Automatisation des factures fournisseurs
Workflow des factures
Le portail de facturation électronique easyapIP dispose de workflows spécifiquement conçus pour l’automatisation des factures fournisseurs et couvrir la casuistique particulière de traitement de la réception des factures de tiers. Nous illustrons ci-dessous les circuits de facturation habituels avec ou sans commande.
Comment se déroule le processus d’automatisation des factures fournisseurs ?
1. Réception des Factures :
Réception des factures : tout format
2. Validation des Factures :
Validations : de différentes natures, formelles, duplicité, données…
3. Identification des Factures :
Identification automatisée du type de facture : avec ou sans commande / autres circuits propres logique implémentée basée sur les informations de la facture, les attributs du fournisseur
4. Factures avec Commande :
Factures avec commande : matching automatique
4. Factures sans Commande :
Factures sans commande : codification et approbation
Comparaison avec la commande (comparaison du numéro de commande et des montants).
Comparaison avec la commande et le bon de livraison : numéro de commande, numéro du bon de livraison, unités, prix unitaire et tout autre élément.
Codification :
imputation comptable, compte et éléments de comptabilité analytique (jusqu’à 5 niveaux) :
Automatique basée sur les informations de la facture, fournisseur
Manuelle, avec chargement depuis xls.
Approbation : attribution automatique à un ou plusieurs utilisateurs (séquence) pour signature électronique, basée sur des règles métier facilement paramétrables par fournisseur, montant, centre de coût, compte comptable…
5. Résolution des Incidents
Classification détaillée du type de problème et affectation automatique au bon responsable de sa résolution. Options d’action en fonction du type de problème
6. Comptabilisation
Création automatique d’écriture comptable adaptée aux caractéristiques de l’ERP
Approbation des factures fournisseurs – Nos points clés…
- Identification du circuit basée sur les informations de la facture et/ou l’attribut du fournisseur
- Les factures peuvent changer ou se combiner avec un circuit sans commande
- Rapprochement automatique : moteur mathématique de conformité, hautement configurable pour prendre en compte toute variable d’équilibrage
- Rapprochement par deux ou trois voies, contre commande et/ou bon de livraison ou tout autre élément de comparaison externe (budget / bon de réception / certification)
- Identification détaillée des différences, pour une affectation automatique et correcte au bon responsable
- Imputation comptable avec autant de niveaux que nécessaire : compte, centre de coûts, projet, service….
- Automatisation de l’imputation comptable : basée sur les informations de la facture, ou sur la construction de règles par fournisseur, montant…
- Affectation automatisée aux approbateurs, suivant des règles métier facilement paramétrables : montants et/compte et/ou centre de coûts et/ou fournisseur….
- Approbateurs individuels ou en séquence, enregistrement de la signature électronique
