La tecnología en contabilidad y auditoría siempre ha tenido un peso capital. Pero esta afirmación no es de ahora, sino que viene de antaño. Tampoco es únicamente aplicable a este sector. Por ejemplo, en la industria automovilística, la invención de la rueda, allá por el 3.500 a.C. supuso un gran avance tecnológico. Puede sonar precario, pero es la realidad.
La diferencia con lo que entendemos hoy en día por tecnología es que hay un factor novedoso que lo cambia todo: lo digital. Los avances informáticos han propiciado que cualquier sector evolucione hacia una nueva dimensión. En ese sentido, la auditoría y la contabilidad no son una excepción. Pero, ¿en qué herramientas se nota el impacto de la tecnología para financieros y contables? ¿Qué ventajas ofrecen a las empresas y los directivos?¿Realmente los recursos que aportan generan ahorros y optimizaciones?
La importancia de las tecnologías de la información en auditoría
La principal ayuda que aporta la tecnología en auditoría y contabilidad es que permite optimizar recursos y agilizar procedimientos a través de procesar la información de una forma más eficiente. Tareas y labores empresariales que, hasta hace poco, consumían una gran cantidad de recursos de equipo y personal. Nos referimos a funciones cotidianas de cualquier organización como son:
- El flujo o workflow de facturas, tanto en la emisión como en la recepción de las mismas.
- La gestión de inventarios de productos.
- La comunicación del estado de cualquier proceso con proveedores y clientes.
- El control de toda la información y documentación relativa a los impuestos y a la fiscalidad del negocio.
- El registro y cálculo de otros aspectos que repercuten en la contabilidad, como pueden ser los gastos de empleados y de la empresa.
El aporte más fundamental que han hecho los avances tecnológicos digitales es que agilizan enormemente cualquiera de estos procedimientos. Así mismo, la importancia de las tecnologías de la información en las auditorías reside en que, a través de sistemas y equipos, se gestionan, almacenan y emplean todos los datos de una manera mucho más eficiente.
Con una solución tecnológica y avanzada como la que desarrollamos en easyap, muchas de esas cuestiones del día a día se simplifican. Sin ir más lejos, todo lo relativo a la facturación online de los negocios. Por eso, podríamos decir que la tecnología en contabilidad, incluso, permite hoy en día hacer auténticas y completísimas auditorías digitales para cualquier compañía y en toda clase de industria.
5 ventajas de la tecnología para la contabilidad y las auditorías digitales
En easyap hablamos por experiencia propia. Llevamos más de dos décadas implantando soluciones tecnológicas para diversos sectores: marketing, automoción, banca y finanzas, distribución, turismo… Por eso, hemos visto y comprobado el potente impacto de las tecnologías de comunicación en el ámbito de la contabilidad. Sobre todo, porque ofrece una serie de ventajas competitivas de lo más interesantes.
A continuación, enumeramos los cinco principales beneficios que tiene implantar soluciones tecnológicas como nuestro software. Cinco ventajas que pueden ayudarte en las auditorías digitales de tu negocio:
- Optimizar el trabajo y la eficiencia en el negocio. Con herramientas como la de easyap, que emplea tecnología basada en la nube, cualquier equipo puede trabajar en los mismos archivos y comunicarse por y para ello de una forma mucho más ágil. El tiempo para cada tarea se reduce y el número de plataformas y herramientas utilizadas, también.
- Automatización y realización de análisis masivos. Gracias a las enormes bases de datos que se gestionan, con un buen sistema es mucho más complicado pasar por alto fallos u olvidarse de registrar cualquier aspecto que intervenga en un proceso contable. Puedes verificar todo rápidamente, lo que permite evidenciar indicadores de fraude u otra clase de errores.
- Almacenamiento de documentos durante largos periodos de tiempo. En línea con las dos ventajas anteriores, los sistemas digitales avanzados permiten guardar archivos inmensos durante años. Algo que en el mundo de la auditoría tiene gran relevancia para hipotéticas inspecciones futuras. E, incluso, como se guardan en la nube, son archivos que no se van a deteriorar con el paso del tiempo.
- Mejorar la comunicación con proveedores y clientes. Al contar con un software con toda la información clara, visible y unificada, los clientes y proveedores pueden acceder y ver, por ejemplo, cómo están sus facturas pendientes. De esta forma, la relación con ellos es mucho más fluida y positiva.
- Ahorros económicos. El tiempo y el equipo que se ha dedicado tradicionalmente a los procesos de auditoría y contabilidad ha sido siempre un quebradero de cabeza para directivos y empresarios. Con soluciones tecnológicas como el sistema de easyap, el tiempo invertido se reduce y el número de empleados dedicado a ello también. Ambos son recursos que podrás invertir en otras tareas del negocio, optimizando y ahorrando en sobrecostes a los que antes tenías que hacer frente.
En línea con la última ventaja de la tecnología en la auditoría y la contabilidad, aprovechamos para desmentir algo: la aplicación de los avances tecnológicos no tiene por qué ser cara. En el caso de easyap, sin ir más lejos, la instalación del software no tiene costes iniciales de configuración. Además, nos adaptamos a tu negocio, ya que pagarás por factura procesada, lo cual transforma un gasto fijo para tu negocio en uno variable.
¿Cómo se aplica la tecnología en el proceso de auditoría?
Quedando clara la importancia de la tecnología en la contabilidad y las auditorías digitales de hoy en día, llega la duda de cómo aplicarla en tu negocio. Suele ser habitual que al pensar en digitalizar procesos se busque el ahorro por desconocimiento. O peor aún, por miedo al coste económico que solemos asociar a cualquier inversión en tecnología.
Muchos directivos son los que por ese miedo prefieren vivir perfeccionando el error en vez de romper con metodologías obsoletas y antiguas. Otros optan por “ir poniendo parches” esporádicos y poco eficientes para salir del paso. Pan para hoy, hambre para mañana. Desde nuestra perspectiva creemos que lo mejor que puedes hacer es, en primer lugar, confiar en una compañía especializada.
En easyap nos juntamos hace más de 20 años dos ramas laborales muy diferentes: especialistas en tecnología e informática y profesionales del sector financiero y contable. Detectamos la importancia de la tecnología en las auditorías y la contabilidad en aquel momento. Pero, sobre todo, la relevancia que iba a tener en el futuro. Por eso, unimos nuestros conocimientos y esfuerzos para desarrollar y comercializar un software contable que fuese eficiente y adaptable a diversas empresas y sectores.
Desde entonces y hasta hoy, durante nuestra trayectoria hemos podido:
- Trabajar en Europa, África y América.
- Llevar a cabo proyectos en más de doce industrias diferentes.
- Generar a nuestros clientes ahorros del orden del 25% en periodos de tiempo inferiores a cinco meses.
- Participar y colaborar en casos de éxito con compañías como Enagás.
Debido a la importancia de la tecnología digital, cada vez es más común encontrar empresas que comercializan soluciones tecnológicas para toda clase de industrias y negocios. Por lo tanto, tienes muchas opciones para elegir.
No obstante, más allá de lo que te podemos ofrecer en easyap en comparación con otros competidores, te queremos dar un consejo clave: déjate aconsejar. Basándonos en nuestra experiencia, muchos problemas del mundo de la tecnología es que los clientes no se dejan guiar y acaban representando la fábula del elefante del circo. El miedo a aplicar la tecnología en la contabilidad que actuará como freno para el crecimiento y la supervivencia de tu negocio.
