Réception des factures électroniques dans easyei
Processus
easyei est un portail du fournisseur web de facturation électronique qui permet de disposer d’un point d’entrée unique pour toutes les factures reçues des fournisseurs, quel que soit leur format, et de les transférer au système comptable. Il fonctionne avec des images et des données, sans papier ni formats électroniques non interprétables.
1. Adresse d'envoi :
Les factures papier peuvent être collectées via un service de navette ou dans une boîte postale centralisée gérée par easyap.
easyap vous attribuera une adresse centralisée MI_Empresa@factura.es ou MY_Company@invoic.es pour vos factures au format pdf, xml, factura-e, EDI… Si le client dispose d’une boîte de réception centralisée, aucun changement n’est requis.
2. Envoi des factures :
Les fournisseurs envoient leurs factures papier ou au format électronique (pdf, xml, EDI,…) aux adresses attribuées. Possibilité de personnaliser les formats par fournisseur.
S’ils le souhaitent, vos fournisseurs peuvent créer leurs factures directement sur le portail via le Web ou les télécharger via des fichiers structurés au format standard.
Pour les factures papier, une fonctionnalité de numérisation est directement intégrée au portail. Les factures papier / pdf utilisent des procédures d’OCR intégrées au portail et une numérisation certifiée et une signature électronique pour générer des factures électroniques ayant une validité juridique totale.
3. Réception des factures :
Les factures sont reçues, quel que soit le format, sur le portail de facturation électronique easyei d’easyap.
4. Signature électronique :
Les factures sont signées électroniquement pour garantir leur validité juridique.
5. Acceptation des Factures :
Les factures, une fois acceptées, sont téléchargées et/ou envoyées à votre système comptable dans le format convenu.
Workflow :
L’intégration de workflows de rapprochement et d’approbation est également dans le champ des services d’easyap.
Pour plus d’informations, cliquez ici
6. Conservation Électronique et informations sur les statuts :
Les factures stockées sur le portail easyei seront disponibles pour consultation ultérieure pendant la période convenue.
Le retour d’information sur les statuts des factures, ainsi que les informations de paiement, fait partie des informations de base à afficher au fournisseur.
Nous mettons en avant …
- boîte de réception unique pour les factures dans n’importe quel format : factures papier, pdf, edi, facturae, xls, word…
- boîte de réception physique ou électronique
- notification aux fournisseurs de la bonne réception des factures
- possibilité de personnalisation des formats convenus avec les fournisseurs
- application d’OCR et de validation d’images. Numérisation certifiée pour rendre les factures légalement valides
- les factures avec leurs données et images peuvent être envoyées au système comptable
- emplacement pour la conservation et la consultation de toutes les factures reçues avec leurs images et données
- transfert vers easyapIP pour l’utilisation de workflows de traitement des factures
- informations sur les statuts des factures au fournisseur
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Bénéfice mutuel : fournisseur satisfait et ressources libérées.
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