Ce n’est pas la première fois que nous en parlons. Et, en toute certitude, nous vous annonçons également que ce ne sera pas la dernière fois que nous évoquerons les types de factures en Espagne. Nous nous consacrons à la facturation depuis plus de deux décennies et, parfois, nous tenons pour acquis de nombreux termes et idées que tout le monde ne maîtrise ou ne connaît peut-être pas. Vous, par exemple, sauriez-vous dire quel type de factures peut être émis actuellement dans notre pays sans commettre d’erreur ? Que se passe-t-il si vous en émettez une incorrecte ? Ou si vous souhaitez en envoyer plusieurs au même client ? Toutes peuvent-elles être extrapolées au nouveau scénario numérique dans lequel nous sommes plongés ?
Les différents types de factures en Espagne
Nous avons déjà défini dans d’autres articles du blog d’easyap ce qu’est une facture. Malgré tout, pour structurer ce nouveau contenu, il n’est pas superflu de le rappeler. Par conséquent, la définition d’une facture pourrait être la suivante :
« Note ou document détaillant les produits ou services commercialisés lors d’une transaction d’achat-vente et dans lequel sont indiquées les informations des parties prenantes, ainsi que la quantité, le montant et les taxes impliquées dans l’opération »
Ce sont des documents réglementés tant en Espagne que dans le reste du monde. La principale raison est qu’ils ont une incidence directe sur la contribution fiscale de toute personne physique et morale. C’est pourquoi ont également été légalement établies des informations de facturation qui doivent toujours être fournies sur toute facture.
Cependant, toutes les factures ne sont pas identiques et n’ont pas forcément à contenir les mêmes informations. En fait, en fonction de leurs fonctions ou de leurs formats, nous trouvons différents types de factures en Espagne.
La facture simplifiée
La facture la plus connue et populaire en Espagne est la facture simplifiée. Le concept découle de ce qui est connu sous le nom de facture ordinaire. C’est-à-dire celle qui est émise dans toute opération courante d’achat-vente et qui contient toutes les informations légales nécessaires.
Cependant, la nuance réside dans le nom même. Dans les factures simplifiées les informations enregistrées sont moindres que celles incluses dans toute facture ordinaire. Est-ce légal ? Oui, car le Règlement de Facturation de 2013 reconnaît et intègre le terme. Un terme qui remplace ce que nous appelions jusqu’à présent un ticket de caisse.
De même, on entend par facture simplifiée la facture qui est utilisée pour déduire les dépenses d’une entreprise et qui, à cette fin, n’inclut que les données fiscales de l’émetteur. Autrement dit, dans une facture simplifiée, il n’est pas nécessaire d’ajouter les données fiscales du destinataire.
D’autre part, bien que ce soit un type de facture ordinaire, elle présente plusieurs différences concrètes avec celle-ci. Sans aller plus loin, les factures simplifiées, par rapport aux ordinaires :
– N’exige pas les données du destinataire.
– Doivent inclure la contrepartie totale, taxes comprises, mais il n’est pas nécessaire de la détailler (contrairement aux factures ordinaires).
– Il n’est pas obligatoire d’inclure le montant de la TVA.
– Ne doivent refléter que le type de bien livré ou de service fourni, sans décrire ou détailler l’opération.
Quant à leur utilisation, en principe elles ne peuvent être utilisées que pour des opérations dont le montant n’excède pas 400 euros, TVA incluse. Cependant, il existe des exceptions où le montant peut atteindre 3 000 euros.
Facture complète
À son tour, dans ce que nous avons catalogué comme factures ordinaires, et contrairement aux factures simplifiées, nous avons les factures complètes. Des documents dans lesquels tout ce qui doit être enregistré dans une opération commerciale est détaillé en profondeur. De même, une facture complète inclura tous les points énumérés ci-dessous :
– La date d’émission.
– La date d’échéance.
– La série ou la numérotation, qui doit être effectuée corrélativement.
– La raison sociale des deux parties. C’est-à-dire, celles de l’émetteur et du destinataire. De plus, elle devrait être accompagnée d’informations telles que le numéro de téléphone ou l’adresse e-mail.
– Le NIF de tous les agents impliqués dans la transaction.
– Le objet, qui est la description de ce qui est commercialisé dans l’opération.
– Le montant net du produit ou service. Si plusieurs transactions figurent sur la même facture ordinaire, vous devrez détailler chacune d’elles et ajouter le montant de chacune séparément.
– La cotisation fiscale. Normalement, cela implique d’appliquer à la facture la TVA et l’IRPP.
– Le montant total, qui résultera de l’addition du montant net et de la cotisation fiscale.
– Le numéro de compte. Si le paiement est effectué par virement ou par dépôt, l’émetteur devra inclure dans la facture complète le numéro de compte sur lequel il souhaite recevoir le paiement.
Le fait est qu’avec une facture complète, la note elle-même sera beaucoup plus détaillée mais vous pourrez l’utiliser pour tout type d’opération commerciale.
Les factures proforma
Un troisième type de facture en Espagne et dans d’autres pays est ce que l’on appelle la facture proforma. Elle fonctionne comme un brouillon et est émise pour que l’acheteur prenne connaissance des détails d’une opération. Elles sont généralement émises avant la conclusion de la vente.
Contrairement à d’autres types de factures, les proforma n’ont aucune validité légale, comptable ou fiscale. Elles ne sont pas incluses dans la Réglementation de la Facturation et ne seront pas enregistrées dans la comptabilité d’une entreprise ni présentées à l’ Agence Fiscale.
Néanmoins, elles sont utiles dans certains cas. D’une part, elles garantissent à l’acheteur que la transaction aura lieu. D’autre part, c’est un document qui peut servir de garantie pour entreprendre d’autres opérations. Par exemple, lors du financement d’une voiture ou d’études, il y a des banques qui demandent et acceptent une facture proforma du véhicule ou du cours à acheter pour accorder le financement.
Les factures récapitulatives
Les factures récapitulatives sont celles qui regroupent plusieurs factures d’opérations entre une même entreprise et un client ou un fournisseur. Cependant, elles ne peuvent regrouper que des opérations qui ont eu lieu, au maximum, sur un mois calendaire. Elles offrent de l’agilité dans le processus de facturation, car elles simplifient les processus administratifs et comptables de l’entreprise.
En parlant des factures récapitulatives, il est important de ne pas les confondre avec un autre type de facture en Espagne : la facture récurrente. Cette dernière est celle qui est envoyée à un client effectuant un paiement régulier, qui a toujours le même montant et qui est émise de manière récurrente à intervalles réguliers.
Enfin, il faut prendre en compte une autre question en parlant des factures récapitulatives. Elles peuvent remplacer un groupe de factures ordinaires et simplifiées. Cependant, pour les factures simplifiées, la somme ne peut excéder 3 000 euros et elles ne sont pas autorisées pour tous les secteurs.
Facture rectificative
Le dernier type de facture avec lequel on travaille habituellement en Espagne est la facture rectificative. Elles sont très utiles et nécessaires pour corriger les factures ordinaires. Comment ou dans quelles situations ? :
– Ajouter des informations incomplètes.
– Corriger une donnée erronée.
– Indiquer un retour.
– Indiquer une annulation de commande.
– Parce que les conditions ont été renégociées de la facture ordinaire.
– Parce qu’il y a eu un changement dans la réglementation fiscale.
– Pour récupérer la TVA d’une facture ordinaire déjà émise, mais impayée.
Les factures rectificatives sont donc nécessaires pour effectuer toute modification ou ajustement, étant donné que, selon la loi, il n’est pas permis de modifier une facture ordinaire déjà émise. Elles doivent également remplir trois exigences :
- Elles doivent avoir leur propre numérotation, qui sera différente de celle des factures ordinaires.
- Elles doivent indiquer quelle facture originale est en cours de modification.
- Elle doit également inclure le motif et le détail de la rectification qui est effectuée.
Parallèlement, l’émetteur doit clairement indiquer qu’il s’agit d’une facture rectificative. De plus, autant de factures rectificatives que nécessaire peuvent être émises.
Pourquoi opter pour la facturation électronique ?
Malgré les changements de nom et les tecnicismes juridiques, ces types de factures ont toujours existé en Espagne. Toute entreprise a dû travailler avec elles dès le premier jour. Même avec les simplifiées.
Cependant, nous sommes actuellement dans un nouveau scénario. Tout est désormais numérique, et le processus d’émission, de réception et de gestion des factures l’est aussi. De même, la facturation électronique est une réalité et tous ces types de factures en Espagne et dans le reste du monde sont déjà émis électroniquement.
Pourquoi ? En raison des avantages offerts par la technologie pour la comptabilité et l’audit et par des avantages tels que ceux que nous vous offrons, sociétés expertes en facturation numérique comme easyap :
– Automatisation d’un processus complexe et qui, de manière analogique, demande beaucoup de temps et de ressources humaines et matérielles.
– Réduction des coûts grâce à l’optimisation du temps et des équipes.
– Meilleure communication avec les clients et les fournisseurs concernant le statut des factures.
– Contrôle fiscal et tributaire accru, car des solutions comme la nôtre offrent une connexion et une communication avec des programmes comme SII, SILICIE ou TicketBAI.
– Réduction de l’impact environnemental, car tout est géré et stocké dans le cloud, réduisant l’utilisation de papier et d’autres matériaux.
Précisément, tous ces avantages de la facturation électronique sont ceux que vous pouvez exploiter avec une solution comme la nôtre. Un logiciel avec lequel vous pourrez également gérer d’autres aspects de votre entreprise qui impactent votre comptabilité. Par exemple, les dépenses des employés. Vous voulez en savoir plus ? Nous vous en parlons.
