Automatisierung von Lieferantenrechnungen
Rechnungsworkflow
Das easyapIP-Portal für elektronische Rechnungen bietet speziell entwickelte Workflows für die Automatisierung von Lieferantenrechnungen und zur Abdeckung der spezifischen Bearbeitungsszenarien für den Empfang von Rechnungen von Drittanbietern. Nachfolgend veranschaulichen wir die üblichen Rechnungsabläufe mit und ohne Bestellung.
Wie läuft der Prozess der Automatisierung von Lieferantenrechnungen ab?
1. Rechnungseingang:
Rechnungseingang: jedes Format
2. Rechnungsprüfung:
Validierungen: verschiedener Art, formal, Duplizität, Daten…
3. Rechnungsidentifizierung:
Automatisierte Rechnungstyp-Identifizierung: mit oder ohne Bestellung / andere eigene Abläufe, Logik basierend auf Rechnungsinformationen, Lieferantenattributen
4. Rechnungen mit Bestellung:
Rechnungen mit Bestellung: automatischer Abgleich
4. Rechnungen ohne Bestellung:
Rechnungen ohne Bestellung: Codierung und Genehmigung
Vergleich mit der Bestellung (Vergleich der Bestellnummer und Beträge).
Vergleich mit Bestellung und Lieferschein: Bestellnummer, Lieferscheinnummer, Einheiten, Einzelpreis und jedes andere Element.
Kodierung:
kontobuchhalterische Zuordnung, Konto und Elemente der Kostenrechnung (bis zu 5 Ebenen):
Automatisch basierend auf Informationen in der Rechnung, Lieferant
Manuell, mit Upload aus xls.
Genehmigung: automatische Zuweisung an einen oder mehrere Benutzer (Sequenz) für die elektronische Signatur, basierend auf leicht parametrierbaren Geschäftsregeln nach Lieferant, Betrag, Kostenstelle, Sachkonto…
5. Vorfallbearbeitung
Detaillierte Kategorisierung des Problemtyps und automatische Zuweisung an den zuständigen Verantwortlichen für dessen Lösung. Handlungsoptionen je nach Problemtyp.
6. Verbuchung
Automatische Erstellung des passenden Buchungssatzes entsprechend den ERP-Eigenschaften.
Lieferantenrechnungsfreigabe – Wir heben hervor …
- Identifikation des Arbeitsablaufs basierend auf Rechnungsdaten und/oder Lieferantenattributen.
- Rechnungen können den Workflow ändern oder sich mit einem Workflow ohne Bestellung kombinieren.
- Automatischer Abgleich: hochgradig konfigurierbare mathematische Abgleichsmaschine zur Berücksichtigung beliebiger Abstimmungsvariablen.
- Abgleich auf zwei oder drei Wegen, gegen Bestellung und/oder Lieferschein oder beliebige externe Vergleichselemente (Budget / Teillieferung / Zertifizierung).
- Detaillierte Identifikation von Differenzen zur automatischen und korrekten Zuweisung an den zuständigen Verantwortlichen.
- Kostenrechnung mit beliebig vielen Ebenen: Konto, Kostenstelle, Projekt, Service….
- Automatisierung der Kostenrechnung: basierend auf Rechnungsdaten oder durch die Definition von Regeln pro Lieferant, Betrag…
- Automatisierte Zuweisung an Genehmiger gemäß einfach parametrierbaren Geschäftsregeln: Beträge und/oder Konto und/oder Kostenstelle und/oder Lieferant….
- Individuelle oder sequentielle Genehmiger, Erfassung der elektronischen Signatur.
