La contabilización automática: un avance hacia el futuro

Feb 15, 2023 | Gestión de facturas

En su día fue el ábaco. Después, otro gran hito ligado al mundo de la contabilidad fue la aparición de las calculadoras. Hoy en día, siguiendo con la secuencia, podríamos hablar de los programas y los softwares surgidos a la luz de las nuevas tecnologías. Estos (y muchos otros) han sido avances y descubrimientos que en su contexto revolucionaron el panorama del momento para negocios y personas. 

Hoy en día, tu compañía puede dar un salto cualitativo inmenso hacia la transformación digital. ¿Cómo? Automatizando procesos claves como el de la contabilización automática de facturas. En easyap te explicamos cómo y te damos la herramienta ideal para ello: nuestro software.

¿Qué es un sistema de contabilización automática?

No nos cansaremos de decirlo: el tiempo y el dinero son los dos recursos más importantes de cualquier negocio. Para exprimirles todo el jugo a ambos, la automatización de procesos es esencial. Ahorras en costes, en personal, en equipo… Pero para eso debes apoyarte y aprovecharte de las ventajas de las nuevas tecnologías. Sistematizar procesos básicos de un negocio, como es el de la contabilización automática de facturas.

Ahora bien: ¿en qué consiste realmente la contabilización de facturas de forma electrónica? Si tuviésemos que dar una definición técnica, podríamos decir que es el proceso mediante el cual un software de contabilidad utiliza tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR, por sus siglas en inglés). Con ella, es capaz de leer información clave de una factura recibida y luego crea automáticamente una entrada en el libro mayor de una empresa.

Si, por el contrario, optamos por una definición más humanista, diríamos que la contabilización automática de facturas es el proceso por el que un negocio registra y gestiona todo su proceso de facturación con un programa informático. Así mismo, ese programa se ocupa de la emisión, la recepción y el almacenamiento de facturas y documentos similares y/o relativos a ellas.

El caso es que la contabilización de facturas ha existido, conllevando un importante consumo de recursos para cualquier negocio. Sin embargo, con softwares como el de easyap, la contabilización automática permite a las empresas agilizar y automatizar sus procesos de contabilidad, reducir errores y ahorrar tiempo y recursos al no tener que hacer las entradas contables manualmente.

¿En qué beneficia a una empresa contar con un sistema para su facturación?

Como sucedió en su día para la contabilidad y para el mundo de los números y las matemáticas, hay avances que lo revolucionan todo. Utilizar sistemas tecnológicos avanzados para la contabilidad automática de un negocio es dar un salto competitivo y funcional enorme. La prueba de ello es que numerosos negocios se benefician hoy en día de ello.

En nuestro caso, llevamos más de 20 años implementando soluciones digitales para la contabilización automática de las facturas de múltiples compañías. Por eso, hemos comprobado que muchas de ellas se han beneficiado de ventajas como las que detallamos a continuación:

Ahorro de tiempo

Contar con un sistema de facturación automatizado te permite generar un mayor volumen de facturas. Y no solo eso, sino que lo podrás llevar a cabo de forma mucho más rápida y ágil, lo cual ahorra tiempo al equipo que se encarga de la facturación en tu negocio.

Reducción de errores

Un software de facturación automatizado elimina gran parte del papel humano en el proceso. Por eso, también es probable que se reduzcan los errores en el proceso de facturación. Por ende, esta ventaja también te permitirá de nuevo ahorrar tiempo y, a largo plazo, dinero.

Mejora del seguimiento y mayor control de los datos

Las soluciones digitales para la contabilización automática de facturas te permiten realizar un seguimiento más eficaz de tus ingresos y gastos. Este beneficio, a su vez, es muy útil para la toma de decisiones empresariales y de negocio, puesto que cuentas con información precisa, actualizada y en detalle.

Aumento de la eficiencia. 

Un buen sistema de facturación puede ayudar a tu empresa a aumentar su eficiencia, ya que se automatizan ciertas tareas como la emisión de facturas recurrentes que, por otro lado, te ofrecen más tiempo y recursos disponibles para otras funciones del negocio.

Cumplimiento de la normativa. 

Los softwares de contabilización automática te ayudarán a garantizar que tu organización cumple con las normativas y los requisitos fiscales en relación con la facturación y el IVA. Algo que comienza a ser más que necesario, dado que la factura electrónica es obligatoria en muchas partes del mundo para numerosas operaciones comerciales.

En definitiva, contar con un sistema para la facturación puede ayudarte a ti y a tu empresa a ser más productivo y eficiente, a reducir errores, a ahorrar tiempo y a cumplir con las normativas y los requisitos fiscales que exijan las distintas autoridades.

¿Qué empresas en España están obligadas a realizar una facturación electrónica?

Precisamente en relación con la última ventaja que te destacamos en el punto anterior, cada vez es más necesario tener un sistema para la contabilización automática. La UE y los gobiernos de muchos países ya la exigen como obligatoria para las operaciones con ellos. De hecho, es una de las novedades sobre facturación electrónica en Europa que más impacto está teniendo en los últimos tiempos.

A su vez, varios países también la exigen para compraventas de productos y servicios entre empresas privadas. O lo van a hacer próximamente.

Poniendo el foco en nuestro país, en España la obligatoriedad de la facturación electrónica varía en función del tipo de empresa que seas y de la actividad que realices. A continuación, te detallamos qué compañías tienen que llevar a cabo su facturación digital:

  Empresas que comercialicen productos y servicios con las Administraciones Públicas. Las organizaciones que contratan con las Administraciones Públicas están obligadas a emitir facturas electrónicas desde el 15 de enero de 2015.
  Las compañías que facturan más de 6 millones de euros al año están obligadas a emitir facturas electrónicas, también desde el año 2015.
  Las empresas que tributan en el régimen del IVA mensual, las cuales deben emitir facturas electrónicas desde el 1 de julio de 2021. 

En este sentido, es importante que tengas en cuenta que las leyes sobre facturación electrónica en España pueden cambiar con el tiempo y en función de la provincia y/o comunidad autónoma en la que estés. Por eso, es recomendable mantenerse al día sobre las obligaciones fiscales de cada empresa en relación con la facturación digital.

¿Cómo ayuda la contabilización automática a los gobiernos y autoridades? 

Así mismo, la obligatoriedad de utilizar sistemas de contabilización automática y facturación online no es un capricho de las autoridades. Los gobiernos se han dado cuenta de las muchas ventajas que ofrecen este tipo de softwares. De hecho, son los primeros que, como empresas públicas, se han aprovechado de beneficios como los siguientes: 

  Han mejorado y se han vuelto más eficientes en el uso de sus recursos.
  Se ha reducido el fraude fiscal, haciendo un tejido empresarial más transparente e íntegro en la gestión financiera.
  Muchos procesos de auditoría se han agilizado, ya que las cuentas se analizan de forma mucho más rápida y eficiente con datos accesibles al instante.
  Se cumplen las normativas y requisitos fiscales, puesto que los datos contables están disponibles de manera más precisa y en tiempo real. 

Por lo tanto, podemos decir que la contabilización automática ayuda a los gobiernos y autoridades a ser más eficientes, a mejorar la transparencia y la integridad en la gestión financiera, a agilizar los procesos de auditoría y a garantizar el cumplimiento de las normativas fiscales.

¿Qué papel juega el software de contabilización automática de facturas de easyap? 

Lo que también ha sucedido es que numerosas compañías tecnológicas se han lanzado a crear softwares para la contabilidad automática. Sin embargo, no todas son capaces de ofrecer una solución práctica y acorde con las exigencias de cada país, de cada compañía y de cada regulación. Es aquí donde entramos nosotros, easyap. 

Compuestos por un equipo de especialistas financieros y tecnológicos, contamos con una dilatada experiencia desarrollando e implementando soluciones contables en diferentes mercados y países. Por eso, no solo sabemos cómo tiene que ser cada software y con qué exigencias debe cumplir, sino que lo acompañamos de otras funcionalidades. 

De hecho, con easyap disfrutarás de un sistema que va mucho más allá de lo que es un simple software para la contabilidad automatizada de facturas. Con nuestra solución, entre otras cosas: 

  Contarás con un portal de proveedores en el que éstos podrán consultar el estado de sus facturas.
  Dispondrás de un sistema compatible con cualquier ERP.
  Tendrás un espacio desde el que podrás informar y declarar tus impuestos a la autoridad correspondiente: SII, TicketBAI, SILICIE…
  Podrás registrar todos y cada uno de los gastos de tus empleados en concepto de viajes, dietas, etcétera. 

Obviamente, todo el proceso de facturación es la base del software que desarrollaremos. Es decir, podrás emitir y recibir facturas, así como acceder a ellas cuando tú o tu equipo lo deseéis. Y si quieres saber más o comenzar a definir cómo va a ser el software para la contabilización automática de tu negocio, solo tienes que ponerte en contacto con nosotros.

Aumente la productividad de su empresa y optimice los procesos de facturación

Aún sigues con dudas? Contactanos

10 + 11 =