Le professionnel de la comptabilité fournisseurs n'est pas étranger au sentiment d'équité qui prévaut lorsqu'un fournisseur est payé à temps, selon les conditions convenues ou établies. Et même, si la politique de l'entreprise le permet, il y a une certaine satisfaction à payer avant la fin du délai.
Mais nous connaissons tous des entreprises qui ne sont pas pleinement conscientes des difficultés qu'elles rencontrent pour être payées à temps. Pete Loughlin, dans l'un de ses articles pour le blog Purchasing Insight, conseille aux fournisseurs d'"aller à la rencontre" de leurs clients lorsqu'il s'agit de se faire payer, et de leur faciliter la tâche, grâce à cinq recommandations simples.
Connaître son client
Les connotations commerciales n'ont pas d'importance à ce stade. Une erreur de dénomination sur la facture ou l'envoi de la facture au mauvais client ne vous aideront pas à être payé à temps.
Accord sur les modalités de paiement
Il ne faut rien prendre pour acquis, ni supposer qu'un client se comportera comme la majorité. Il est très important de discuter des conditions de paiement, en particulier de la date d'échéance, et de le préciser dès le départ.
Facture bientôt
En cas de retard dans la réception de la facture, il ne faut pas s'attendre à ce que l'autre partie soit plus rapide et plus agile. En livrant le produit ou le service à temps, et la facture comme convenu, vous aiderez l'ensemble du processus à se dérouler de manière fluide et sans heurts.
Envoyer la facture au bon destinataire
Il est très courant, surtout dans le cas des petits et moyens fournisseurs, que la facture soit envoyée à la personne de contact de l'entreprise cliente. Mais cela ne fait que retarder le processus et multiplier les points d'échec possibles. Lors de l'accord sur les conditions de paiement, il est également judicieux de préciser le destinataire auquel la facture doit être envoyée directement.
Rappeler ou réclamer un paiement
Il y a des entreprises qui laissent passer le temps sans réclamer un paiement en retard, par négligence ou par crainte de nuire à une relation commerciale fructueuse. Mais il est parfois indispensable de redemander à un client le paiement d'une facture alors qu'il ne s'agit encore que d'un court retard, et c'est également bénéfique pour la relation, car cela permet d'instaurer la confiance et de ne pas mettre le client dans l'embarras en cas de retard ou de non-paiement très long. Personne n'est parfait, et dans chaque entreprise, des paiements sont retardés parce que certaines factures sont "enterrées". Aidez votre client et rappelez-lui le paiement.
Tout professionnel qui se rend au service de la comptabilité fournisseurs d'une entreprise et qui est témoin des problèmes quotidiens que pose la comptabilisation des factures en raison de la multitude de formats utilisés par les différents fournisseurs, se rend compte que la pire des choses à faire est d'envoyer des factures sur papier. La technologie s'est aujourd'hui standardisée à tous les niveaux professionnels et commerciaux, apportant avec elle la percée de la facturation électronique.
Lorsqu'un client accepte les factures électroniques, ce qui est désormais le cas de la quasi-totalité d'entre eux, il ne fait aucun doute que la probabilité que le paiement arrive à temps et sans encombre est très élevée. Le dernier grand conseil est donc le suivant : envoyez des factures électroniques chaque fois que vous le pouvez, et si vos clients ne les acceptent pas encore, faites-leur en voir les avantages... Vous en profiterez !
