Solo con pensar en trámites y operaciones con organismos públicos hace que muchos empresarios y proveedores tiemblen. Procesos, burocracia, papeleos… Para otros, ese temor se agrava aún más al verlo desde el desconocimiento del mundo digital. Pero lo cierto es que la facturación electrónica ya es fundamental en las transacciones comerciales con la Administración Pública y en ellas es protagonista FACE. A continuación, tienes una guía sobre cómo emitir facturas electrónicas por FACE paso a paso. Analizamos todo el proceso y vemos cómo utilizar la plataforma de manera efectiva, además, de las implicaciones legales que conlleva.
Antes de nada, ¿qué es FACE?
Si vamos a hablar sobre FACE, lo primero que debemos dejar claro es qué es FACE. Para nosotros, desde nuestra posición de compañía tecnológica y contable especializada en la emisión de e-facturas o facturas electrónicas, se trata de un término más que conocido. Actualmente, abarca numerosas funciones (y más que va a abarcar). Por eso hemos dedicado tiempo a un artículo concreto sobre qué es FACE exactamente.
Al margen de su definición, volvemos a incidir en que estas siglas son ya una realidad crucial en el tejido empresarial nacional. FACE hace referencia a la plataforma de la Factura Electrónica de la Administración Central del Gobierno de España. Así mismo, nació como una iniciativa que buscaba promover la facturación electrónica en todas las transacciones comerciales entre proveedores y la administración central. Ahora ha pasado de iniciativa a obligatoriedad, prácticamente.
Así mismo, la plataforma FACE permite a sus proveedores enviar facturas electrónicas a los organismos de la Administración Central del Estado de manera segura y eficiente. También facilita la gestión y el procesamiento de las mismas por parte de la administración, agilizando los trámites y mejorando la eficiencia en la gestión.
En este sentido, la facturación electrónica a través de FACE busca reducir la burocracia, simplificar los procesos y ahorrar costes, tanto para los proveedores como para la Administración Pública. Así que emitir facturas por FACE supone un avance para las empresas que tienen relaciones con organismos públicos, aunque también lo será próximamente para cualquier gran empresa, PYME o autónomo.
Emitir factura por FACE: ¿Cuáles son los pasos a seguir?
Por las ventajas de la facturación digital, cualquier operación con la Administración Pública es ya obligatoria en España y próximamente también lo será en las que se produzcan entre empresas privadas. Por eso, saber emitir facturas por FACE comienza a ser una necesidad para cualquier tipo de organización.
De todas formas, aún hay numerosos negocios y compañías que no solo no están digitalizados, sino que sienten pavor por tener que enfrentarse a procesos electrónicos, más aún si son con administraciones. Para ayudarles, desde easyap ofrecemos el paso a paso sobre cómo enviar facturas por FACE.
1. Consigue tu certificado digital
Obtén un certificado digital válido, como el Certificado Digital de Persona Física o el Certificado Digital de Representante de Persona Jurídica. Con cualquiera de ellos podrás firmar electrónicamente cada factura que emitas.
2. Accede a FACE
Accede a la plataforma FACE a través de la página web oficial que proporciona el Gobierno de España para ello. Para ello también te tendrás que dar de alta como proveedor en FACE, para lo que la página te da las instrucciones que necesitas.
3. Recopila la información para tu factura digital
Prepara la información necesaria para la emisión de tu factura electrónica. Aquí puedes conocer los datos de facturación que debes incluir en ella.
4. Crea la factura
Para crear tu factura tienes dos alternativas. Por un lado, puedes utilizar la herramienta o aplicación que proporciona FACE. Por otro, puedes apoyarte en un buen software de facturación como el de easyap. Completa los campos requeridos y asegúrate de que la factura cumple con los estándares y formatos establecidos.
5. Firma electrónicamente
Utiliza tu certificado digital al que hacíamos referencia en el primer punto del proceso para firmar electrónicamente la factura. Este paso garantiza la autenticidad e integridad de la misma a ojos de la administración que corresponda.
6. Envía la factura
Una vez hayas firmado electrónicamente, envía la factura a través de la plataforma FACE. Para ello puedes seguir las instrucciones específicas que se ofrecen en la propia plataforma. O utilizando nuestro software te será aún más cómodo y rápido.
7. Confirmación y seguimiento
Verifica si la factura ha sido recibida correctamente y si ha sido aceptada por el destinatario. Puedes utilizar la plataforma para realizar un seguimiento del estado de la misma.
Recuerda que estos pasos son una guía general y que, por si acaso, lo más recomendable es consultar las instrucciones y recursos proporcionados por la plataforma FACE y el Gobierno de España. En ellos obtendrás detalles específicos y actualizados sobre cómo emitir una factura electrónica a través de esta plataforma.
O, como te decíamos, también puedes confiar en una solución como la nuestra. Un sistema totalmente adaptado a las exigencias técnicas de la plataforma, donde puedes subir tus facturas para FACE y con el que evitas quebraderos de cabeza.
¿Quiénes pueden presentar facturas por FACE?
Por otro lado, hablábamos anteriormente sobre quién está obligado a la facturación electrónica. En esta línea, hay empresarios y directores financieros que aún tienen dudas sobre quiénes pueden emitir facturas por FACE.
En general, la plataforma está diseñada para que los proveedores de bienes y servicios presenten sus facturas electrónicas a los organismos de la Administración Central del Estado. Por lo tanto, las empresas que realicen transacciones comerciales con cualquier administración pueden y deben utilizar FACE para emitir sus facturas electrónicas.
Esto incluye a proveedores individuales, autónomos, empresas y otras entidades que presten servicios o suministren bienes de cualquier tipo a la administración. Para ello, los proveedores deben cumplir con los requisitos y procedimientos establecidos por el Gobierno de España y la plataforma para utilizar este sistema de facturación online.
¿Por dónde se realiza la facturación electrónica FACE?
A su vez, puede parecer extraño o absurdo, pero aún hay quien no tiene claro que FACE es un sistema informático. Por eso, no es extraño que ciertas compañías planteen la siguiente pregunta: ¿Por dónde se realiza la facturación electrónica FACE? ¿Es posible ir a una oficina física y pública para presentar facturas FACE?
La respuesta es no. La facturación electrónica a través de la plataforma FACE se realiza exclusivamente de forma telemática, utilizando la infraestructura proporcionada por el Gobierno de España. No se realiza presencialmente ni a través de otros medios físicos.
Por lo tanto, si quieres emitir y consultar facturas por FACE necesitarás tener conexión a Internet y un certificado digital válido para firmar electrónicamente todas y cada una de las facturas. O sea, que los proveedores, además de estar registrados en la plataforma, deben contar con los recursos tecnológicos necesarios para realizar el proceso de facturación electrónica de manera adecuada.
¿Cuáles son las implicaciones legales de emitir facturas por FACE?
Aparte, la emisión de facturas por medio de FACE también está regulada. Por eso, conlleva ciertas implicaciones legales, tanto para el Gobierno y organismo correspondiente como para las empresas proveedoras:
Para el Gobierno
- Cumplimiento normativo. Al utilizar FACE, el Gobierno garantiza el cumplimiento de las regulaciones legales y normativas en materia de facturación digital.
- Recepción y procesamiento. El Gobierno está obligado a recibir y procesar las facturas electrónicas enviadas a través de FACE de acuerdo con los procedimientos y plazos establecidos.
- Cumplimiento de pago. Al recibir una factura electrónica válida a través de FACE, el Gobierno está legalmente obligado a cumplir con los plazos de pago fijados por la normativa vigente.
Para los proveedores
- Cumplimiento de requisitos. Los proveedores deben cumplir con los requisitos y estándares establecidos por el Gobierno para la emisión de facturas electrónicas a través de FACE. Esto incluye el uso de certificados digitales válidos, el cumplimiento con los formatos y estándares establecidos y seguir los procedimientos específicos de la plataforma.
- Responsabilidad y veracidad. Los proveedores son responsables de garantizar la veracidad y exactitud de la información que contengan las facturas electrónicas emitidas por FACE. Deben asegurarse de que las estas cumplan con todos los requisitos legales y contengan la información necesaria.
- Conservación de facturas. Los proveedores están obligados a conservar las facturas electrónicas emitidas a través de FACE durante el tiempo establecido por la normativa en vigor en materia de conservación de documentos.
Estas implicaciones legales pueden variar y estar sujetas a actualizaciones. Por lo tanto, es fundamental que tanto el Gobierno como los proveedores se mantengan al día con la normativa y las directrices en relación a la facturación online.
De todas formas, lo que también te garantizamos es que con easyap aprovecharás todas las ventajas de remitir facturas por FACE y muchas otras más. Nuestra solución se adapta tanto a esta plataforma oficial como a otras necesidades contables y empresariales que pueda tener tu empresa. Por eso mismo, digitalizamos esta área clave de tu compañía desarrollando una solución ideal y adaptada que, de primeras, te ahorrará tiempo, dinero y quebraderos de cabeza. Si quieres saber más, solo tienes que contactarnos.
