¿Qué es UBL? Resolvemos las dudas más frecuentes

Ene 24, 2023 | Facturación electrónica

Avance, desarrollo, innovación, vanguardia, futuro… Todos ellos son adjetivos que podemos asociar a este proceso tan interesante al que llamamos transformación digital. Un proceso que impacta en todos los ámbitos de la sociedad. Sin embargo, la digitalización también plantea retos y desafíos cada día. A su luz nacen herramientas y conceptos técnicos que tardamos en asimilar y dominar. Uno de ellos es el que tratamos en este artículo: ¿Qué es UBL? ¿Por qué está adquiriendo tanta relevancia en los últimos tiempos? Y, en lo que a easyap respecta, ¿cuál es su relación y su importancia en la facturación electrónica? Lo aclaramos respondiendo a las preguntas más frecuentes.

¿Qué es UBL? 

Como sucede habitualmente cuando hablamos de tecnología, los anglicismos son términos globales a la vez que frecuentes. Al mismo tiempo, también es muy común encontrarnos con siglas. Y a la hora de definir qué es UBL nos topamos con ambos. Así que UBL es el acrónimo de Universal Business Language.

No obstante, nos interesa más establecer qué es UBL a nivel técnico. En este sentido, hablamos de un estándar que ha sido creado y desarrollado para el intercambio de documentos electrónicos. En concreto, UBL se emplea para facturas, albaranes, pedidos, etcétera, en formato electrónico y entre diferentes sistemas y organizaciones. 

Está pensado para las industrias digitales, o sea, para cualquiera que quiera tener futuro y sobrevivir. Su uso es cada vez más común y, en muchos casos, obligatorio. Sobre todo, si hablamos del B2G (Business to Governments), ya que un gran número de países sólo permiten la facturación electrónica en cualquier operación para con la Administración Pública. 

Volviendo de nuevo a los aspectos más técnicos de UBL, el formato UBL se basa en el estándar de negocio extensible markup language. Este nuevo anglicismo es lo que más comúnmente conocemos como XML. Ayuda a automatizar y simplificar los procesos de negocio. Por eso, UBL se ha implementado en varios países y está considerado actualmente como el estándar internacional para la facturación electrónica. 

¿Cuándo nació y para qué? 

Para entender bien qué es UBL actualmente debes conocer cómo se creó, en qué contexto y quién lo propulsó. Así mismo, nació a finales del año 2002, aunque se lanzó su primera versión en 2003. Desde entonces, como cualquier sistema, protocolo, estándar o herramienta digital, UBL ha ido actualizándose y optimizándose según las necesidades del mercado y las empresas. Ahora mismo su última versión es la 2.3. 

En cuanto a quién lo creó y con qué objetivo, el lenguaje UBL fue desarrollado por la conocida organización OASIS (Organization for the Advancement of Structured Information Standards). En concreto, fue el resultado de un esfuerzo colaborativo que hicieron varias organizaciones. El proyecto fue liderado por OASIS y el objetivo que se marcaron fue el de estandarizar el intercambio seguro de documentos comerciales digitales en el tejido empresarial. 

¿Quién gestiona UBL en la actualidad? 

Como te hemos comentado, UBL fue desarrollado por OASIS. Esta organización, creada en 1993 con miembros procedentes de todo el planeta, es un consorcio global sin ánimo de lucro. En su equipo cuenta con empresas, gobiernos y otras asociaciones también sin fines lucrativos con las que trabaja en la creación y promoción de estándares abiertos para la tecnología de la información. 

En la actualidad, la propia OASIS es quien sigue gestionando y llevando a cabo todo el mantenimiento de UBL. No obstante, el éxito que ha ido teniendo el formato UBL en el campo de la facturación electrónica ha hecho que muchos gobiernos lo establezca como obligatorio, así como que participen en procesos de desarrollo del estándar. 

¿Cómo funciona Universal Business Language? 

Si nos metemos en la parte más técnica de lo que es UBL, ya hemos avanzado que es un lenguaje XML. O sea, un lenguaje de marcas. Para que lo entiendan quienes no tienen conocimientos profundos sobre tecnología, un lenguaje de marcas permite estructurar y describir cierta información y datos para que pueda ser reconocido por un software. Así mismo, con UBL se crean documentos en formatos legibles por ordenadores y otros dispositivos. 

A su vez, realmente el uso de UBL es tan simple que solo consta de dos sencillos pasos: 

  1. Creas un documento UBL utilizando el formato XML. En él se registra la información comercial de una operación. Es decir, la información obligatoria y los datos que debe incluir una factura.
  2. Una vez creado el documento lo puedes enviar a otro software a través una red privada utilizando protocolos seguros. Además, dados los avances de los softwares y sistemas actuales, el destinatario puede procesar automáticamente el documento, almacenarlo y gestionarlo cómodamente.

Los documentos UBL son fácilmente legibles y procesables, pero para ello necesitas contar con un software que acepte y utilice este tipo de formatos. Numerosas autoridades y expertos coinciden en señalar que el hecho de que se utilice un sistema así permite a las empresas automatizar los procesos y reducir los errores humanos. 

¿Qué ventajas ofrece UBL para la facturación electrónica? 

La automatización es el principal beneficio que muchas personas destacan. Sin embargo, utilizar el formato UBL tiene muchas otras ventajas para las empresas (tanto públicas como privadas) que debemos comentar. En concreto, desde easyap, destacaremos las que desgranamos a continuación. 

Automatizas procesos de tu negocio 

Con UBL puedes automatizar y simplificar numerosos procesos de tu negocio. Gracias a este lenguaje puedes emitir, recibir y gestionar diversos documentos comerciales que afectan a tu contabilidad. Y no solo eso, sino que lo haces ágilmente y de manera estandarizada y segura en lo que se refiere a protección de datos e información. 

Mejoras la eficiencia 

A través de lenguajes XML como UBL reduces los errores humanos y los tiempos de procesamiento. Este beneficio es propio del uso de la tecnología, con la que eliminas la tarea de introducir manualmente los documentos en el sistema y ahorras tiempo. Así mismo, ese tiempo y equipo humano lo puedes invertir en otras funciones. 

Reduces los costes económicos 

En línea con el punto anterior, con UBL y la facturación electrónica reduces los costes asociados con la gestión de documentos y el intercambio de información. Por ejemplo, tu inversión en espacios de almacenaje, materiales y, sobre todo, en personal humano será mucho menor que antaño. 

Cumples con las exigencias sobre facturación electrónica 

El lenguaje UBL se ha implementado en varios países y el uso de las facturas electrónicas es obligatorio por ley en toda la UE y en algunos otros lugares del mundo. Ya está considerado como un estándar internacional para la facturación electrónica, por lo que, utilizándolo a través de un software de garantía estarás cumpliendo con las normativas establecidas por las autoridades. 

Ayudas a combatir la evasión fiscal 

Con la digitalización de los procesos de facturación los gobiernos de los distintos países y regiones pueden gestionar de manera más eficiente todo lo relativo a la tributación y la contabilidad de negocios. Con formatos como UBL o FacturaE (en España), las autoridades pueden controlar mejor las operaciones que llevan a cabo las empresas y combaten de forma mucho más eficaz delitos como la evasión fiscal. 

Contribuyes a la sostenibilidad 

Otro de los motivos por los que también se ha apostado por UBL es su carácter sostenible. Al ser todo digital y en formato electrónico, el consumo de materiales como el papel se reduce de manera notable. De esa manera, el impacto medioambiental que tienen las empresas en el planeta y en sus recursos naturales es mucho menor. 

¿En qué países se está utilizando el formato UBL? 

Precisamente para aprovechar todas esas ventajas que ofrece el formato UBL en particular y la facturación online en general, los gobiernos llevan años impulsándolos. Actualmente hay numerosas normativas y leyes en países en todo el mundo que lo establecen como obligatorio. 

Algunos ejemplos de países o regiones donde UBL se ha implementado o se está implementando son: 

  Europa. VA pesar de que la facturación electrónica es obligatoria en ellos, la mayoría de países tienen implantados formatos diferentes: FatturaPa en Italia, Facturae (que es otro formato XML) en España, PEPPOL-BIS en Bélgica o ESIDIS en Grecia. No obstante, Portugal o Suecia sí que operan con UBL y la UE, desde 2019, lo considera el formato estándar para operaciones con cualquier administración pública de sus estados miembro. Aquí te contamos novedades sobre la factura electrónica en Europa.
  Japón. En el país nipón, referencia en vanguardia y tecnología, también se está utilizando UBL para el intercambio de documentos comerciales entre las empresas.
  América Latina. Países como México, Chile, Colombia, y Brasil, entre otros, ya han propulsado leyes y otra clase de propuestas para asentar el estándar UBL para la facturación electrónica. 

Sí que debemos recordar que, aunque UBL ya es una realidad en gran parte del mundo, aún queda camino por recorrer. Muchas de esas normas todavía son de aplicación exclusiva para B2G, por lo que un buen número de empresas privadas, en sus operaciones B2B o B2C no lo llevan a cabo. 

No obstante, las legislaciones actuales y las venideras van en una misma dirección. La de asentar la obligatoriedad de utilizar UBL y la factura digital en cualquier ámbito comercial. 

Por todo ello, y a modo de conclusión, te planteamos la siguiente pregunta: ¿por qué no adelantarte y acometer ya tu transformación digital? En easyap estaremos encantados de ayudarte con ello. Implementando nuestro software podrás digitalizar toda la facturación de tu negocio, cumpliendo con la legislación que te corresponda y aprovechando las innumerables ventajas que tiene ser un negocio digital.

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