Automatización facturas proveedores
Workflow de Facturas
El portal de factura electrónica easyapIP dispone de workflows específicamente diseñados para la automatización de facturas de proveedores y cubrir la particular casuística de tramitación de la recepción de facturas de terceros. Graficamos a continuación los circuitos habituales circuitos de facturas con o sin pedido.
¿Cómo es el proceso de automatización de facturas de proveedores?
1. Recepción de Facturas:
Recepción de facturas: cualquier formato
2. Validación de Facturas:
Validaciones: de distinta naturaleza, formales, duplicidad, datos…
3. Identificación de Facturas:
Identificació automatizada tipo de factura: con o sin pedido / otros circuitos propios lógica implementada en base a información factura, atributos en proveedor
4. Facturas con Pedido:
Facturas con pedido: matching automático
4. Facturas sin Pedido:
Facturas sin pedido: codificación y aprobación
Comparación contra pedido (comparación número de pedido e importes).
Comparación contra pedido y albarán: número de pedido, número albarán, uds, precio unitario y cualquier otro elemento.
Codificación:
imputación contable, cuenta y elementos de contabilidad analítica (hasta 5 niveles):
Automática basada en información en la factura, proveedor
Manual, con carga desde xls.
Aprobación: asignación automática a uno o varios usuarios (secuencia) para firma electrónica, en base a reglas de negocio fácilmente parametrizables por proveedor, importe, centro de coste, cuenta contable…
5. Resolución Incidencias
Categorización detallada del tipo de problema y asignación automática al correcto responsable de su resolución. Opciones de actuación en función del tipo de problema
6. Contabilización
Creación automática de apunte contable adecuado a las características del erp
Aprobación de facturas de proveedor – Destacamos …
- identificación del circuito en base a info en factura y/o atributo del proveedor
- facturas pueden cambiar o combinar con circuito sin pedido
- matching automatico: motor matemático de conformación, altamente configurable para considerar cualquier variable de cuadre
- cuadre por dos o tres vías, contra pedido y/o albarán o cualesquiera elementos externos de comparación (presupuesto / parte entrega / certificación )
- detallada identificación de diferencias, para automática y correcta asignación a responsable correcto
- imputación contable con tantos niveles como sean necesarios: cuenta, centro de coste, proyecto, servicio….
- automatización de imputación contable: en base a info de la factura, o sobre la construcción de reglas por proveedor, importe…
- asignación automatizada a aprobadores, siguiendo reglas de negocio fácilmente parametrizables: importes y/cuenta y/o centro de coste y/o proveedor….
- aprobadores individuales o en secuencia, registro de firma electrónica
