Rien qu’à penser aux démarches et opérations avec les organismes publics, de nombreux entrepreneurs et fournisseurs tremblent. Processus, bureaucratie, paperasserie… Pour d’autres, cette crainte est encore plus forte du fait de leur méconnaissance du monde numérique. Mais il est vrai que la facturation électronique est désormais essentielle dans les transactions commerciales avec l’Administration Publique, et FACE y joue un rôle central. Ci-dessous, vous trouverez un guide sur la façon de émettre des factures électroniques via FACE étape par étape. Nous analysons l’ensemble du processus et voyons comment utiliser la plateforme de manière efficace, ainsi que les implications légales qui en découlent.
Avant toute chose, qu’est-ce que FACE ?
Si nous allons parler de FACE, la première chose à clarifier est ce qu’est FACE. Pour nous, de notre position de société technologique et comptable spécialisée dans l’ émission d’e-factures ou factures électroniques, c’est un terme plus que connu. Actuellement, il englobe de nombreuses fonctions (et plus qu’il n’en englobera à l’avenir). C’est pourquoi nous avons consacré du temps à un article spécifique sur ce qu’est FACE exactement.
Au-delà de sa définition, nous insistons à nouveau sur le fait que ces sigles sont déjà une réalité cruciale dans le tissu entrepreneurial national. FACE fait référence à la plateforme de la Facture Électronique de l’Administration Centrale du Gouvernement d’Espagne. De même, elle est née comme une initiative visant à promouvoir la facturation électronique dans toutes les transactions commerciales entre fournisseurs et l’administration centrale. Elle est maintenant passée du statut d’initiative à celui d’obligation, pratiquement.
De même, la plateforme FACE permet à ses fournisseurs d’envoyer des factures électroniques aux organismes de l’Administration Centrale de l’État de manière sûre et efficace. Elle facilite également la gestion et le traitement de celles-ci par l’administration, en rationalisant les démarches et en améliorant l’efficacité de la gestion.
En ce sens, la facturation électronique via FACE vise à réduire la bureaucratie, simplifier les processus et économiser des coûts, aussi bien pour les fournisseurs que pour l’Administration Publique. Ainsi, émettre des factures via FACE représente un progrès pour les entreprises ayant des relations avec des organismes publics, bien que cela le sera prochainement également pour toute grande entreprise, PME ou travailleur indépendant.
Émettre une facture via FACE : Quelles sont les étapes à suivre ?
En raison des avantages de la facturation numérique, toute opération avec l’Administration Publique est déjà obligatoire en Espagne et le sera prochainement également pour celles qui se produisent entre entreprises privées. C’est pourquoi, savoir émettre des factures via FACE commence à être une nécessité pour tout type d’organisation.
Cependant, de nombreuses entreprises et sociétés ne sont pas seulement non numérisées, mais ressentent de la peur à l’idée de devoir faire face à des processus électroniques, d’autant plus s’ils sont avec des administrations. Pour les aider, easyap offre les étapes à suivre pour comment envoyer des factures via FACE.
1. Obtenez votre certificat numérique
Obtenez un certificat numérique valide, tel que le Certificat Numérique de Personne Physique ou le Certificat Numérique de Représentant de Personne Morale. Avec l’un ou l’autre, vous pourrez signer électroniquement chaque facture que vous émettez.
2. Accédez à FACE
Accédez à la plateforme FACE via la page web officielle fournie par le Gouvernement espagnol à cet effet. Pour cela, vous devrez également vous inscrire comme fournisseur sur FACE, pour lequel la page vous donne les instructions nécessaires.
3. Rassemblez les informations pour votre facture numérique
Préparez les informations nécessaires à l’émission de votre facture électronique. Ici, vous pouvez connaître les données de facturation que vous devez y inclure.
4. Créez la facture
Pour créer votre facture vous avez deux alternatives. D’une part, vous pouvez utiliser l’outil ou l’application fourni par FACE. D’autre part, vous pouvez vous appuyer sur un bon logiciel de facturation comme celui d’easyap.Remplissez les champs requis et assurez-vous que la facture respecte les normes et formats établis.
5. Signez électroniquement
Utilisez votre certificat numérique, auquel nous faisions référence au premier point du processus, pour signer électroniquement la facture.Cette étape garantit l’authenticité et l’intégrité de la facture aux yeux de l’administration concernée.
6. Envoyez la facture
Une fois que vous avez signé électroniquement, envoyez la facturevia la plateforme FACE. Pour ce faire, vous pouvez suivre les instructions spécifiques fournies sur la plateforme elle-même. Ou en utilisant notre logiciel, ce sera encore plus pratique et rapide.
7. Confirmation et suivi
Vérifiez si la facture a été reçuecorrectement et si elle a été acceptée par le destinataire. Vous pouvez utiliser la plateforme pour suivre son statut.
N’oubliez pas que ces étapes sont un guide général et qu’il est, par précaution, fortement recommandé de consulter les instructions et les ressources fournies par la plateforme FACE et le gouvernement espagnol. Vous y trouverez des détails spécifiques et actualisés sur la manière d’émettre une facture électronique via cette plateforme.
Ou, comme nous vous le disions, vous pouvez également faire confiance à une solution comme la nôtre.Un système entièrement adapté aux exigences techniques de la plateforme, où vous pouvez télécharger vos factures pour FACEet avec lequel vous évitez les tracas.
Qui peut soumettre des factures via FACE ?
D’autre part, nous parlions précédemment de qui est tenu à la facturation électronique.Dans cette optique, il y a des entrepreneurs et des directeurs financiersqui ont encore des doutes sur qui peut émettre des factures via FACE.
En général, la plateforme est conçue pour que les fournisseurs de biens et services soumettent leurs factures électroniques aux organismes de l’Administration Centrale de l’État. Par conséquent, les entreprises qui effectuent des transactions commerciales avec une administration quelconque peuvent et doivent utiliser FACE pour émettre leurs factures électroniques.
Cela inclut les fournisseurs individuels, les travailleurs indépendants, les entreprises et autres entités qui fournissent des services ou des biens de toute nature à l’administration. Pour ce faire, les fournisseurs doivent se conformer aux exigences et procédures établies par le gouvernement espagnol et la plateforme pour utiliser ce système de facturation en ligne.
Où se déroule la facturation électronique FACE ?
Par ailleurs, cela peut paraître étrange ou absurde, mais certains ne savent toujours pas que FACE est un système informatique. C’est pourquoi il n’est pas rare que certaines entreprises se posent la question suivante : Où se déroule la facturation électronique FACE ? Est-il possible de se rendre dans un bureau physique et public pour déposer des factures FACE ?
La réponse est non. La facturation électronique via la plateforme FACE se fait exclusivement de manière télématique, en utilisant l’infrastructure fournie par le gouvernement espagnol. Elle ne se fait ni en personne ni par d’autres moyens physiques.
Par conséquent, si vous souhaitez émettre et consulter des factures via FACE vous aurez besoin d’une connexion Internet et d’un certificat numérique valide pour signer électroniquement toutes les factures. Autrement dit, les fournisseurs, en plus d’être enregistrés sur la plateforme, doivent disposer des ressources technologiques nécessaires pour effectuer correctement le processus de facturation électronique.
Quelles sont les implications légales de l’émission de factures via FACE ?
Par ailleurs, l’émission de factures via FACE est également réglementée. C’est pourquoi elle implique certaines conséquences légales, tant pour le gouvernement et l’organisme concerné que pour les entreprises fournisseurs :
Pour le gouvernement
- Conformité réglementaire.En utilisant FACE, le Gouvernement garantit la conformité aux réglementations légales et normatives en matière de facturation numérique.
- Réception et traitement.Le Gouvernement est tenu de recevoir et de traiter les factures électroniques envoyées via FACE, conformément aux procédures et aux délais établis.
- Respect des délais de paiement.Dès réception d’une facture électronique valide via FACE, le Gouvernement est légalement tenu de respecter les délais de paiement fixés par la réglementation en vigueur.
Pour les fournisseurs
- Conformité aux exigences.Les fournisseurs doivent se conformer aux exigences et aux normes établies par le Gouvernement pour l’émission de factures électroniques via FACE. Cela inclut l’utilisation de certificats numériques valides, le respect des formats et des standards établis, et le suivi des procédures spécifiques de la plateforme.
- Responsabilité et véracité.Les fournisseurs sont responsables de garantir la véracité et l’exactitude des informations contenues dans les factures électroniques émises via FACE. Ils doivent s’assurer que celles-ci respectent toutes les exigences légales et contiennent les informations nécessaires.
- Conservation des factures.Les fournisseurs sont tenus de conserver les factures électroniques émises via FACE pendant la durée établie par la réglementation en vigueur en matière de conservation des documents.
Ces implications légales peuvent varier et être sujettes à des mises à jour. Il est donc fondamental que le Gouvernement et les fournisseurs se tiennent informés de la réglementation et des directives relatives à la facturation en ligne.
Quoi qu’il en soit, ce que nous vous garantissons également, c’est que avec easyap, vous profiterez de tous les avantages de l’envoi de factures via FACE et de bien d’autres encore. Notre solution s’adapte aussi bien à cette plateforme officielle qu’aux autres besoins comptables et commerciaux que votre entreprise pourrait avoir. C’est pourquoi nous digitalisons ce domaine clé de votre entreprise en développant une solution idéale et adaptée qui, d’emblée, vous fera économiser du temps, de l’argent et des maux de tête. Si vous souhaitez en savoir plus, il vous suffit de nous contacter.
