplifica (al ser un tratamiento electrónico) y se complica el proceso de emisión y recepción de facturas. Por eso es aconsejable apoyarse en una empresa como easyap.
¿Hay una comunicación de vuelta a la Agencia Tributaria? Por ejemplo, un cliente recibe una factura, pero la rechaza; ¿debe notificarlo?
No hay que informar a la Agencia Tributaria de que se ha rechazado la factura, pero sí hay que informarle de los estados. No obstante, aún está por definirse cómo. Una factura debe informar sobre su estado, por lo que, aunque no hay que comunicar el rechazo como tal, sí hay que informar de lo que suponga ese rechazo (un cambio en el abono, en el importe, una factura rectificativa…).
¿Qué plazos y qué estados de las facturas se deben reportar?
Los estados de las facturas que debemos reportar según FACe son:
– Aceptación o rechazo de la factura.
– El pago efectivo completo.
– La aceptación o rechazo parcial.
– El pago parcial de la factura con importe y fecha.
– La cesión de la factura a un tercero para su cobro o pago.
En cuanto a los plazos:
– El Real Decreto entrará en vigor a los 12 meses de su publicación en el BOE.
– Las empresas que facturen más de 8 millones anuales deberán estar listas a los 12 meses de la publicación en el BOE del Real Decreto.
– Empresas que facturen menos de 8 millones, deberán estar listas a los 24 meses de la publicación en el BOE del Real Decreto.
– Durante los primeros 12 meses desde la entrada en vigor del Real Decreto, las empresas que estén obligadas a emitir facturas electrónicas deberán acompañar dichas facturas de un documento en formato PDF.
Aún no se sabe cuándo será la publicación en el BOE del Real Decreto, pero todo apunta a que será en 2023.
Aun así, deberías optimizar el proceso internamente para que cuando llegue el plazo puedas enviar las facturas en el formato que prefieras (formato UBL, Facturae…). Es un proceso continuo y complementario aun al de la facturación en papel, pero cuando empiece el proceso, podrás hacerlo todo de forma simultánea.
Si mi empresa está obligada a emitir facturas electrónicas, ¿también tengo que recibirlas en formato electrónico?
Las de tus proveedores que facturen más de 8 millones de euros sí. Las de otros proveedores que facturen menos de 8 millones no, hasta que se cumplan los 24 meses desde la publicación en el BOE del Real Decreto. Viviremos en un escenario mixto en el que se admiten facturas electrónicas, de la Agencia Tributaria y de proveedores que las emitan en PDF.
Puedes negociar que te facturen solo electrónicamente, pero lo ideal será ofrecer la posibilidad de facturar en más formatos, ya que no todas las empresas estarán preparadas para facturar online. En la recepción no se dará el paso de un día para otro, sino que será progresivo. Lo importante es tener automatizado el proceso y las tareas.
¿Qué sucede cuando se emiten facturas simplificadas a personas físicas?
Como emisor, habrá que enviarlas a la Agencia Tributaria. A las personas físicas, que están fuera del proceso, les darás un ticket o les mandarás la factura por correo electrónico.
¿Cómo se sabe el formato que utiliza un destinatario?
Por un lado, en el contrato que se firma al inicio, el receptor suele establecer cómo y en qué formato quiere recibir las facturas.
Por otro lado, hay que saber tanto el formato como la dirección. La ley prevé que los proveedores de servicios de facturación como easyap, mantendrán las direcciones en un formato legible para todos. Cada plataforma debe definir sus buzones. En nuestro caso, tendremos tantos como nuestros clientes quieran y no va a existir un directorio centralizado. En definitiva, el que lo decidirá y lo sabrá será el propio emisor.
¿Las facturas que se reciban de los proveedores deben estar disponibles durante 4 años?
Sí. Todas las facturas emitidas y recibidas y sus estados financieros deben estar disponibles para los clientes y proveedores durante 4 años. No obstante, puede haber novedades en la Ley Crea y Crece que modifiquen este plazo.
¿Cuál es el plazo para enviar facturas a la Agencia Tributaria?
Según emites la factura. En cuanto se emite al cliente, se comunica a la Agencia Tributaria. No funciona igual que el SII y debes comunicarla por medios telemáticos en el mismo momento de su emisión al cliente.
Para ello, ¿el sistema debe estar conectado al ERP para que la comunicación sea inmediata?
Al emitir y firmar una factura electrónica, la fecha válida es la de la firma.
Si aún tienes preguntas no dudes en escribirnos. ¡El proceso de digitalización para tu empresa está al alcance de tus manos!
