El error es algo propio del ser humano. Todos nos equivocamos y cometemos fallos, con consecuencias mayores o menores, y los cometemos en cualquier ámbito. En el plano profesional, también. La tecnología ayuda a reducir esos errores. ¡Qué te vamos a decir en una compañía tecnológica como easyap! No obstante, en muchos procesos laborales de todo tipo aún se siguen dando fallos y se seguirán dando. La contabilidad y la facturación no son campos ajenos a ellos. Es aquí donde juega un papel clave el término sobre el que hablamos a lo largo de estas líneas: la factura rectificativa. ¿Qué es? ¿Cuándo se debe utilizar? ¿Cómo se hace paso a paso?
¿Qué es una factura rectificativa?
La factura rectificativa es el documento que se crea y se emite para corregir una factura previa que es errónea. Esta puede ser incorrecta por diversos motivos: porque los datos incluidos no son los correctos, porque en una operación concreta hay que hacer una devolución o porque se pretende recuperar el IVA de una factura que no ha sido pagada, por ejemplo. Así, directamente, es como definiríamos en easyap lo que es una factura rectificativa.
Por lo tanto, al hablar de las facturas rectificativas estamos haciendo referencia a un término de vital importancia para cualquier negocio. Por un lado, es muy importante a nivel económico, pues en el caso de que tengas que gestionar alguna, seguramente sea porque hay un descuadre en cuanto a ingresos y/o gastos. Por otro lado, son archivos fundamentales para llevar un control fiscal y contable. Su incidencia a la hora de presentar declaraciones es capital.
Hasta hace poco tiempo, en el argot laboral las facturas rectificativas eran popularmente conocidas como facturas de abono. O, incluso, como notas de crédito. Pero en España, tras un cambio de regulación, jurídicamente se consideran términos diferentes. Más adelante te explicaremos la diferencia que existe actualmente entre estos tres conceptos.
El caso es que desde el año 2013, las facturas rectificativas están reguladas en el Reglamento de facturación, recogido en el Real Decreto 1619/2012 y publicado en el BOE sobre las obligaciones de facturación. En concreto, en el artículo 15 del mismo es donde se aborda todo lo relativo a su regulación, incluida su nomenclatura.
Requisitos generales y específicos de estos documentos
Por todo lo que acabamos de comentar sobre qué es una factura rectificativa, entenderás que estamos hablando de un documento totalmente válido y necesario desde el punto de vista legal. De hecho, este tipo de archivos tienen que cumplir unos requisitos concretos para que sean validados a nivel legal y contable. Estos son:
– El emisor tiene que indicar que se trata de una factura rectificativa. Es decir, que deberá describir el motivo de su emisión y hacer referencia a la factura que corrige.
– El emisor está obligado a señalar exactamente la rectificación que está realizando. Incluso, debes saber que las facturas rectificativas tienen su propia serie de numeración, la cual es diferente a la del resto de facturas emitidas.
Además, la factura rectificativa tiene que incluir todos los datos fiscales que debe proporcionar cualquier empresa al emitir una factura. O sea, la fecha de emisión, la información fiscal del emisor y el receptor, los impuestos, las cantidades, los productos y cantidades…
¿En qué casos hay que emitir una factura rectificativa?
Ahora bien, ¿hay situaciones determinadas o concretas en las que sea obligatoria la emisión de este tipo de archivos? ¿En qué casos se deben emitir facturas rectificativas?
La respuesta a la primera pregunta es un “sí”, ya que el propio Reglamento de Facturación que citamos al inicio establece varios supuestos. Para la segunda cuestión, estos son algunos de esos casos en los que hay que emitir una rectificativa obligatoriamente:
– Rectificar una factura que no cumple con los requisitos legales.
– Para corregir cualquier información o dato de una factura emitida.
– Cuando quieres hacer una devolución de un pedido.
– En los casos en los que la cuota tributaria o la retención está mal calculada o aplicada.
– Cuando quieres recuperar el IVA que has declarado en un trimestre anterior por una factura que al final no te han pagado.
En cuanto al plazo o a cuándo tienes que expedir una factura rectificativa, debes hacerlo cuanto antes. Es decir, en el primer momento en el que detectes que estás en uno de los supuestos que acabamos de citar. Además, debes saber que puedes rectificar varias facturas en una sola rectificativa, subsanando varios errores en uno.
¿Cómo se hace una factura rectificativa?
Teniendo claros los requisitos generales y los específicos que deben seguir este tipo de facturas y cuándo puedes y debes emitirlas, vamos a explicar cómo hacer una factura rectificativa. Así mismo los aspectos que deberías tener en cuenta serían los siguientes:
– Es obligatorio que incluyas todos los datos identificativos de la factura que corriges.
– Los contenidos generales de la factura rectificativa tienen que corresponderse con los contenidos de una factura ordinaria, los cuales están recogidos en Reglamento de facturación.
– Tan solo tienes que emitir una factura rectificativa en supuestos como los que hemos citado anteriormente. Estos casos, a su vez, también están recogidos en el Reglamento de facturación.
En este apartado, también nos gustaría detenernos mínimamente en algo que ya te hemos comentado en líneas superiores. Las rectificativas tienen su propia serie numérica y no siguen la de las facturas ordinarias. Además, esta numeración también tiene que ser correlativa.
Diferencias con la nota de crédito y con la factura de abono
En cuanto a su nombre, este tipo de facturas llevan existiendo toda la vida. De hecho, son un concepto que está intrínsecamente ligado a la contabilidad empresarial. Sin embargo, el término ‘factura rectificativa’ sí que es algo novedoso (establecido en España oficialmente desde el año 2013).
Hasta ese momento, en muchos equipos y departamentos financieros se hablaba de las notas de crédito y de las facturas de abono. Pero, ¿significan realmente lo mismo todos estos términos?
La nota de crédito
Por un lado, la nota de crédito es un documento legal para operaciones de compraventa en las que hay correcciones, anulaciones, errores en el cobro o el pago, descuentos posteriores a la emisión de la factura, devoluciones de productos…
Podríamos decir que la nota de crédito sirve de comprobante y su función es la misma que la de las facturas rectificativas. La diferencia es que en España no se les llama nota de crédito a nivel jurídico y en otros países sí.
La factura de abono
Por otro lado, la factura de abono es un término bastante popular en el mundo de las finanzas. Popularmente, hasta hace poco se había empleado como sinónimo de factura rectificativa. Sin embargo, desde el año 2013, la Agencia Tributaria cataloga las facturas de abono como un caso especial de factura rectificativa. Así mismo, la única diferencia entre un abono y una rectificativa es que los primeros se hacen con signo negativo y las rectificativas con signo positivo.
¿Se puede anular una factura rectificativa?
¿Y qué pasa si emito una factura rectificativa y vuelvo a cometer un error en algún dato o concepto? ¿Puedo y tengo que expedir otra factura rectificativa sobre la anterior? Esta es otra duda que en ocasiones nos han planteado en easyap. La respuesta es muy simple y básica: sí, puedes anular esa factura rectificativa. ¿Cómo? Simplemente emitiendo una nueva rectificativa corrigiendo la incorrecta.
La primera factura que se emita por cualquier operación será llamada factura ordinaria. A partir de ahí, las siguientes correcciones que se expidan serán facturas rectificativas, pudiendo enviarse tantas como sea necesario para evitar errores contables y problemas fiscales.
El rol de easyap en tus procesos de facturación
Y concluimos con una cuestión muy importante: ¿qué papel puede jugar easyap aquí? Para empezar, el software de facturación electrónica que te ofrecemos te permite digitalizar un proceso que hasta hace poco se llevaba a cabo analógicamente. Por lo tanto, con un procedimiento digital como este ya estás reduciendo los errores en la facturación, puesto que eliminamos gran parte de la intervención del ser humano
Pero no solo eso, sino que tendrás un sistema en el que gestionar todas tus facturas ordinarias y rectificativas. Con nuestro software podrás:
– Emitir y recibir facturas de todo tipo.
– Controlar el workflow para la aprobación de facturas.
– Consultar en un único espacio en la nube todas tus facturas y documentos contables.
– Automatizar toda la contabilidad de tu negocio.
– Declarar tus impuestos en línea (SII, TicketBAI, SILICIE…).
– Incluir otros costes que impactan en tus libros contables, como los gastos de empleado.
Es cierto que en el mercado actual puedes encontrar otras soluciones. Sin embargo, en easyap contamos con una experiencia de más de 20 años en países de todo el planeta y sectores de lo más diversos. Además, nuestra solución se adapta a cualquier paquete de contabilidad y ERP. Incluso, otra ventaja es que pagarás por factura procesada y no un coste fijo, por lo que somos una opción útil y que se ajuste a toda clase de compañías. ¿Quieres saber más?
