Preguntas y respuestas sobre el sistema VeriFactu

Jun 12, 2023 | Gestión de facturas

VeriFactu: término de reciente creación, pero de vital importancia en el mundo de la facturación electrónica y que ha llegado para quedarse. En estas líneas exploramos en profundidad este nuevo sistema, el cual es una solución innovadora desarrollada por la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT). Descubriremos qué es, cómo se identifica una factura VeriFactu, su entrada en vigor, a quién afecta, cómo funciona y las ventajas que ofrece. Beneficios de los que se aprovechan tanto la AEAT como las empresas. Además, te demostramos por qué easyap es tu aliado en el proceso. 

¿Qué es VeriFactu? 

Como se trata de un término muy novedoso que quizás sea la primera vez que escuches, definamos qué es VeriFactu. Así mismo, es un sistema de facturación electrónica desarrollado por la AEAT. La idea con la que se ha desarrollado es la de simplificar y modernizar los procesos relacionados con la emisión y la recepción de facturas. 

En este sentido, podemos decir que el sistema VeriFactu ha nacido con el claro objetivo de garantizar la autenticidad, la integridad y la no duplicidad de las facturas electrónicas. Así que es un elemento fundamental a la hora de ofrecer una mayor seguridad tanto a las empresas como a la administración tributaria. 

¿Cómo se identifica una factura VeriFactu? 

Ahora bien, ¿cómo sabes que la que has emitido o recibido es una factura VeriFactu? Normalmente, es algo que puedes identificar fácilmente gracias a que son documentos que incluyen un código QR y un sello electrónico. Estos elementos, a su vez, permiten la verificación instantánea de la autenticidad de la factura, así como la validación de su contenido. 

De hecho, el código QR incluido en estos documentos electrónicos contiene la información relevante que debe aparecer en toda factura online. Hablamos del número de identificación fiscal del emisor y del receptor, el importe total, la fecha de emisión y otros datos esenciales. De esta manera, cualquier persona puede verificar rápidamente la validez de una factura VeriFactu escaneando el código QR. 

¿Cómo saber si tu sistema de facturación es un sistema VeriFactu? 

Y a la hora de implementar en tu empresa un software o de adaptarlo al sistema VeriFactu, ¿cómo puedes hacerlo? Para asegurarte de que tu sistema de facturación cumple con los requisitos de VeriFactu, únicamente debes hacer una cosa: verificar si el software cuenta con las funcionalidades necesarias para generar facturas electrónicas con código QR y sello electrónico. Así de simple. 

Por otro lado, también es muy importante que te asegures de que el software que tengas en tu compañía esté actualizado y sea compatible con los estándares que establece la AEAT. 

En este sentido, aprovechamos para señalar que en easyap nos hemos adaptado completamente a los requisitos de VeriFactu. Por eso, podemos garantizar una experiencia de lo más satisfactoria a todos nuestros clientes. 

¿Cuándo entra en vigor VeriFactu? 

Otra de las cuestiones importantes sobre el sistema VeriFactu de la AEAT es la fecha en la que ha pasado a ser obligatorio. Tras un largo proceso legislativo con ajustes de la norma, el pasado 6 de diciembre se publicó en el BOE el Real Decreto 1007/2023, que detalla los requisitos para los sistemas y programas electrónicos de facturación empresarial en España.

Así mismo, este reglamento es una derivación directa de la modificación del artículo 29.2.j) de la Ley 58/2003 que es la ley General Tributaria, que aborda medidas para prevenir y combatir el fraude fiscal. Al fin y al cabo, el reglamento Verifactu lo que busca es estandarizar los formatos de los software de facturación.

Tras la promulgación de este real decreto, se espera la emisión de una orden ministerial por el que los desarrolladores de programas informáticos tendrán un plazo de 9 meses para acatar las disposiciones de esta ley. Por su parte, las empresas y autónomos sujetos a esta obligación tendrán hasta el 1 de julio de 2025 para realizar las adaptaciones necesarias y cumplir con las exigencias del reglamento Verifactu.

En este sentido, hay que destacar que, aunque esta implementación pueda suponer un cambio en los procesos de facturación, representa todo un avance significativo hacia la digitalización y la eficiencia en la gestión empresarial. 

¿A quién afecta este sistema? 

En cuanto a qué empresas deben acogerse al reglamento Verifactu, la normativa se extenderá a todas las operaciones comerciales. Por lo tanto, es obligatorio por ley para todos los empresarios, salvo para aquellos que ya están sujetos al Suministro Inmediato de Información (SII) o para quienes están exentos de la obligación porque su volumen de facturación es inferior a los 6 millones de euros. 

En términos de su alcance geográfico, su implementación abarca toda España, exceptuando los territorios con regímenes fiscales forales. En los Territorios Históricos de Vizcaya, Guipúzcoa y Álava, se ha implementado TicketBAI, el cual opera de manera similar al nuevo sistema aprobado para el resto de España.

Aun así, más allá de que es obligatorio, desde easyap insistimos en lo positivo de digitalizar los procesos de facturación en cualquier empresa. Es fundamental que todos los actores del ecosistema empresarial se adapten a este nuevo sistema para cumplir con las normativas vigentes y, al mismo tiempo, evitar posibles sanciones o multas económicas.

¿Cómo funciona VeriFactu? 

En cuanto al funcionamiento de VeriFactu, es muy sencillo. Se basa en la inclusión de un código QR y de un sello electrónico en las facturas electrónicas emitidas por una empresa a otra: 

–   El código QR contiene información relevante sobre la factura.
–   El sello electrónico garantiza la autenticidad de la misma. 

Así mismo, es la empresa que ha realizado el servicio o que ha vendido el producto la que emite una factura VeriFactu. Esta, si se cuenta con un sistema óptimo, será generada automáticamente por el propio software de facturación electrónica con el código QR y el sello electrónico. De esta manera, aseguras la integridad de los datos y facilitas su verificación por parte de la AEAT y del resto de partes interesadas. 

¿Qué ventajas tiene VeriFactu para la AEAT y para las empresas? 

A su vez, volvemos a hacer hincapié en lo importante de VeriFactu y de la factura electrónica no solo por su obligatoriedad. Su implementación en todo el tejido empresarial nacional trae consigo numerosas ventajas, tanto para la AEAT como para las empresas. Veámoslo. 

Para la AEAT 

–   Facilita el control y la fiscalización de las facturas electrónicas.
–   Reduce la posibilidad de fraude y evasión fiscal.
–   Automatiza los procesos de verificación.
–   Agiliza la revisión y la validación de las facturas.
–   Optimiza sus recursos y mejora la eficiencia en la gestión tributaria. 

Para las empresas 

–   Ofrece mayor seguridad y confianza en las transacciones comerciales.
–   La inclusión del código QR y el sello electrónico asegura la autenticidad de las facturas.
–   Reduce el riesgo de falsificaciones y suplantaciones de identidad.
–   Facilita la gestión de las facturas electrónicas agilizando los procesos administrativos.
–   Minimiza los errores derivados del factor humano.
–   Ahorran tiempo y recursos del negocio, permitiendo poner el foco en actividades de mayor valor añadido. 

¿Cuál es el rol de easyap en este proceso? 

En todo este proceso el software que desarrollamos en easyap puede jugar un papel fundamental. Nuestra solución puede ser el socio ideal de directores financieros y empresarios en el proceso de adaptación a VeriFactu. ¿Por qué? 

Las soluciones de easyap han sido diseñadas específicamente para cumplir con la normativa VeriFactu y los requisitos establecidos por la AEAT. De esta forma, te garantizamos que podrás emitir y gestionar todas tus facturas electrónicas en un formato adaptado y compatible con el sistema VeriFactu. 

En easyap te ofrecemos un software con una interfaz intuitiva y amigable que simplifica la emisión y la gestión de facturas online. Gracias a que se integra con el sistema VeriFactu, la solución de easyap te permite generar tus facturas con el código QR y el con sello electrónico de manera automática. Por lo tanto, te estamos garantizando la validez y la seguridad de cada transacción. 

Además, easyap te proporciona funcionalidades adicionales: 

–   El seguimiento del estado de las facturas a través del portal del proveedor.
–   La gestión de pagos de facturas recibidas.
–   La generación de informes, lo que facilita el control y la organización financiera de las empresas.

Con nuestro software, incluso, podrás disfrutar de un espacio específico para gastos de empleados. En él los trabajadores podrán subir y gestionar facturas de gastos de empresa, lo cual ayuda a una gestión de la facturación mucho más eficiente. 

Conclusiones sobre el sistema VeriFactu 

Lo que queda claro llegados a este punto es que el sistema VeriFactu representa un avance significativo. Todo un progreso en la digitalización de los procesos de facturación electrónica en España. 

Gracias a la inclusión del código QR y del sello electrónico, se garantiza la autenticidad y la integridad de las facturas online. Por consiguiente, se asegura una mayor seguridad tanto para las empresas como para la administración tributaria. 

Así mismo, en easyap somos plenamente conscientes de ello. Tanto que llevamos más de dos décadas contribuyendo a la digitalización de la facturación de empresas de todo el planeta y de diversos sectores. Precisamente así nos hemos convertido en un aliado estratégico en este proceso de transformación digital para numerosas compañías. 

Con un software como el que desarrollamos, te estamos ofreciendo una solución completa y eficiente que cumple con los requisitos de VeriFactu y con los de muchos otros organismos tributarios. En definitiva, te ayudamos a simplificar y agilizar tu facturación, ahorrándote tiempo y recursos cumpliendo con las normativas vigentes. Para conocer más y comprobarlo tú mismo, solo tienes que contactarnos.

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