Es ist nicht das erste Mal, dass wir darüber sprechen. Und wir können Ihnen mit Sicherheit versichern, dass es auch nicht das letzte Mal sein wird, dass wir über die Arten von Rechnungen in Spanien sprechen.Wir beschäftigen uns seit über zwei Jahrzehnten mit der Rechnungsstellung und gehen manchmal davon aus, dass viele Begriffe und Konzepte, die vielleicht nicht jeder beherrscht oder kennt, alltäglich sind. Wüssten Sie zum Beispiel, welche Arten von Rechnungen derzeit in unserem Land ohne Fehler ausgestellt werden können? Was passiert, wenn Sie eine falsche ausstellen? Oder wenn Sie mehrere an denselben Kunden senden möchten? Können alle auf das neue digitale Szenario übertragen werden, in dem wir uns befinden?
Die verschiedenen Arten von Rechnungen in Spanien
Wir haben bereits in anderen Blogartikeln von easyap erklärt, was eine Rechnung ist.Dennoch, um diesen neuen Inhalt zu strukturieren, schadet es nicht, dies in Erinnerung zu rufen. Daher könnte dieDefinition einer Rechnungfolgendermaßen lauten:
“Ein Vermerk oder eine Abrechnung mit den Details der bei einem Kauf und Verkauf gehandelten Produkte oder Dienstleistungen, in der die Daten der Beteiligten sowie die Menge, der Betrag und die in der Transaktion enthaltenen Steuern aufgeführt sind.”
Es sind Dokumente, die sowohl in Spanien als auch im Rest der Welt reguliert sind. Der Hauptgrund dafür ist, dass siedirekte Auswirkungen auf die Steuerpflicht habenjeder natürlichen und juristischen Person. Aus diesem Grund wurden auch gesetzlich Rechnungsdaten festgelegt, die immer angegeben werden müssenauf jeder Rechnung.
Allerdings sind nicht alle Rechnungen gleich und müssen auch nicht dieselben Informationen enthalten. Tatsächlich finden wirbasierend auf ihren Funktionen oder Formaten verschiedene Arten von Rechnungen in Spanien.
Die vereinfachte Rechnung
Die bekannteste und beliebteste Rechnungsart in Spanien istdie vereinfachte Rechnung. Das Konzept basiert auf dem, was alsgewöhnliche Rechnungbekannt ist. Das heißt, diejenige, die bei jeder gewöhnlichen Kauf- und Verkaufstransaktion ausgestellt wird und alle notwendigen rechtlichen Informationen enthält.
Der Unterschied liegt jedoch bereits im Namen. Bei vereinfachten Rechnungen ist die erfasste Information geringer als die einer gewöhnlichen Rechnung. Und ist es legal? Ja, da die Rechnungsverordnung von 2013 den Begriff anerkennt und aufnimmt. Ein Begriff, der das ersetzt, was wir bisher als Kassenbon bezeichneten.
Ebenso versteht man unter einer vereinfachten Rechnung diejenige, die zur Abzugsfähigkeit von Unternehmensausgaben verwendet wird und dafür lediglich die Steuerdaten des Ausstellers enthält. Das heißt, bei einer vereinfachten Rechnung ist es nicht notwendig, die Steuerdaten des Empfängers hinzuzufügen.
Andererseits, obwohl es eine Art gewöhnlicher Rechnung ist, weist sie mehrere konkrete Unterschiede auf. Vereinfachte Rechnungen unterscheiden sich von gewöhnlichen Rechnungen wie folgt:
– Verlangt keine Daten des Empfängers.
– Müssen die Gesamtvergütung einschließlich der Steuern ausweisen, aber eine Aufschlüsselung ist nicht erforderlich (bei gewöhnlichen Rechnungen hingegen schon).
– Es ist nicht obligatorisch, den Mehrwertsteuerbetrag anzugeben.
– Müssen nur die Art der gelieferten Ware oder der erbrachten Dienstleistung angeben, ohne die Transaktion zu beschreiben oder zu detaillieren.
Was ihre Verwendung betrifft, so dürfen sie grundsätzlich nur für Transaktionen verwendet werden, bei denen der Betrag 400 Euro nicht übersteigt, inklusive Mehrwertsteuer. Es gibt jedoch einige Ausnahmen in denen der Betrag bis zu 3.000 Euro betragen kann.
Vollständige Rechnung
Innerhalb dessen, was wir als gewöhnliche Rechnungen katalogisiert haben, und im Gegensatz zu vereinfachten Rechnungen, haben wir wiederum die vollständigen Rechnungen. Belege, in denen alles detailliert aufgeführt ist, was in einer Handelsoperation erfasst werden muss. Des Weiteren wird eine vollständige Rechnung enthalten alle Punkte, die wir nachfolgend auflisten:
– Das Ausstellungsdatum.
– Das Fälligkeitsdatum.
– Die Serie oder die Nummerierung, die fortlaufend erfolgen muss.
– Der Firmenname beider Parteien. Das heißt, sowohl die des Absenders als auch die des Empfängers. Außerdem sollten Informationen wie die Telefonnummer oder die E-Mail-Adresse beigefügt werden.
– Die Steueridentifikationsnummer aller an der Transaktion beteiligten Akteure.
– Der Leistungsgegenstand, in dem beschrieben wird, was bei der Transaktion gehandelt wird.
– Der Nettobetrag des Produkts oder der Dienstleistung. Falls sich mehrere Transaktionen auf derselben regulären Rechnung befinden, müssen Sie jede einzelne aufschlüsseln und den jeweiligen Betrag separat hinzufügen.
– Der Steuerbetrag. Normalerweise beinhaltet dies die Anwendung von Mehrwertsteuer (MwSt.) und Einkommensteuer (ESt.) auf der Rechnung.
– Der Gesamtbetrag, der sich aus der Summe des Nettobetrags und des Steuerbetrags ergibt.
– Die Kontonummer. Falls die Zahlung per Überweisung oder Einzahlung erfolgt, muss der Aussteller auf der vollständigen Rechnung die Kontonummer angeben, auf die die Zahlung erfolgen soll.
Es ist so, dass mit einer vollständigen Rechnung der Beleg selbst viel umfangreicher sein wird, aber Sie können sie für jede Art von Handelsgeschäft verwenden.
Die Proformarechnungen
Eine dritte Art von Rechnung in Spanien und anderen Ländern ist die sogenannte Proformarechnung. Sie fungiert als Entwurf und wird ausgestellt, damit der Käufer die Details eines Geschäfts kennt. Sie wird in der Regel vor Abschluss des Kaufvertrags ausgestellt.
Im Gegensatz zu anderen Arten von Rechnungen, haben Proformarechnungen keinerlei rechtliche, buchhalterische oder steuerliche Gültigkeit. Sie sind nicht in der Rechnungsverordnung aufgeführt und werden weder in der Buchhaltung eines Unternehmens erfasst noch bei der Steuerbehörde eingereicht.
Dennoch sind sie in bestimmten Fällen nützlich. Einerseits sichern sie dem Käufer zu, dass die Transaktion durchgeführt wird. Andererseits ist es ein Dokument, das für andere Operationen als Garantie dienen kann. Zum Beispiel, wenn es darum geht, ein Auto oder ein Studium zu finanzieren, es gibt Banken, die eine Proforma-Rechnung für das zu kaufende Fahrzeug oder den Kurs verlangen und akzeptieren, um die Finanzierung zu gewähren.
Die Sammelrechnungen
Die Sammelrechnungen fassen mehrere Einzelrechnungen über Geschäftsvorgänge zwischen demselben Unternehmen und Kunden oder Lieferanten zusammen.Allerdings dürfen sie nur Vorgänge erfassen, die innerhalb eines Kalendermonats stattgefunden haben. Sie bieten Agilität im Rechnungsstellungsprozess, da sie administrative und buchhalterische Prozesse des Unternehmens vereinfachen.
Wenn wir über Sammelrechnungen sprechen, ist es wichtig, sie nicht mit einer anderen Art von Rechnung in Spanien zu verwechseln: der wiederkehrenden Rechnung. Diese zweite wird an einen Kunden gesendet, der eine regelmäßige Zahlung leistet, hat immer denselben Betrag und wird – entschuldigen Sie die Redundanz – regelmäßig in bestimmten Zeitabständen ausgestellt.
Schließlich ist noch ein weiterer Punkt zu beachten, wenn es um Sammelrechnungen geht. Sie können eine Gruppe von ordentlichen und vereinfachten Rechnungen ersetzen.Für vereinfachte Rechnungen darf die Summe jedoch 3.000 Euro nicht überschreiten und sie sind nicht für alle Branchen zulässig.
Berichtigungsrechnung
Die letzte Art von Rechnung, mit der in Spanien üblicherweise gearbeitet wird, ist die Berichtigungsrechnung.Sie sind sehr nützlich und notwendig, um ordentliche Rechnungen zu korrigieren.Wie oder in welchen Situationen?:
– Unvollständige Informationen ergänzen.
– Falsche Daten korrigieren
– Eine Rücksendung anzeigen.
– Eine Stornierung einer Bestellung anzeigen.
– Weil die Bedingungen neu verhandelt wurden der ordentlichen Rechnung.
– Weil es eine Änderung der Steuervorschriften gab.
– Um die Mehrwertsteuer einer bereits ausgestellten, aber unbezahlten ordentlichen Rechnung zurückzuerhalten.
Berichtigungsrechnungen sind daher notwendig, um jede Änderung oder Anpassung vorzunehmen, da es gesetzlich nicht erlaubt ist, eine bereits ausgestellte ordentliche Rechnung zu ändern. Sie müssen ihrerseits drei Anforderungen erfüllen:
- Sie müssen eine eigene Nummerierung haben, die sich von der der ordentlichen Rechnungen unterscheidet.
- Sie müssen angeben, welche ursprüngliche Rechnung geändert wird.
- Sie müssen auch den Grund und die Details der Berichtigung angeben, die vorgenommen wird.
Gleichzeitig muss der Aussteller klar kommunizieren, dass es sich um eine berichtigte Rechnung handelt. Darüber hinaus können so viele berichtigte Rechnungen ausgestellt werden, wie erforderlich sind.
Warum sollten Sie sich für die elektronische Rechnungsstellung entscheiden?
Trotz Namensänderungen und rechtlicher Fachbegriffe, gab es diese Arten von Rechnungen in Spanien schon immer.Jedes Unternehmen musste vom ersten Tag an mit ihnen arbeiten. Auch wenn es nur die vereinfachten waren.
Gegenwärtig befinden wir uns jedoch in einem neuen Szenario. Alles ist digital geworden, und der Prozess der Ausstellung, des Empfangs und der Verwaltung von Rechnungen ebenfalls. Gleichzeitig ist die elektronische Rechnungsstellung Realität und all diese Arten von Rechnungen in Spanien und im Rest der Welt werden bereits elektronisch ausgestellt.
Warum? Wegen der Vorteile, die die Technologie für Buchhaltung und Audit sowie Vorteilen, die Ihnen Unternehmen, die Experten für digitale Rechnungsstellung sind, wie easyap bieten:
– Automatisierung eines komplexen Prozesses der analog viel Zeit sowie Personal- und Materialressourcen beansprucht.
– Kostenersparnis durch die Optimierung von Zeit und Betriebsmitteln.
– Bessere Kommunikation mit Kunden und Lieferanten über den Status von Rechnungen.
– Höhere Steuer- und Finanzkontrolle, da Lösungen wie unsere eine Verbindung und Kommunikation mit Programmen wie SII, SILICIE oder TicketBAI bieten.
– Reduzierung der Umweltauswirkungen, da alles in der Cloud verwaltet und gespeichert wird und der Verbrauch von Papier und anderen Materialien reduziert wird.
Genau all diese Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung können Sie mit einer Lösung wie der unseren nutzen. Eine Software, mit der Sie außerdem weitere Geschäftsbereiche, die Ihre Buchhaltung beeinflussen, verwalten können. Zum Beispiel die Spesenabrechnungen der Mitarbeiter. Möchten Sie mehr erfahren? Wir erzählen es Ihnen.
