Automatisation des factures fournisseurs
Processus de facturation
Le portail de facturation électronique easyapIP dispose de workflows spécifiquement conçus pour automatiser les factures fournisseurs et pour couvrir la particularité du traitement de la réception des factures de tiers. Les circuits habituels de facturation, avec ou sans bon de commande, sont présentés ci-dessous.
Comment se déroule le processus d'automatisation des factures fournisseurs ?
1. réception des factures :
Réception des factures : tout format
2. la validation des factures :
Validations : de nature différente, formelle, duplicité, données...
3. Identification de la facture :
Identification automatisée du type de facture : avec ou sans commande / autres circuits propres logique mise en œuvre sur la base des informations de la facture, attributs dans le fournisseur
4. Factures avec bon de commande :
Factures avec commande: correspondance automatique
4. Factures sans ordre :
Factures sans bon de commande: codification et approbation
Comparaison avec la commande (comparaison du numéro de commande et des montants).
Comparaison avec la commande et le bon de livraison : numéro de commande, numéro de bon de livraison, nombre de pièces, prix unitaire et tout autre élément.
Codification :
imputation comptable, compte et éléments de comptabilité analytique (jusqu'à 5 niveaux) :
Automatique sur la base des informations contenues dans la facture, fournisseur
Manuel, avec téléchargement à partir de xls.
Approbation : affectation automatique à un ou plusieurs utilisateurs (séquence) pour la signature électronique, sur la base de règles d'entreprise facilement paramétrables par fournisseur, montant, centre de coûts, compte comptable...
5. Résolution des incidents
Catégorisation détaillée du type de problème et affectation automatique à la personne responsable de sa résolution. Options d'action en fonction du type de problème
6. Affichage
Création automatique d'une ligne d'écriture adaptée aux caractéristiques de l'erp
Approbation des factures des fournisseurs - Nous soulignons ...
- identification du circuit sur la base des informations de la facture et/ou des attributs du fournisseur
- les factures peuvent être échangées ou combinées avec le circuit sans ordre
- l'appariement automatique : moteur mathématique de mise en forme, hautement configurable pour prendre en compte n'importe quelle variable d'appariement
- correspondance à deux ou trois niveaux, par rapport à la commande et/ou au bon de livraison ou à tout autre élément de comparaison externe (devis / bon de livraison / certification)
- l'identification détaillée des différences, en vue d'une attribution automatique et correcte à la bonne partie responsable
- l'imputation comptable avec autant de niveaux que nécessaire : compte, centre de coûts, projet, service....
- automatisation de l'imputation comptable : sur la base des informations relatives à la facture, ou de la construction de règles par fournisseur, montant...
- l'attribution automatisée aux approbateurs, selon des règles commerciales facilement paramétrables : montants et/ou compte et/ou centre de coûts et/ou fournisseur....
- approbateurs individuels ou séquentiels, enregistrement de la signature électronique
