Allein der Gedanke an Formalitäten und Transaktionen mit öffentlichen Stellen lässt viele Unternehmer und Lieferanten zittern. Prozesse, Bürokratie, Papierkram… Für andere wird diese Angst noch verstärkt, wenn sie sie aus Unkenntnis der digitalen Welt betrachten. Doch die E-Rechnung ist bereits unerlässlich im Geschäftsverkehr mit der öffentlichen Verwaltung, und FACE spielt dabei eine zentrale Rolle. Im Folgenden finden Sie eine Anleitung, wie Sie elektronische Rechnungen über FACE Schritt für Schritt ausstellen. Wir analysieren den gesamten Prozess und zeigen, wie die Plattform effektiv genutzt werden kann, sowie die damit verbundenen rechtlichen Implikationen.
Zuerst einmal: Was ist FACE?
Wenn wir über FACE sprechen, müssen wir zunächst klarstellen, was FACE ist. Für uns, aus unserer Position als Technologie- und Buchhaltungsunternehmen, das auf die Ausstellung von E-Rechnungen oder elektronischen Rechnungen, handelt es sich um einen mehr als bekannten Begriff. Derzeit umfasst es zahlreiche Funktionen (und wird noch mehr umfassen). Deshalb haben wir einen speziellen Artikel darüber verfasst, was FACE genau ist.
Unabhängig von seiner Definition betonen wir erneut, dass dieses Akronym bereits eine entscheidende Realität in der nationalen Unternehmenslandschaft ist. FACE bezieht sich auf die Plattform der Elektronischen Rechnung der Zentralverwaltung der spanischen Regierung. Ebenso entstand es als Initiative, die darauf abzielte, die elektronische Rechnungsstellung bei allen Geschäftstransaktionen zwischen Lieferanten und der Zentralverwaltung zu fördern. Mittlerweile ist es praktisch von einer Initiative zu einer Verpflichtung geworden.
Ebenso ermöglicht die FACE-Plattform ihren Lieferanten, elektronische Rechnungen sicher und effizient an die Behörden der zentralen Staatsverwaltung zu senden. Sie erleichtert auch deren Verwaltung und Verarbeitung durch die Verwaltung, wodurch die Formalitäten beschleunigt und die Effizienz des Managements verbessert werden.
In diesem Sinne, Die elektronische Rechnungsstellung über FACE zielt darauf ab, Bürokratie abzubauen, Prozesse zu vereinfachen und Kosten zu sparen, sowohl für Lieferanten als auch für die öffentliche Verwaltung. Die Rechnungsstellung über FACE stellt somit einen Fortschritt für Unternehmen dar, die Beziehungen zu öffentlichen Einrichtungen unterhalten, obwohl dies demnächst auch für jedes Großunternehmen, KMU oder jeden Selbstständigen der Fall sein wird.
Rechnungen über FACE ausstellen: Welche Schritte sind zu befolgen?
Aufgrund der Vorteile der digitalen Rechnungsstellung, ist jeder Vorgang mit der öffentlichen Verwaltung in Spanien bereits obligatorisch und wird demnächst auch bei Transaktionen zwischen Privatunternehmen der Fall sein. Deshalb wird die Kenntnis der Rechnungsstellung über FACE zu einer Notwendigkeit für jede Art von Organisation.
Dennoch gibt es noch zahlreiche Unternehmen, die nicht nur nicht digitalisiert sind, sondern sich auch davor fürchten, elektronische Prozesse in Angriff nehmen zu müssen, erst recht, wenn es sich um die Zusammenarbeit mit Verwaltungen handelt. Um ihnen zu helfen, bietet easyap an: die Schritt-für-Schritt-Anleitung zu wie man Rechnungen über FACE versendet.
1. Beschaffen Sie Ihr digitales Zertifikat
Besorgen Sie sich ein gültiges digitales Zertifikat, wie das digitale Zertifikat für natürliche Personen oder das digitale Zertifikat für juristische Personen. Mit jedem davon können Sie jede ausgestellte Rechnung elektronisch unterschreiben.
2. Greifen Sie auf FACE zu
Greifen Sie auf die FACE-Plattform zu über die offizielle Webseite, die die spanische Regierung dafür bereitstellt. Dafür müssen Sie sich auch als Lieferant bei FACE registrieren, wofür die Seite Ihnen die notwendigen Anweisungen gibt.
3. Sammeln Sie die Informationen für Ihre digitale Rechnung
Bereiten Sie die notwendigen Informationen für die Ausstellung Ihrer elektronischen Rechnung vor. Hier können Sie die Rechnungsdaten einsehen, die Sie darin angeben müssen.
4. Erstellen Sie die Rechnung
Um Ihre Rechnung zu erstellen, haben Sie zwei Alternativen. Einerseits können Sie das Tool oder die Anwendung nutzen, die FACE bereitstellt. Andererseits können Sie sich auf eine gute Rechnungssoftware wie die von easyap.Füllen Sie die erforderlichen Felder aus und stellen Sie sicher, dass die Rechnung den festgelegten Standards und Formaten entspricht.
5. Elektronisch signieren
Verwenden Sie Ihr digitales Zertifikat, auf das wir im ersten Schritt des Prozesses verwiesen haben, um die Rechnung elektronisch zu signieren.Dieser Schritt gewährleistet die Authentizität und Integrität der Rechnung gegenüber der zuständigen Verwaltung.
6. Rechnung senden
Sobald Sie elektronisch signiert haben, senden Sie die Rechnung über die FACE-Plattform. Dazu können Sie die spezifischen Anweisungen auf der Plattform selbst befolgen. Oder mit unserer Software ist es noch bequemer und schneller für Sie.
7. Bestätigung und Nachverfolgung
Überprüfen Sie, ob die Rechnung eingegangen ist und vom Empfänger akzeptiert wurde. Sie können die Plattform nutzen, um den Status der Rechnung nachzuverfolgen.
Bitte beachten Sie, dass diese Schritte eine allgemeine Anleitung sind und es am besten ist, die Anweisungen und Ressourcen der FACE-Plattform und der spanischen Regierung zu konsultieren. Dort erhalten Sie spezifische und aktuelle Details zur Ausstellung einer elektronischen Rechnung über diese Plattform.
Oder, wie bereits erwähnt, können Sie sich auch auf eine Lösung wie unsere verlassen.Ein System, das vollständig an die technischen Anforderungen der Plattform angepasst ist, wo Sie Ihre Rechnungen für FACE hochladen und damit Ärger vermeiden.
Wer kann Rechnungen über FACE einreichen?
Andererseits sprachen wir zuvor über wer zur elektronischen Rechnungsstellung verpflichtet ist.In diesem Zusammenhang gibt es Unternehmer und Finanzdirektoren, die noch Fragen dazu haben, wer Rechnungen über FACE ausstellen kann.
Im Allgemeinen ist die Plattform so konzipiert, dass Anbieter von Waren und Dienstleistungen ihre elektronischen Rechnungen an die Behörden der Zentralverwaltung des Staates übermitteln können.Daher können und müssen Unternehmen, die Geschäftsbeziehungen mit einer beliebigen Verwaltung unterhalten, FACE für die Ausstellung ihrer elektronischen Rechnungen nutzen.
Dies umfasst Einzelanbieter, Selbstständige, Unternehmen und andere juristische Personen, die Dienstleistungen erbringen oder Waren jeglicher Art an die Verwaltung liefern. Dafür müssen Lieferanten die vom spanischen Staat und der Plattform festgelegten Anforderungen und Verfahren erfüllen, um dieses Online-Rechnungssystem nutzen zu können.
Wo erfolgt die elektronische Rechnungsstellung über FACE?
Es mag wiederum seltsam oder absurd erscheinen, aber es gibt immer noch diejenigen, denen nicht klar ist, dass FACE ein Computersystem ist. Daher ist es nicht verwunderlich, dass bestimmte Unternehmen folgende Frage stellen: Wo erfolgt die elektronische Rechnungsstellung über FACE? Ist es möglich, ein physisches Büro und öffentlich aufzusuchen, um FACE-Rechnungen einzureichen?
Die Antwort ist nein. Die elektronische Rechnungsstellung über die FACE-Plattform erfolgt ausschließlich telematisch, unter Nutzung der vom spanischen Staat bereitgestellten Infrastruktur. Sie erfolgt weder persönlich noch über andere physische Mittel.
Wenn Sie also Rechnungen über FACE ausstellen und einsehen möchten, benötigen Sie eine Internetverbindung und ein gültiges digitales Zertifikat, um jede einzelne Rechnung elektronisch zu signieren. Das bedeutet, dass die Lieferanten, zusätzlich zur Registrierung auf der Plattform, über die notwendigen technologischen Ressourcen verfügen müssen, um den elektronischen Rechnungsprozess ordnungsgemäß durchzuführen.
Welche rechtlichen Auswirkungen hat die Ausstellung von Rechnungen über FACE?
Darüber hinaus ist die Ausstellung von Rechnungen über FACE ebenfalls reguliert. Daher ergeben sich bestimmte rechtliche Auswirkungen, sowohl für die Regierung und die entsprechende Stelle als auch für die Lieferantenunternehmen:
Für die Regierung
- Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.Durch die Nutzung von FACE gewährleistet die Regierung die Einhaltung der gesetzlichen und normativen Vorschriften im Bereich der digitalen Rechnungsstellung.
- Empfang und Verarbeitung.Die Regierung ist verpflichtet, die über FACE übermittelten elektronischen Rechnungen gemäß den festgelegten Verfahren und Fristen zu empfangen und zu bearbeiten.
- Einhaltung der Zahlungsfristen.Bei Erhalt einer gültigen elektronischen Rechnung über FACE ist die Regierung gesetzlich verpflichtet, die in den geltenden Vorschriften festgelegten Zahlungsfristen einzuhalten.
Für Lieferanten
- Einhaltung der Anforderungen.Lieferanten müssen die von der Regierung festgelegten Anforderungen und Standards für die Ausstellung elektronischer Rechnungen über FACE erfüllen. Dazu gehören die Verwendung gültiger digitaler Zertifikate, die Einhaltung der festgelegten Formate und Standards sowie die Befolgung der spezifischen Verfahren der Plattform.
- Verantwortung und Richtigkeit.Lieferanten sind dafür verantwortlich, die Richtigkeit und Genauigkeit der in den über FACE ausgestellten elektronischen Rechnungen enthaltenen Informationen zu gewährleisten. Sie müssen sicherstellen, dass diese alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen und die erforderlichen Informationen enthalten.
- Aufbewahrung von Rechnungen.Lieferanten sind verpflichtet, die über FACE ausgestellten elektronischen Rechnungen für den Zeitraum aufzubewahren, der in den geltenden Vorschriften zur Dokumentenaufbewahrung festgelegt ist.
Diese rechtlichen Implikationen können variieren und unterliegen Aktualisierungen. Daher ist es unerlässlich, dass sowohl die Regierung als auch die Lieferanten bezüglich der Vorschriften und Richtlinien zur Online-Rechnungsstellung auf dem neuesten Stand bleiben.
Wir garantieren Ihnen jedoch auch, dass Sie mit easyap alle Vorteile der Rechnungsstellung über FACE und viele weitere nutzen werden.. Unsere Lösung passt sich sowohl dieser offiziellen Plattform als auch anderen buchhalterischen und geschäftlichen Anforderungen Ihres Unternehmens an. Aus diesem Grund digitalisieren wir diesen Schlüsselbereich Ihres Unternehmens, indem wir eine ideale und maßgeschneiderte Lösung entwickeln, die Ihnen von Anfang an Zeit, Geld und Kopfschmerzen erspart. Wenn Sie mehr erfahren möchten, müssen Sie uns nur kontaktieren.
