Una gran consecuencia de la globalización. Así se podría definir de forma rápida y directa la razón por la que nació PEPPOL , ese término que cada vez se escucha más cuando se habla de facturación online segura y ágil. En los tiempos actuales, en los que la comunicación es global y la información y los datos se transmiten de una punta a otra del mundo en pocos segundos, que se haga de forma segura es fundamental. Por ello, el nacimiento e implantación de normas como PEPPOL supone un avance y una garantía de comunicación para cualquier agente implicado en el proceso de gestión electrónica de cualquier proceso financiero contable. Bienvenidos a la nueva era digital.
PEPPOL ¿Qué es y para qué sirve?
En primer lugar, lo mejor es definir PEPPOL, qué es en concreto y todo lo que engloba como concepto. La palabra está formada por el acrónimo en inglés de Pan-European Public Procurement Online (contratación pública paneuropea en línea) y, según su propia página web, “no es una plataforma de compra electrónica, sino que proporciona un conjunto de especificaciones técnicas que pueden implementarse en las soluciones de contratación electrónica y en los servicios de intercambio de comercio electrónico existentes para hacerlos interoperables entre sistemas dispares de toda Europa”.
Simplificando, podría definirse como un estándar de seguridad que, a través de un software de código abierto y una serie de especificaciones técnicas, permite la comunicación y la facturación segura en línea entre los distintos agentes adscritos a dicha red. En un principio, se pensó como una red para dar seguridad a las ventas transfronterizas realizadas entre empresas y administraciones (B2G) a nivel europeo. Sin embargo, actualmente a través de PEPPOL se gestionan también procesos entre empresas (B2B) e incluso entre administraciones y clientes (G2C). Es decir, se ha convertido también en una garantía para el comercio internacional.
Facturas, catálogos, albaranes electrónicos… Cualquier tipo de documento se transfiere a través de una red con un único punto de entrada común para los agentes. Esa es la principal diferencia entre el sistema tradicional que se utilizaba antes, el EDI, y PEPPOL, que no parte de contratos individuales entre cada proveedor y la administración, sino que utiliza una red común para todos.
¿Cómo funciona la red Peppol?
En su inicio, PEPPOL se estructuró mediante una serie de acuerdos multilaterales que surgieron entre 2008 y 2012, mientras el proyecto en sí se desarrollaba bajo la supervisión de la Comisión Europea. Al término del mismo y dado su éxito, nació la asociación internacional sin ánimo de lucro OpenPEPPOL, que actualmente se encarga del mantenimiento del servicio. Un servicio que, para garantizar la seguridad de la que presume, se basa en 3 principios tecnológicos:
- La propia red, eDelivery, que conecta los diferentes sistemas de empresas y administraciones, permitiendo la comunicación y la transferencia de facturas y otros procesos de forma segura.
- Los requisitos y especificaciones técnicas que deben cumplir los documentos que se gestionan a través de él.
- El marco legal y jurídico que la plataforma establece para todos sus usuarios.
Además, como empresa, para enviar, por ejemplo, facturas electrónicas a través de este sistema necesita una conexión a un punto de acceso. Este punto de acceso funciona de la misma manera que los utilizados por los proveedores de servicios de telefonía móvil. Una vez que el usuario se ha conectado a la plataforma, recibe una identificación que, tras ser verificada por la red (lo que tarda un día, aproximadamente), le permitirá enviar facturas electrónicas , UBL y otros muchos documentos a las administraciones y organismos adheridos.
¿Y cómo saber si la administración o empresa a la que se quiere enviar una factura electrónica está dentro de la red? Muy fácil. Basta con introducir el nombre de la misma en el buscador de la propia web de la plataforma y, si lo está, aparecerá.
easyap también forma parte de Peppol
Es tan fácil y sencillo que PEPPOL ha dejado de ser la única plataforma óptima y segura para realizar transferencias online instantáneas entre organismos públicos y empresas. Empresas como nosotros, easyap, entre los proveedores de interconexión que tenemos, Peppol es uno de los principales. Tras comprobar su fiabilidad, lo utilizamos tanto para trámites con instituciones como con otras empresas clientes. Es decir, también lo utilizamos tanto en el comercio B2G como en el B2B. Depositamos nuestra confianza y la seguridad de nuestras transacciones y transferencias financieras en una plataforma cómoda y fiable a la que cada vez se adhieren más ciudadanos, gobiernos y empresas.
¿Dónde se utiliza PEPPOL?
A pesar de que la plataforma se gestó bajo el amparo de la Comisión Europea, ahora mismo lo emplean también empresas e instituciones públicas de países no pertenecientes a la Unión Europea. Sin ir más lejos, se puede utilizar en naciones como Canadá, Australia, Estados Unidos, Nueva Zelanda o Sudáfrica, además de los pertenecientes a la UE.
De hecho, para resaltar el éxito de PEPPOL a nivel mundial, es llamativo recordar el caso de Singapur. En el pequeño país asiático, para fomentar el comercio internacional y sobre todo con organizaciones y administraciones europeas, se ha incentivado el uso de la red ofreciendo a las empresas subvenciones que alcanzaban los 200 dólares.
Otro ejemplo es Alemania, potencia económica europea, donde desde abril de 2018 es obligatorio utilizar PEPPOL para enviar facturas electrónicas a cualquier administración pública. Así lo dictaminó el Consejo de Planificación IT Nacional y el pasado mes de noviembre de 2020 fueron más allá, ya que por ley los proveedores de las administraciones federales alemanas están obligados a enviar facturas en formato electrónico.
Tanto para las empresas como para los particulares, los trámites con las administraciones nunca han sido fáciles. Menos aún si se añade el componente tecnológico. Trámites y documentación que, si se gestionan a través de Internet, pueden dar más problemas. Por eso, plataformas como PEPPOL, a la que cada vez se adhieren más administraciones y empresas como Easyap , facilitan la vida al vecino. Vecino que, con la globalización, puede vivir a miles de kilómetros, pero con el que, gracias a estos avances tecnológicos, se puede gestionar la facturación electrónica de la forma más segura en cuestión de segundos.
