PEPPOL: la apuesta europea para la facturación electrónica

Mar 19, 2021 | Workflow de facturas

Una gran consecuencia de la globalización. Así es cómo se podría definir de forma rápida y directa la razón por la que nació PEPPOL, ese término cada vez más escuchado cuando se habla de facturación online segura y ágil. En los tiempos actuales, en los que la comunicación es global y la información y los datos se transmiten de una punta a la otra del mundo en pocos segundos, que se haga con seguridad es fundamental. Por eso, el nacimiento y la implantación de estándares como PEPPOL significa todo un avance y una garantía de comunicación para cualquier agente que interviene en el proceso de gestionar electrónicamente cualquier proceso contable financiero. Bienvenidos a la nueva era digital.

PEPPOL ¿Qué es y para qué sirve?

Antes de nada, lo mejor es definir PEPPOL, qué es en concreto y todo lo que engloba como concepto. La palabra está compuesta por las siglas en inglés de Pan-European Public Procurement Online y, según señala su propia página web, “no es una plataforma de compras electrónicas, sino que proporciona un conjunto de especificaciones técnicas que se pueden implementar en soluciones de eProcurement y servicios de intercambio de eBusiness existentes para hacerlos interoperables entre sistemas dispares en toda Europa”. 

Por decirlo de forma más sencilla, se podría definir como un estándar de seguridad que, a través de un software de código abierto y una serie de especificaciones técnicas, permite una comunicación y facturación online segura entre los diversos agentes adheridos a dicha red. Originalmente, se pensó como red para dar seguridad a las compraventas transfronterizas que se hacían entre empresas y administraciones (B2G) a nivel europeo. Sin embargo, actualmente a través de PEPPOL también se gestionan procesos entre empresas (B2B) e, incluso, entre administraciones y clientes (G2C). Es decir, se ha convertido también en una garantía para el comercio internacional.

Facturas, catálogos, albaranes electrónicos… Cualquier tipo de documento se transfiere a través de una red con un único punto de entrada común para los agentes. Esa es la principal diferencia entre el sistema tradicional que se empleaba anteriormente, EDI, y PEPPOL, que no parte de contratos individuales entre cada proveedor y administración, sino que se sirve de una red común a todos.

¿Cómo funciona la red Peppol? 

En su día, PEPPOL se estructuró por una serie de acuerdos multilaterales que fueron surgiendo entre 2008 y 2012, mientras se desarrollaba el propio proyecto bajo la supervisión de la Comisión Europea. Al concluir éste y dado su éxito, nació la asociación internacional sin ánimo de lucro OpenPEPPOL, quien se encarga actualmente de mantener el servicio. Un servicio que, para garantizar la seguridad de la que hace gala, se apoya en 3 principios tecnológicos:

  1. La propia red, eDelivery, que conecta los diferentes sistemas de empresas y administraciones, permitiendo la comunicación y el traspaso de facturas y otros procesos de manera segura.
  2. Las exigencias y especificaciones técnicas que deben cumplir los documentos que se gestionan a través de ella.
  3. El marco jurídico y legal que establece la plataforma para todos sus usuarios.

Asimismo, como empresa, para enviar, por ejemplo, facturas electrónicas a través de este sistema se necesita conexión a un punto de acceso. Dicho punto de acceso funciona del mismo modo que los que utilizan los proveedores de servicios de telefonía móvil. Una vez el usuario se haya conectado a la plataforma, se le da una identificación que, tras ser comprobada por la red (lo cual tarda un día, aproximadamente), le permitirá enviar facturas electrónicas, UBL y muchos otros documentos a administraciones y organizaciones adheridas. 

¿Y cómo saber si la administración u empresa a la que quiere enviarle una factura electrónica está dentro de la red? Muy sencillo. Basta con introducir el nombre la misma en el buscador de la propia página web de la plataforma y, en caso de que sí esté, aparecerá. 

easyap también forma parte de Peppol

Tan fácil y tan sencillo que PEPPOL ya no es solo la plataforma óptima y segura para las transferencias instantáneas online entre órganos gubernamentales y empresas. Compañías como nosotros, easyap, entre los proveedores de interconexión que tenemos, Peppol es uno de los principales. Tras comprobar la fiabilidad de la misma, la empleamos tanto para gestiones con instituciones como con otras empresas clientes. Es decir, nosotros también la utilizamos tanto en el comercio B2G como en el B2B. Depositamos nuestra confianza y la seguridad de nuestras gestiones y transferencias financieras en una plataforma cómoda, fiable y a la que cada vez más ciudadanos, gobiernos y compañías se adhieren. 

¿Dónde se utiliza PEPPOL?

A pesar de que la plataforma se gestó bajo el amparo de la Comisión Europea, ahora mismo lo emplean también empresas e instituciones públicas de países no pertenecientes a la Unión Europea. Sin ir más lejos, se puede utilizar en naciones como Canadá, Australia, Estados Unidos, Nueva Zelanda o Sudáfrica, además de los pertenecientes a la UE.

De hecho, para resaltar el éxito de PEPPOL a nivel mundial, es llamativo recordar el caso de Singapur. En el pequeño país asiático, para fomentar el comercio internacional y sobre todo con organizaciones y administraciones europeas, se ha incentivado el uso de la red ofreciendo a las empresas subvenciones que alcanzaban los 200 dólares.

Otro ejemplo es Alemania, potencia económica europea, donde desde abril de 2018 es obligatorio utilizar PEPPOL para enviar facturas electrónicas a cualquier administración pública. Así lo dictaminó el Consejo de Planificación IT Nacional y el pasado mes de noviembre de 2020 fueron más allá, ya que por ley los proveedores de las administraciones federales alemanas están obligados a enviar facturas en formato electrónico.

Tanto para las empresas como para los particulares, las gestiones con las administraciones nunca han sido sencillas. Menos aún si se le añade el componente tecnológico. Papeleos y documentación que, si se gestiona por Internet, puede ocasionar más problemas. Por eso, plataformas como PEPPOL, a las que cada vez más administraciones y empresas como Easyap se adhieren, facilitan la vida al vecino. Vecino que, con la globalización, puede vivir a miles de kilómetros, pero con el que, gracias a estos avances tecnológicos, se puede gestionar una facturación electrónica de la forma más segura en cuestión de segundos.

 

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