No es la primera vez que hablamos de ello. Y, con total seguridad, también te avanzamos que tampoco será la última vez que hablemos de los tipos de facturas en España. Llevamos dedicándonos a la facturación desde hace más de dos décadas y, en ocasiones, damos por habituales muchos términos e ideas que quizás no todo el mundo domina o conoce. Tú, por ejemplo, ¿sabrías decir qué clase de facturas se pueden expedir actualmente en nuestro país sin incurrir en errores? ¿Qué sucede si emites una incorrecta? ¿O si deseas enviar varias a un mismo cliente? ¿Todas se pueden extrapolar al nuevo escenario digital en el que estamos inmersos?
Los distintos tipos de facturas en España
Ya hemos definido en otros artículos del blog de easyap lo que es una factura. Aún así, para estructurar éste nuevo contenido no está de más recordarlo. Por lo tanto, la definición de factura podría ser la siguiente:
“Nota o cuenta con los detalles de los productos o servicios comercializados en una compraventa y en la que se apuntan los datos de los agentes, así como la cantidad, el importe y los impuestos que intervienen en la operación”
Son documentos que están regulados tanto en España como en el resto del planeta. La principal razón es que tienen incidencia directa en la contribución tributaria de cualquier persona física y jurídica. Por ese motivo también se han establecido legalmente unos datos de facturación que hay que proporcionar siempre en cualquier factura.
No obstante, no todas las facturas son iguales ni tienen por qué contener la misma información. De hecho, en base a sus funciones o formatos, encontramos diferentes tipos de facturas en España.
La factura simplificada
La factura más conocida y popular en España es la factura simplificada. El concepto parte de lo que se conoce como factura ordinaria. Es decir, esa que se emite en toda operación común de compraventa de algo y que contiene toda la información legal necesaria.
Sin embargo, el matiz está en el propio nombre. En las facturas simplificadas la información que se anota es menor que la que incluye cualquier factura ordinaria. ¿Y es legal? Sí, ya que el Reglamento de Facturación de 2013 reconoce y recoge el término. Término que sustituye a lo que hasta ahora veníamos llamando ticket de compra.
Así mismo, se entiende por simplificada la factura que se usa para deducir gastos de una compañía y que, para ello, tan solo incluye los datos fiscales del emisor. O sea que en una factura simplificada no es necesario añadir los datos fiscales del receptor.
Por otra parte, aunque es un tipo de factura ordinaria, tiene varias diferencias concretas con ella. Sin ir más lejos, las simplificadas, con respecto a las ordinarias:
– No exige los datos del receptor.
– Deben incluir la contraprestación total, incluyendo los impuestos, pero no es necesario desglosarla (en las ordinarias sí).
– No es obligatorio incluir la cuota tributaria de IVA.
– Solo deben reflejar el tipo de bien entregado o del servicio prestado, sin describir o detallar la operación.
En cuanto a su uso, en principio solo se pueden emplear para operaciones en las que el importe no supere los 400 euros, con el IVA incluido. No obstante, hay algunas excepciones en las que el importe puede alcanzar los 3.000 euros.
Factura completa
A su vez, dentro de lo que hemos catalogado como facturas ordinarias, y a diferencia de las simplificadas, tenemos las facturas completas. Notas en las que se detalla en profundidad todo lo que hay que registrar en una operación comercial. Así mismo, una factura completa incluirá todos los puntos que enumeramos a continuación:
– La fecha de expedición.
– La fecha de vencimiento.
– La serie o la numeración, que debe realizarse correlativamente.
– La razón social de ambas partes. Es decir, tanto la del emisor como la del receptor. Además, se debería acompañar de información como el número de teléfono o la dirección de correo electrónico.
– El NIF de todos los agentes que intervienen en la transacción.
– El concepto, que es donde se describe lo que se está comerciando en la operación.
– El importe neto del producto o servicio. En el caso de que haya más de una transacción en la misma factura ordinaria, tendrás que desglosar cada una de ellas y añadir el importe de cada una por separado.
– La cuota tributaria. Normalmente, conlleva aplicar en la factura tanto el IVA como el IRPF.
– El importe total, que saldrá de sumar el importe neto y la cuota tributaria.
– El número de cuenta. En el caso de que se abone el pago por transferencia o mediante ingreso, el emisor deberá incluir en la factura completa el número de cuenta en el que quiere que le hagan el pago.
El caso es que con una factura completa, la nota en sí será mucho más extensa pero podrás utilizarla en cualquier clase de operación comercial.
Las facturas proforma
Un tercer tipo de factura en España y en otros países es la conocida como factura proforma. Funciona como borrador y son expedidas para que el comprador conozca los detalles de una operación. Suelen emitirse antes de concluir la compraventa.
A diferencia de otra clase de facturas, las proforma no tienen ningún tipo de validez legal ni contable o fiscal. No están recogidas en el Reglamento de Facturación y tampoco se registrarán en la contabilidad de ninguna empresa ni se presentarán a la Agencia Tributaria.
No obstante, sí tienen utilidad para ciertos casos. Por un lado, aseguran al comprador que la transacción se llevará a cabo. Por otro lado, es un documento que para acometer otras operaciones puede servir como garantía. Sin ir más lejos, a la hora de financiar un coche o unos estudios, hay bancos que piden y aceptan una factura proforma del vehículo o curso que se va a comprar para conceder la financiación.
Las recapitulativas
Las facturas recapitulativas son las que aúnan varias facturas de operaciones entre una misma empresa y cliente o proveedor. Eso sí, solo pueden recoger operaciones que se hayan dado, como máximo, en un mes natural. Ofrecen agilidad en el proceso de facturación, ya que simplifican procesos administrativos y contables de la compañía.
Al hablar de las recapitulativas es importante no confundirlas con otro tipo de factura de España: la factura recurrente. Esta segunda es la que se le envía a un cliente que realiza un pago regular, la cual siempre tiene el mismo importe y se emite de recurrentemente cada cierto tiempo, valga la redundancia.
Por último, hay que tener en cuenta otra cuestión al hablar de las recapitulativas. Pueden sustituir a un grupo de facturas ordinarias y simplificadas. No obstante, para las simplificadas la suma no puede superar los 3.000 euros ni están permitidas para cualquier sector.
Rectificativa
El último tipo de factura con el que se suele trabajar en España es la factura rectificativa. Son muy útiles y necesarias para corregir las ordinarias. ¿Cómo o en qué situaciones?:
– Añadir información incompleta.
– Corregir algún dato erróneo.
– Indicar una devolución.
– Indicar una anulación de un pedido.
– Porque se han renegociado las condiciones de la factura ordinaria.
– Porque ha habido un cambio en la normativa fiscal.
– Para recuperar el IVA de una factura ordinaria ya emitida, pero que ha sido impagada.
Las facturas rectificativas, por lo tanto, son necesarias para realizar cualquier modificación o ajuste, puesto que por ley no está permitido modificar una factura ordinaria ya emitida. A su vez, deben cumplir con tres requisitos:
- Tienen que tener su propia numeración, que será distinta a la de las facturas ordinarias.
- Deben señalar qué factura original se está modificando.
- Tiene que incluir también el motivo y el detalle de la rectificación que se realiza.
Al mismo tiempo, el emisor debe comunicar claramente qué se trata de una factura rectificativa. Además, se pueden emitir cuantas facturas rectificativas sean pertinentes.
¿Por qué optar por la facturación electrónica?
A pesar de cambios de nombre y tecnicismos legales, estos tipos de facturas en España han existido siempre. Cualquier empresa ha tenido que trabajar con ellas desde el primer día. Aunque sea con las simplificadas.
Sin embargo, actualmente estamos en un escenario nuevo. Ahora todo es digital y el proceso de emitir, recibir y gestionar facturas también. Así mismo, la facturación electrónica es una realidad y todos estos tipos de facturas en España y en el resto del mundo ya se están emitiendo de forma electrónica.
¿Por qué? Por las ventajas que ofrece la tecnología para la contabilidad y la auditoría y por ventajas como las que te ofrecemos compañías expertas en la facturación digital como easyap:
– Automatización de un proceso complejo y que, analógicamente, lleva mucho tiempo y recursos de personal y material.
– Ahorro en costes por la optimización del tiempo y de los equipos.
– Mejor comunicación con clientes y proveedores sobre el estado de las facturas.
– Mayor control fiscal y tributario, ya que soluciones como la nuestra ofrecen conexión y comunicación con programas como SII, SILICIE o TicketBAI.
– Reducción del impacto en el medioambiente, ya que todo se gestiona y almacena en la nube y se reduce el uso del papel y otros materiales.
Precisamente, todas esas ventajas de la facturación electrónica son las que puedes aprovechar con una solución como la nuestra. Un software con el que, además, podrás gestionar otros campos de tu negocio que impactan en tu contabilidad. Por ejemplo, los gastos de empleados. ¿Quieres saber más? Te lo contamos.
