Automatisation des factures des fournisseurs
Flux de travail pour les factures
Le portail de facturation électronique easyapIP dispose de flux de travail spécialement conçus pour automatiser les factures des fournisseurs et pour couvrir la casuistique particulière du traitement de la réception des factures de tiers. Les circuits habituels de facturation, avec ou sans bons de commande, sont présentés ci-dessous.
Comment se déroule le processus d'automatisation des factures fournisseurs ?
1. Réception des factures :
Réception des factures : tout format
2. Validation des factures :
Validations : de nature différente, formelles, duplicité, données...
3. Identification de la facture :
Identification automatisée du type de facture : avec ou sans commande / autres circuits propriétaires logique mise en œuvre sur la base des informations de la facture, des attributs du fournisseur
4. Factures avec commande :
Factures avec commande: rapprochement automatique
4. Factures sans commande :
Factures sans bon de commande: codage et approbation
Comparaison avec la commande (comparaison du numéro et des montants de la commande)
Comparaison avec la commande et le bon de livraison : numéro de la commande, numéro du bon de livraison, unités, prix unitaire et tout autre élément.
Codage :
attribution comptable, éléments de comptabilité et de comptabilité analytique (jusqu'à 5 niveaux) :
Automatique sur la base des informations de la facture, fournisseur
Manuel, avec chargement à partir de xls.
Approbation : attribution automatique à un ou plusieurs utilisateurs (séquence) pour la signature électronique, sur la base de règles commerciales facilement paramétrables par fournisseur, montant, centre de coûts, compte comptable...
5. Résolution des incidents
Catégorisation détaillée du type de problème et affectation automatique à la personne responsable de sa résolution. Options d'action en fonction du type de problème
6. Comptabilité
Création automatique d'une ligne d'affichage adaptée aux caractéristiques de l'erp
Approbation des factures des fournisseurs - Nous mettons en évidence ...
- l'identification du circuit sur la base des informations figurant sur la facture et/ou de l'attribut du fournisseur
- les factures peuvent changer ou se combiner avec le circuit sans commande
- correspondance automatique : moteur de mise en forme mathématique, hautement configurable pour prendre en compte toute variable de cadre
- tarification à deux ou trois voies, sur la base d'une commande et/ou d'un bon de livraison ou de tout élément de comparaison externe (devis / partie livraison / certification)
- identification détaillée des différences, pour une attribution automatique et correcte à la bonne personne responsable
- l'affectation comptable avec autant de niveaux que nécessaire : compte, centre de coûts, projet, service....
- l'automatisation de l'imputation comptable : sur la base des informations de la facture, ou sur la construction de règles par vendeur, montant ...
- affectation automatisée aux approbateurs, suivant des règles commerciales facilement paramétrables : montants et/ou compte et/ou centre de coûts et/ou fournisseur....
- approbateurs individuels ou séquentiels, enregistrement de signature électronique
